Amanda, nosso órgão é vinculado ao Ministério da Justiça, por isso usamos como alicerce, além da IN 73, a Portaria 804/2018 do MJ:
A Portaria fora consignada com base na IN 5/2014, e segundo o MJ está sendo refeita por causa da recente publicação da nova IN.
Em resumo o que agente faz aqui, abre uma planilha (excell ou libre office) e cria uma tabela lançando os preços obtidos, depois agente calcula o desvio padrão (busque a formula no seu editor de planilhas) e diminui da media, achando os limites mínimo e máximo. No libreoffice as fórmulas são:
=MÉDIA(C4:K4)
=DESVPADP(C2:K2)
Descartamos os valores fora deste intervalo (valores muito baixos ou excessivamente elevados), e aí escolhemos pela configuração da amostra, a média ou a mediana. Feito isto, elaboramos uma nota técnica para ratificar a pesquisa de preços realizada.
Estou postando aqui um modelo bem simples que agente usa, lembrando que cada órgão elabora sua documentação de acordo com a exigência do órgão, e, sobretudo, pela complexidade do objeto, esse que uso aqui é de material de identificação visual, bem simples.
Parece complexo mas não é, depois que você constrói uma planilha, nas demais vezes é só preencher.
Já para dispensa, depende da sua fonte de pesquisa:
a) Se sua pesquisa tem preços obtidos direto de fornecedores, e feito os cálculos acima, vc tiver algum orçamento mais baixo que a média ou mediana, eu optaria pelo menor preço, porque de nada adianta você fazer uma cotação eletrônica (agora dispensa eletrônica), obter um preço, e ter um orçamento mais baixo no processo. Teria que negociar com o vencedor para baixar ainda mais. Ao passo que, colocando o menor orçamento, se na cotação tiver algum melhor, você pode homologar direto. Lembrando que é interessante consultar a empresa do menor orçamento, antes de utilizar o preço, pois pode haver algum impedimento para comprar com ela, o que atrapalharia toda sua aquisição.
Isso geralmente acontece, pois nas compras de pequeno valor, o frete exerce grande influência no preço, e as empresas da localidade acabam ofertando preços melhores, e o art. 5.2 da Portaria dá ao gestor a prerrogativa desta escolha, pois indica que “O menor preço deve ser utilizado apenas quando por motivo justificável não for mais vantajoso fazer uso da média ou da mediana.”
b) Se você utilizar o painel de preços, licitações de outros órgãos e preços da internet, e for usar essa fonte para achar o preço estimado, aí deve usar também a média ou mediana na cotação eletrônica (se vc fizer uso), pois com estes parâmetros você quer, apenas estimar o preço, se na cotação houver alguma proposta melhor você compra, se não houver, tem que refazer a pesquisa, pois pode ter havido alguma falha na busca, que inviabilizou a participação dos fornecedores.
Se não quiser usar os parâmetros da Portaria, no painel de preços você consegue um extrato que lhe dá a média ou a mediana, e a palestra do Franklin especifica bem as diferenças entre elas.
Espero ter ajudado um pouco na sua dúvida, se não ficou claro, pode mandar outras mensagens que tento esclarecer melhor e auxiliar outros colegas que porventura tenham dúvidas similares.
Nota Técnica Pesquisa de Preços.pdf (275,7,KB)