Existe uma linha tênue entre formalismo excessivo e mecanismos de transparência, princípio ao qual modelos de propostas e planilhas de custos definidos pelo órgão licitante se servem. É importante ressaltar que essa transparência é extremamente importante para definir o objeto e ajudar na verificação da exequibilidade, superfaturamento e negociação de preços.
Os arts. 26 e 38 do Decreto nº 10.024/2020 trazem disposições relacionadas à proposta. Existe uma separação entre “proposta” e “documentos complementares à proposta”.
A proposta deve ser incluída até a data de abertura do pregão e, se necessário, adequada ao último lance ofertado após à negociação (art. 38, § 2º).
Já os “documentos complementares à proposta” são enviados, quando necessário, após a etapa de lances, na fase de aceitação ou habilitação. Tenho a concepção de que esses documentos seriam frutos de eventuais diligências que o órgão pode realizar, portanto, são atendidas no momento em que são solicitadas.
No caso específico de serviços com mão de obra exclusiva, eu entendo que a planilha de custos e formação de preços constitui a proposta da licitante e não um documento complementar. Contudo, atualmente, penso ser o caso de se ater à literalidade do Anexo VII-A da Instrução Normativa nº 5/2017, que diz o seguinte:
7. Da aceitabilidade da proposta vencedora:
[…]
7.8. Quando a modalidade de licitação for pregão, realizado na forma eletrônica, a planilha de custos e formação de preços deverá ser entregue e analisada no momento da aceitação do lance vencedor;
É necessário lembrar que a Instrução Normativa nº 5/2017 é ato de hierarquia inferior ao Decreto nº 10.024/2020 e também foi editada antes da edição do decreto. Em caso de conflito entre suas disposições, cabem aplicar os princípios jurídicos que o solucionam (especialidade, hierarquia etc.), o que, se chegar a uma situação suficientemente relevante, sugiro que resolva junto à Consultoria Jurídica.