Esse ano fizemos um pregão para serviços de limpeza e conservação, quando recebemos as propostas vimos que a empresa abaixou o preço de diversos itens da nossa planilha, inclusive de materiais de consumo e equipamentos.
Pedimos a declaração de exequibilidade, ele apresentou e ok, o contratamos.
Por exemplo, na nossa planilha da licitação os materiais de consumo tinham o valor MENSAL ESTIMADO de R$ 30.244,80.
A empresa apresentou na planilha dela o valor de R$ 11.936,71.
Na época do pregão, questionei o pregoeiro sobre a diferença ser muito grande, mas ele disse que não podemos controlar isso, visto que é o poder de negociação do fornecedor, ok.
Porém estou com dúvida, quando da apuração de valores mensais dos materiais/equipamentos entregues, eu utilizo o valor que ele colocou na planilha quando da proposta ou o valor do material que está na Nota fiscal que ele apresentou?
Exemplo:
Item “Desinfetante saneante líquido, com ação germicida e bactericida para lavagem de superfícies - líquido concentrado uso geral e banheiro (frasco de 1 litro)”
Planilha licitação estimativa pregoeiro - R$ 4,83 a unidade Planilha da proposta do fornecedor na licitação - R$ 1,50 Valor do desinfetante apresentado na Nota fiscal pelo fornecedor - R$ 6,46
Então estou na dúvida, quando ele entregar o desinfetante, pago pelo que está na proposta dele ou pelo valor da Nota fiscal que ele apresentar?
Obrigada desde já,
Isabela Adami Ferreira
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Mato Grosso do Sul Campus Campo Grande
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A quantidade de material necessária para executar os serviços é responsabilidade da empresa. Confira na IN 5/2017.
A planilha não é uma espécie de “lista de compras”, que a empresa só entrega o que estiver lá.
O controle da quantidade de insumos é importante para fins de negociação na hora de prorrogar o contrato. Mas não recomendo que usem isso como forma de aferir o que deve ser pago mensalmente à empresa.
Afinal de contas, não é um contrato de fornecimento de material de limpeza.
Mas a IN, conforme recortei abaixo, fala da aferição da utilização dos materiais, por isso a dúvida sobre o pagamento dos materiais.
Nós pagamos pelos serviços, o material da planilha é apenas uma rubrica das que compõem o valor do serviço e devo pagar somente o que for efetivamente executado.
Meu regime de execução é por empreitada e não global, todo mês contabilizamos o que realmente foi entregue/utilizado de material, para que possamos glosar ou pagar em totalidade o valor estipulado na planilha para este item.
Por isso a dúvida, o material é apenas um item da planilha, os serviços são mensurados de outra forma, já os materiais, são conforme a entrega/falta deles.
Então devo contabilizar qual valor?
Pois tal rubrica faz parte da planilha, porém, devo pagar conforme uso/entrega, daí a dúvida, pago pelo valor estipulado na planilha(quando do certame, conforme a proposta do fornecedor) ou pelo valor que a contratada apresentou na Nota fiscal dos materiais quando da aquisição?
"Art. 47. A execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle que compreendam a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:
I - os resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada;
III - a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;
§ 1º Deve ser estabelecido, desde o início da prestação dos serviços, mecanismo de controle da utilização dos materiais empregados nos contratos, para efeito de acompanhamento da execução do objeto bem como para subsidiar a estimativa para as futuras contratações.
§ 2º A conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços deverá ser verificada juntamente com o documento da contratada que contenha a relação detalhada destes, de acordo com o estabelecido no contrato, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como marca, qualidade e forma de uso.
No contexto da IN SEGES/MP nº 5/2017, especialmente em relação a serviços de limpeza, a planilha de custos e formação de preços é apenas um referencial de exequibilidade e um instrumento de transparência. Trata-se, portanto, de uma estimativa e não uma lista rígida. É fácil perceber isso quando levamos em conta que o emprego de materiais será sazonal (no caso de uma instituição de ensino, creio que o gasto com materiais será menor no período de férias escolares, por exemplo). Dessa forma, não cabe à Administração exigir que se entregue todos os materiais da lista, pois a gestão de seu uso ficaria a cargo da empresa e a Administração deve se ater à verificação da qualidade do objeto final, ou seja, se a limpeza está adequada.
Tendo isso em mente, recentemente também nos deparamos com essa questão pragmática em relação aos materiais por conta das várias perspectivas em que haverá reflexo. Transcrevo abaixo as nossas conclusões:
1 - Na perspectiva da fiscalização contratual, concordo com o que o Ronaldo disse. O fiscal deve se ater à prestação adequada do objeto do contrato e não ao material entregue. Isso significa que o fiscal deve se preocupar mais em realizar inspeções e pesquisas de satisfação interna e menos em atestar notas fiscais de materiais que a empresa comprar e entregar no órgão, afinal, a entrega dos materiais nas quantidades previstas na proposta não significa que os serviços foram prestados com qualidade, mas os serviços podem ser prestados com qualidade sem a entrega desses materiais nas quantidades previstas na proposta. É de fato importante que o fiscal acompanhe e verifique os materiais entregues, mas somente porque isso impactará nas perspectivas da execução financeira e especialmente da gestão contratual, mas não chega a ser algo crucial.
2 - Na perspectiva da gestão contratual, é recomendável que o fiscal acompanhe o recebimento desses materiais para verificar o valor que de fato a empresa tem desembolsado, com intuito apenas de subsidiar o gestor a realizar negociações de custos quando de prorrogações ou repactuações desse contrato. Afinal, se a empresa previu um valor anual X na planilha de custos e tem gastado menos do que o previsto, a Administração tem todo o direito de questionar e negociar essa redução, devendo avaliar se não seria mais vantajoso realizar outra licitação, caso a empresa se negue a atender.
2 - Na perspectiva da execução financeira, aplica-se as INs SRF nº 1234/2012 (retenções federais) e nº 971/2009 (retenção de verbas previdenciárias), além da Lei Complementar nº 116/2003 c/c Código Tributário Municipal (substituição tributária na retenção de Imposto sobre Serviços - ISS). Nesse caso, os instrumentos normativos dão tratamento diferenciado na desconsideração do valor dos materiais na base de cálculo dos impostos e contribuições. Por exemplo, no caso da IN SRF nº 971/2009, a empresa deve comprovar os valores gastos com materiais e equipamentos (mediante a apresentação das notas fiscais) para que não entrem na base de cálculo, ou seja, só é cabível a desconsideração do valor que de fato a empresa desembolsou com materiais naquele mês, e não o valor que estiver previsto no contrato, que é apenas estimativo.
Se alguns dos colegas tiver outro entendimento, agradeceria muito se expusesse para que possamos aprimorar continuamente nosso trabalho.
A Instrução Normativa nº 1234/2012, que trata das retenções federais (IR, CSLL, PIS/PASEP, COFINS), não estabelece obrigação de comprovação do valor gasto em material perante o órgão contratante.
A Instrução Normativa nº 971/2009, que trata da tributação previdenciária e constribuições sociais (INSS), estabelece em seu art. 121 que os valores de materiais ou de equipamentos discriminados no contrato e na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços não integram a base de cálculo da retenção, desde que comprovados. Ao que tudo indica, no entanto, essa comprovação deve ser feita perante a Receita Federal, nos termos do § 2º do mesmo artigo. Ou seja, a contratada manterá em seu poder, para apresentar à fiscalização da RFB, os documentos fiscais de aquisição do material ou o contrato de locação de equipamentos, conforme o caso, relativos a material ou equipamentos cujos valores foram discriminados na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços.
Em relação ao Imposto sobre Serviços, cabe a retenção conforme o Código Tributário Municipal.
Consegue informar aqui como ficou seu contrato? Manteve o pagamento dos materiais pelo valor licitado ou da NF?
Creio que você estava inclinada a pagar pelo valor apresentado na Planilha de Custos e Formação de Preços - PCFP.
Conforme o professor @ronaldocorrea comentou, realmente a PCFP não é uma espécie de “lista de compras”, não é uma forma simplificada de SRP, porém, isso não afasta que se exija o que foi nela previsto e tudo dependerá de uma boa estimativa da quantidade. Como tudo se trata de cálculos estatísticos, nada afastaria o controle de pedidos para manutenção suficiente do “estoque médio”.
Entendo que se os valores unitários dos materiais eram passíveis de alteração, e a empresa reduziu em 1/3 do estimado, esse novo valor é o que deveria ser repassado. Porém, isso deveria estar já previamente muito bem disposto no Termo de Referência.
O mais difícil é construir um TR com uma estimativa sem um bom histórico das quantidades.
A título de comparação, estamos chegando a 5 anos do nosso contrato de limpeza, pagando o valor que foi firmado na PCFP e nunca tivemos qualquer problema, especialmente quanto ao afastamento de possibilidade de majoração do valor original contratado - observadas as devidas correições de reajustes.
Para mim, não faz qualquer sentido lógico em deixar com que a licitante baixe o valor estimado de todos os materiais, talvez vença a licitação por esse motivo, e na execução do contrato pagar o valor de uma NF de consumo majorado.
Claro que o Termo de Referência poderia prever situações excepcionalíssimas, de materiais que não estavam originalmente previstos (em meu órgão adotamos que nestes casos é exigido 3 orçamentos e pagamos o de menor preço), mas como falei, se há um bom histórico, dificilmente isso ocorrerá - em 5 anos, não aconteceu com a gente.
Complementando, trago a baila um outro comentário do @Arthur em outro tópico:
Entendo essa posição dos colegas, mas poderíamos ver por outro lado:
As retenções tributárias dos serviços prestados na Administração pública, são disciplinadas pelo Anexo I da IN 1234/12-RFB, que faz a seguinte distinção:
● Serviços prestados com emprego de materiais - 5,85%
● Limpeza - 9,45%
Digo isso pois se o serviço está sendo empregado com fornecimento de materiais, ou seja, sem o emprego daqueles materiais não se executaria o serviço, há uma parcela a ser tributada de forma diferente.
Assim, entendo que não se o Órgão não faz uma licitação separada para aquisição dos materiais, sem envolver a prestadora do serviço, aí sim ela está apenas prestando serviço de limpeza. Por outro lado, se a própria contratada fornece os materiais (independentemente se pagos de forma efetiva ou fixa pela estimativa), o serviço contratado é de “limpeza com fornecimento de materiais”. Se o fisco entende dessa forma, por que deveríamos imaginar uma situação diferente?
Se eu tiver falado alguma besteira, favor me corrijam.
Aqui vem minha indagação: se o controle da quantidade deve ser feito para fins de prorrogação, então, a Administração já possuindo todos os dados, por que não faz o pagamento efetivo? Não há qualquer retrabalho!
Destaco que quando dessa verificação das quantidades dos materiais entregues, para fins de ajustes do quantitativo na prorrogação, caso se constante uma entrega muito aquém do estimado, a Administração deveria realizar glosa ou haver outra forma de compensação, o que considerado inviável e ainda mais trabalhoso.
Vou me permitir discordar parcialmente desse trecho.
Além de uma referência para análise da exequibilidade, a PCFP é a ferramenta que serve como base para as prorrogações. Indo além, no caso de Pagamento pelo Fato Gerador, ela também informa os limites dos pagamentos das ocorrências, além de vários outros parâmetros para argumento em eventual lide com a contratada.
A formação do custo não pode ser banalizada e ser feita de qualquer jeito. Ou estimamos nosso valor pelo seu custo mais provável (melhor estimativa), ou então aplicamos apenas um Fator-K, como o no caso da Portaria SGD/ME nº 6.432 de 2021 para serviços de TIC.
É claro que não estou dizendo que os materiais devem ser entregues de forma rígida pelo que consta em uma lista, mas a estimativa deve servir pra alguma coisa e a Administração deveria buscar sempre alcançar a entrega - ao final do contrato - de 100% do que lá constar, alterando-a quando necessário na prorrogação.
Sei que não foi intencional, mas afirmar que o fiscal não se deve ater ao material entregue é desarrazoável.
Quem já foi fiscal técnico sabe o quanto de reclamações dos terceirizados, e quão dificulta o trabalho deles, sobre a má qualidade dos materiais entregues pela empresa.
Claro que o Termo de Referência que deve exigir qualidades mínimas aceitáveis e não se deveria permitir o recebimento de materiais que não atendam o contrato.
E quem vai receber os materiais para atestar essa qualidade? Os próprios terceirizados que não podem, em tese, recusar o recebimento?
Como falei anteriormente, para mim o serviço deveria ser entendido como “prestação de serviço COM fornecimento de materiais”, cabendo à Administração a fiscalização de ambos.
E, como já foi dito anteriormente, se é dever do fiscal ter um mínimo de controle dos materiais entregues para fins de ajustes na quantidade quando da prorrogação, então ele não terá trabalho adicional.
Concordo! E veja que isso não contrapõe a minha linha de raciocínio.
O valor que estiver previsto no contrato, e que foi devidamente entregue servirá para realizar o pagamento à contratada.
Já a retenção tributária referente aos materiais que devem ter como base as NFs apresentadas.
Ou seja, o Fiscal Técnico nem precisa analisar as NFs dos materiais, mas sim a lista dos quantitativos entregues para aferir o valor a ser pago conforme valor licitado. O contrário ocorre com o Gestor do Contrato ou responsável pelo execução do pagamento, que já receberia o Atesto com o valor total, e apenas precisaria destacar o valor total das NFs.
Verdade, assim como também não prevê comprovação do pagamento do vale transporte [por favor, não entenda como sarcasmo, mas apenas seguir um raciocínio].
Veja que o art. 121 da IN 971/2009 (revogada com nova redação: art. 116, da IN 2110 de 2022), ia exatamente ao encontro do que eu mencionei. O Fisco não iria aceitar um “romaneio” e valores da PCFP licitados para comprovação da retenção, mas sim documentos fiscais, que não precisam ter relação direta com o valor pactuado no certame.
A ferramenta transporta o “Valor por funcionário” para a “Planilha Analítica de Pagamento”, que incidirá o módulo 6:
No caso de Conta Vinculada, o Gestor do Contrato (ou outro responsável pelo redimensionamento, veja o art. 50, o item 4 do ANEXO VIII-A e o item 4.2 do ANEXO XI da IN 5/2017) teria que zerar o valor mensal dos materiais e acrescentar o novo valor total mensal - sem necessidade de ratear por colaborador.
A única chance de que a empresa gaste mais materiais seria o uso desenfreado (somente se os responsáveis pela Contratada fizessem isso informalmente, mas creio que saberíamos) ou que os colaboradores acabassem furtando os materiais. De forma alguma creio que poderíamos partir dessas imaginações!
Até por que durante esses quase 5 anos de contrato aqui executado, realizado dessa forma, já nos trouxe um bom histórico da quantidade média exata dos gastos com cada material, inclusive com uma média por colaborador que vem se confirmando em todas as 9 localidades.
Acho muitoooo improvável ter jogo de planilha para esse caso, considerando que os quantitativos estimados estão todos dentro da margem aceitável, e também foram parte dos custos licitados. Se a empresa aumentar ou diminuir muito um item ou outro, ela pode até “ganhar” em um item, mas perderá em outro. Tudo vai depender da acurácia do quantitativo estimado: quanto mais acurado, maior a impossibilidade de tentar um jogo de planilha, o que ainda seria uma loteria para a contratada.
Além de tudo, quando ela altera um valor unitário estimado na licitação, pedimos um documento comprobatório. A tendência é que estatisticamente o valor total realmente gasto com os materiais, ao final do contrato, seja muito próximo do estimado.
Creio que essa adoção acaba sendo mais passível de jogo de planilhas do que a que comentei.
Se não há medição dos materiais efetivamente entregues, a um preço licitado, aí sim a Contratada pode ser criativa e fazer jogo de planilha.
Ex. (desconsiderando a polêmica de materiais higiênicos e outros de limpeza):
Sabendo que a Contratada gasta com papel toalha o custo de R$ 2,00 por “unidade de medida”, e quantidade de 1.000 mensal, perfazendo um custo mensal de R$ 2.000,00 (NF) .
Na licitação é informado o custo de R$ 10,00, assim, se a quantidade estimada for perfeita, ela terá “superfaturado” R$ 8.000,00 reais por mês apenas com papel toalha.
Mas para isso, vimos que ela precisaria, ceteris paribus, informar um custo alto na PCFP do material, que a dificultaria em uma boa classificação do certame - caso opte por não compensar no módulo 6.
Contudo, caso o valor do papel toalha na licitação fosse os exatos R$ 2,00 desembolsados, a diferença do valor global da proposta teria que se manter, provavelmente incrementado o percentual de lucro do módulo 6, que refletiria em todos os custos, e não só naquele material.
Assim, seria uma loteria para a empresa escolher entre majorar o valor unitário de um item (que precisaria de documentação comprobatória) ou incrementar seu lucro desejado, com características inversamente proporcionais.
Se o percentual de lucro for de 10% dos R$ 2.000,00 (R$ 2,00/uni.), a empresa teria um lucro de R$ 200,00, sendo que para manter o valor global, com a escolha de majorar o valor unitário para R$ 10,00, em tese, teria um lucro, v.g., de R$ 100,00 (1% sobre R$ 10.000,00), porém, esse 1% incidiria sobre toda a PCFP, compensando e mantendo todo valor global.
Então veja que só teríamos possibilidade de jogo de planilha - independentemente se o pagamento dos materiais for ou não pagos pelo efetivamente entregue - se a estimativa da quantidade estiver prejudicada.
Veja que na prorrogação, não há como adequarmos essa possibilidade de burla, pois conseguiríamos mexer somente na quantidade - salvo reajustes do reequilíbrio.
Repito, se o fiscal já faz esse acompanhamento, ele teria que conferir se realmente os quantitativos realmente foram entregues e se realmente estão compatíveis com o Termo de Referência.
Se o fiscal já tem todo esse trabalho, então não seria difícil fazer o controle do pagamento efetivo, sendo que ele nem precisaria ficar com tanto receio de estar pagando mais ou menos, pois não haveria enriquecimento ilícito por ambas as partes.
Como boa prática, se deveria atribuir ao Encarregado ou Líder a tarefa de ficar responsável por esse controle. Esse colaborador que se responsabilizaria por manter um estoque mínimo na unidade (creio que todas as unidades devam ter uma pequena sala para guardar por 1-2 meses os produtos de limpeza. Então o colaborador se comunicaria com a empresa para solicitar os materiais, e receberia uma ficha tipo “romaneio”, ex.:
O colaborador receberia o material, para posterior (ou concomitante) conferência do fiscal.
O documento acima apresenta produtos que são considerados “permanentes”, ou seja, não entrarão na Planilha de Pagamento de Materiais. A única atenção que o Fiscal Técnico tem que ter é conferir e adequar a “unidade de medida”. Veja:
Observe que os valores unitários da Planilha de Materiais são aqueles informados na Licitação, conforme prevê o Termo de Referência.
Este arquivo foi juntado ao processo pelo Fiscal Técnico (com auxílio de um colaborador do apoio administrativo) e encaminhado ao Gestor* para proceder o recebimento definitivo.
Se o contrato for por Conta Vinculada, bastaria somente somar o valor final apresentado na Planilha, aplicado o módulo 6 (verificar possível redução/legalidade do ISS, como é feito no BDI diferenciado), ao valor mensal. Sei que há quem possa pensar que estou tentando transformar a CV em PFG, mas veja que o Fiscal Técnico terá praticamente o mesmo trabalho e conseguirá afastar qualquer hipótese de enriquecimento ilícito, além de atender às recomendações dos órgãos de controle de licitar e pagar pelos materiais entregues.
Por fim, entendo que a grande diferença entre se realizar o pagamento pela entrega efetiva de matérias e o pagamento fixo, caso ambas as estimativa não sejam perfeitas, seria a necessidade de no segundo caso haver previsão de glosa dos materiais e se criar toda uma metodologia para isso. Pelo comentários dos colegas, isso só se daria quando da prorrogação, para verificação da necessidade de adequação da quantidade, mas que seria totalmente inviável no último ano do contrato, ou se este não vier a ser prorrogado.
Interessante debate, e terei que reler os comentários algumas vezes para absorver as contribuições da cada.
Mas um comentário ouso a fazer…
Percebo que muitos objetos são assim definidos
Empresa especializada no Serviços de Limpeza com fornecimento exclusivo de mão de obra e fornecimento de materiais…
e ai… qual é o real objeto da contratação
Serviço de Limpeza … ou seja, atuar para que o local fique limpe ou
Fornecimento de mão de obra para a limpeza e o fornecimento do material necessário … necessário para seguindo a rotina definida…deixar o local limpo.
Se considerar o Serviço de Limpeza como um todo, ou seja, o que vai ser fiscalizado é se o serviço está sendo executado de acordo com o Edital e avaliado IMR definido no TR.
Lembrando que os materiais de higiene pessoal não devem ser incluídos pois não se trata de itens essenciais para a realização do serviço
Na habilitação deve ser verificado que o licitante está apto a prestar o serviço de limpeza
Por se tratar de serviço a tributação básica é: PIS/COFINS/ISS
ou
a contratação pode ser tratada como Fornecimento de Mão de Obra e Fornecimento de Material, nesse caso a contratação deve ser pensada como 2 itens e a disputa deve ser separadas.
Na habilitação devemos verificar se o licitante está apto a fornecer a mão de obra e vender os materiais.
Por se tratar de serviço e fornecimento de material a tributação básica é: PIS/COFINS/ISS para fornecimento de mão de obra e PIS/COFINS/ICMS para o fornecimento de material
obs.: em geral a alíquota de ISS da prestação de serviço e do fornecimento da mão de obra são diferentes.
Uma particularidade verificada na exigência de materiais é que o quantitativo exigido/estimado é o mínimo a ser mantido em estoque, ou seja, abastecido inicialmente, o que deve ser resposto é a quantidade consumida.
Outra questão sobre os materiais é que, independente da variação dos preços de mercado, quando do reajuste, a atualização se dará em função do índice acordado em contrato.
