A questão de “obrigar” a preencher uma planilha editável tem alguns riscos, sobretudo de limitar a uma única plataforma comercial, mas os aplicativos costumam abrir Excel numa boa, então, em tese, não há problemas em elaborar o modelo em Excel.
O pior dos mundos é o licitante enviar a coisa em PDF, digitalizado, não editável. É horrível.
Entendo que o Edital pode disciplinar isso na seção de envio da proposta final, depois dos lances. Isso está amparado no Anexo VII-A, item 6.2.b da IN 05/2017 (“b) … preenchimento do modelo de planilha de custos e formação de preços”).
Tenho visto redações como essa: “O Licitante deverá, preferencialmente, utilizar o modelo de PLANILHA EXCEL disponibilizado no Edital, Anexo Estimativa.”
ou “Apresentar a proposta final mediante o preenchimento do modelo de planilha - Anexo (modelo em Excel)”
ou “licitante deve utilizar os modelos de planilhas do Anexo… deverão ser enviados em arquivo específicos tipo “xls”, compatível com Excel.”
Para citar jurisprudência de apoio, tem o ACÓRDÃO 3069/2018 - PLENÁRIO, no qual o TCU determinou, na área de obras, promover correção de falhas, entre elas “disponibilização de planilhas orçamentárias em formatos com difícil manuseio, além de editais sem as planilhas no Comprasnet”.
Essa determinação decorreu de análise de editais do Dnit, que traziam as planilhas orçamentárias em formato pdf ou imagem. Para o TCU, a inclusão de todos os orçamentos em formato de planilha eletrônica facilitaria a “replicação e a análise dos dados pelos possíveis licitantes”. Cito trecho:
176. Quanto à disponibilização da planilha em formato digital que permita de forma simples e rápida a análise pelos possíveis interessados, considera-se, de forma perfunctória, que tal procedimento não exige grande esforço por parte da Administração Pública e tal prática, portanto, alinha-se com o princípio constitucional da eficiência.
177. Ainda que possível, não é razoável exigir que cada interessado tenha que redigitar ou solicitar ao órgão a planilha orçamentária para fazer uma análise prévia de interesse de participação no certame. É interesse da Administração Pública facilitar a transparência nos certames de obras públicas e potencializar a participação de interessados.
Ora, se esse raciocínio vale para obras, não pode ser diferente em serviços. É interesse da Administração Pública facilitar a transparência e potencializar a participação de interessados. E simplificar os procedimentos de preenchimento e análise de propostas.