@Amanda1 a legislação impõe que faça a cotação eletrônica, o que penso é que para essas compras de pequeno valor o frete exerce forte influência, então sempre incluo na pesquisa cotação com fornecedores locais, geralmente estes são mais baratos que os do painel de preço, especificamente para poucas quantidades de produtos de baixo valor. Dê uma olhada na minha publicação do tópico abaixo:
Uma outra alternativa é a compra com suprimento de fundos para atender despesas de pequeno vulto.
Agora quanto ao agrupamento, não vejo necessidade, geralmente a mesma empresa ganha muitos itens, pois as outras vem como não vantajosa, muitas inclusive vencem e depois desistem e acaba caindo em uma ou outra empresa, então acho desnecessário, afinal se a empresa quer vender 10 lápis, porque impedi-la. E assim, tendo esta cotação com o comércio local, em caso de não haver interessados na cotação, justifica-se então a compra direta com ele.