Pagamento de materiais e equipamentos é pelo valor que está na planilha ou na nota do material?

Bom dia,

Esse ano fizemos um pregão para serviços de limpeza e conservação, quando recebemos as propostas vimos que a empresa abaixou o preço de diversos itens da nossa planilha, inclusive de materiais de consumo e equipamentos.
Pedimos a declaração de exequibilidade, ele apresentou e ok, o contratamos.

Por exemplo, na nossa planilha da licitação os materiais de consumo tinham o valor MENSAL ESTIMADO de R$ 30.244,80.
A empresa apresentou na planilha dela o valor de R$ 11.936,71.

Na época do pregão, questionei o pregoeiro sobre a diferença ser muito grande, mas ele disse que não podemos controlar isso, visto que é o poder de negociação do fornecedor, ok.

Porém estou com dúvida, quando da apuração de valores mensais dos materiais/equipamentos entregues, eu utilizo o valor que ele colocou na planilha quando da proposta ou o valor do material que está na Nota fiscal que ele apresentou?

Exemplo:
Item “Desinfetante saneante líquido, com ação germicida e bactericida para lavagem de superfícies - líquido concentrado uso geral e banheiro (frasco de 1 litro)”

Planilha licitação estimativa pregoeiro - R$ 4,83 a unidade
Planilha da proposta do fornecedor na licitação - R$ 1,50
Valor do desinfetante apresentado na Nota fiscal pelo fornecedor - R$ 6,46

Então estou na dúvida, quando ele entregar o desinfetante, pago pelo que está na proposta dele ou pelo valor da Nota fiscal que ele apresentar?

Obrigada desde já,

Isabela Adami Ferreira

Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Mato Grosso do Sul
Campus Campo Grande
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Isabela!

A quantidade de material necessária para executar os serviços é responsabilidade da empresa. Confira na IN 5/2017.

A planilha não é uma espécie de “lista de compras”, que a empresa só entrega o que estiver lá.

O controle da quantidade de insumos é importante para fins de negociação na hora de prorrogar o contrato. Mas não recomendo que usem isso como forma de aferir o que deve ser pago mensalmente à empresa.

Afinal de contas, não é um contrato de fornecimento de material de limpeza.

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Obrigada pelos apontamentos Ronaldo,

Mas a IN, conforme recortei abaixo, fala da aferição da utilização dos materiais, por isso a dúvida sobre o pagamento dos materiais.
Nós pagamos pelos serviços, o material da planilha é apenas uma rubrica das que compõem o valor do serviço e devo pagar somente o que for efetivamente executado.

Meu regime de execução é por empreitada e não global, todo mês contabilizamos o que realmente foi entregue/utilizado de material, para que possamos glosar ou pagar em totalidade o valor estipulado na planilha para este item.

Por isso a dúvida, o material é apenas um item da planilha, os serviços são mensurados de outra forma, já os materiais, são conforme a entrega/falta deles.

Então devo contabilizar qual valor?
Pois tal rubrica faz parte da planilha, porém, devo pagar conforme uso/entrega, daí a dúvida, pago pelo valor estipulado na planilha(quando do certame, conforme a proposta do fornecedor) ou pelo valor que a contratada apresentou na Nota fiscal dos materiais quando da aquisição?

"Art. 47. A execução dos contratos deverá ser acompanhada e fiscalizada por meio de instrumentos de controle que compreendam a mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:

I - os resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada;
III - a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;

§ 1º Deve ser estabelecido, desde o início da prestação dos serviços, mecanismo de controle da utilização dos materiais empregados nos contratos, para efeito de acompanhamento da execução do objeto bem como para subsidiar a estimativa para as futuras contratações.

§ 2º A conformidade do material a ser utilizado na execução dos serviços deverá ser verificada juntamente com o documento da contratada que contenha a relação detalhada destes, de acordo com o estabelecido no contrato, informando as respectivas quantidades e especificações técnicas, tais como marca, qualidade e forma de uso.

Isabela Adami Ferreira

Isabela,

No contexto da IN SEGES/MP nº 5/2017, especialmente em relação a serviços de limpeza, a planilha de custos e formação de preços é apenas um referencial de exequibilidade e um instrumento de transparência. Trata-se, portanto, de uma estimativa e não uma lista rígida. É fácil perceber isso quando levamos em conta que o emprego de materiais será sazonal (no caso de uma instituição de ensino, creio que o gasto com materiais será menor no período de férias escolares, por exemplo). Dessa forma, não cabe à Administração exigir que se entregue todos os materiais da lista, pois a gestão de seu uso ficaria a cargo da empresa e a Administração deve se ater à verificação da qualidade do objeto final, ou seja, se a limpeza está adequada.

Tendo isso em mente, recentemente também nos deparamos com essa questão pragmática em relação aos materiais por conta das várias perspectivas em que haverá reflexo. Transcrevo abaixo as nossas conclusões:

1 - Na perspectiva da fiscalização contratual, concordo com o que o Ronaldo disse. O fiscal deve se ater à prestação adequada do objeto do contrato e não ao material entregue. Isso significa que o fiscal deve se preocupar mais em realizar inspeções e pesquisas de satisfação interna e menos em atestar notas fiscais de materiais que a empresa comprar e entregar no órgão, afinal, a entrega dos materiais nas quantidades previstas na proposta não significa que os serviços foram prestados com qualidade, mas os serviços podem ser prestados com qualidade sem a entrega desses materiais nas quantidades previstas na proposta. É de fato importante que o fiscal acompanhe e verifique os materiais entregues, mas somente porque isso impactará nas perspectivas da execução financeira e especialmente da gestão contratual, mas não chega a ser algo crucial.

2 - Na perspectiva da gestão contratual, é recomendável que o fiscal acompanhe o recebimento desses materiais para verificar o valor que de fato a empresa tem desembolsado, com intuito apenas de subsidiar o gestor a realizar negociações de custos quando de prorrogações ou repactuações desse contrato. Afinal, se a empresa previu um valor anual X na planilha de custos e tem gastado menos do que o previsto, a Administração tem todo o direito de questionar e negociar essa redução, devendo avaliar se não seria mais vantajoso realizar outra licitação, caso a empresa se negue a atender.

2 - Na perspectiva da execução financeira, aplica-se as INs SRF nº 1234/2012 (retenções federais) e nº 971/2009 (retenção de verbas previdenciárias), além da Lei Complementar nº 116/2003 c/c Código Tributário Municipal (substituição tributária na retenção de Imposto sobre Serviços - ISS). Nesse caso, os instrumentos normativos dão tratamento diferenciado na desconsideração do valor dos materiais na base de cálculo dos impostos e contribuições. Por exemplo, no caso da IN SRF nº 971/2009, a empresa deve comprovar os valores gastos com materiais e equipamentos (mediante a apresentação das notas fiscais) para que não entrem na base de cálculo, ou seja, só é cabível a desconsideração do valor que de fato a empresa desembolsou com materiais naquele mês, e não o valor que estiver previsto no contrato, que é apenas estimativo.

Se alguns dos colegas tiver outro entendimento, agradeceria muito se expusesse para que possamos aprimorar continuamente nosso trabalho.

Espero ter contribuído de alguma forma.

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Apenas para complementar esse raciocínio.

A Instrução Normativa nº 1234/2012, que trata das retenções federais (IR, CSLL, PIS/PASEP, COFINS), não estabelece obrigação de comprovação do valor gasto em material perante o órgão contratante.

A Instrução Normativa nº 971/2009, que trata da tributação previdenciária e constribuições sociais (INSS), estabelece em seu art. 121 que os valores de materiais ou de equipamentos discriminados no contrato e na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços não integram a base de cálculo da retenção, desde que comprovados. Ao que tudo indica, no entanto, essa comprovação deve ser feita perante a Receita Federal, nos termos do § 2º do mesmo artigo. Ou seja, a contratada manterá em seu poder, para apresentar à fiscalização da RFB, os documentos fiscais de aquisição do material ou o contrato de locação de equipamentos, conforme o caso, relativos a material ou equipamentos cujos valores foram discriminados na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços.

Em relação ao Imposto sobre Serviços, cabe a retenção conforme o Código Tributário Municipal.

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