Outsourcing de Gestão Predial

NELCA
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Bom dia pessoal,

Sou gestora de categoria de suprimento para as áreas corporativas da Petrobras (TIC/RH/Compartilhado/SMS) e me juntei ao grupo esta semana, super animada com a proposta do NELCA e com a oportunidade que teremos de compartilhar nossas melhores e piores (pq não?) práticas em suprimento de bens e serviços. Agradeço ao Google que viabilizou o nosso encontro rsrs…

Seguinte, estou trabalhando numa análise de mercado de serviço de outsourcing de gestão de facilities* e gostaria de saber se vcs têm referências sobre este tipo de contratação, tipo: modelos praticados pelo mercado; benchmarking na adm publica (direta ou indireta), acórdaos do TCU sobre o tema, editais recentes, enfim, o que vcs tiverem de referências sobre o tema, ficarei super agradecida se puderem compartilhar. Obrigada. Heloisa

*escopo amplo: conservação e limpeza predial; apoio operacional e infraestrutura; operação e manutenção; destinação resíduos; e fornecimento de partes e peças de equipamentos. jardinagem; mensageiria e recepção; brigada e sistema e prevenção de incêndio; estacionamento; layout; enfim, todos os serviços relacionados à administração, gerenciamento e operação da infraestrutura predial e do ambiente de trabalho.

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Seja muito bem-vinda, Heloísa!

Nesses mais de dez anos que estamos construindo essa rica comunidade, nunca vi um único relato de alguém que não tenha aproveitado NADA do que seja postado aqui. Sempre tem algo útil rolando.

Sobre facilities, não vou ousar opinar tendo o mestre Franklin no grupo, rs! Com a palavra…

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Oi Heloísa,
Aqui no TJ de SP estamos implantando um projeto piloto nas cidades de Campinas e Barueri. A licitação já foi realizada e estamos em fase de implantação.
Na época da licitação uma das empresas nos disse que já prestava esses serviços para a Petrobrás .
Nossa experiência se circunscreveà adm direta no estado de SP, com características específicas voltadas a manutenções de fóruns.
Sei que em âmbito federal , com a edição da MP 915, estão trabalhando arduamente para elaborar sua regulamentação.

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Heloisa, seja mega bem-vinda ao mundo Nelca, onde compartilhamos as boas, as rotineiras e as polêmicas práticas das compras.

A Central de Compras do governo federal vem estudando a gestão integrada de serviços prediais, com a intenção de modelar um piloto na Esplanada dos ministérios. Há relatórios de diagnóstico que podem te ajudar. A modelagem está em andamento, com definição de formas de dimensionamento, precificação e fiscalização dos serviços integrados.

O Dnit também está trabalhando numa modelagem similar, com apoio da Central. É outra experiência que pode valer a pena conhecer.

A iniciativa de maior impacto nessa área é o artigo 5° da MP 915, que não apenas permite expressamente a contratação do Facilities Management em prédios públicos, mas principalmente a permissão para contratar a Gestão da Ocupação com a elaboração de projetos e execução de obras, em prazos de até 20 anos.

A aposta é que essa modelagem, gerenciados os riscos, claro, seja a alternativa para resolver grandes problemas de custos crescentes e capacidades descendentes de gerenciar os prédios públicos e suas estratégias de uso, com as implicações multidisciplinares que isso evoca, como arquitetura corporativa, mobiliário, teletrabalho, tecnologia, mobilidade, entre outros aspectos que vão muito além de manutenção predial e limpeza.

E por falar em limpeza, recomendo conhecer o modelo inovador que a Central colocou em consulta publica no final do ano passado, que busca contratar desempenho em vez de gente.

A Enap tem se conscientizado que a Gestão da Ocupação é um tema que merece muita pesquisa e capacitação. Logo devemos ver novidades por aí nessa área.

A Gestão da Ocupação é a nova fronteira do custeio administrativo.

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Olá @Celio_Coelho, que prazer em falar com um representante do projeto piloto do TJ!! Eu já conheço essa iniciativa de vcs e já tenho o edital completo. Fiquei muito bem impressionada. Seria ótimo se pudêssemos marcar um call para que vcs pudessem contar mais detalhes sobre a experiência que têm tido.

@FranklinBrasil, como disse o @ronaldocorrea, vc é mestre no assunto, hein!! Por favor, me passa as dicas para eu conseguir a documentação/apresentações de todas essas iniciativas que vc mencionou aí. Ficarei muito agradecida!!

Bem, aqui na Petrobras nós temos vários cenários pois os contratos são feitos por imóvel, independente de serem próprios (ex: EDISE - edifício sede no centro do RJ) ou alugados, como por exemplo o edifício da Tijuca e o da Cidade Nova, ambos tb no RJ. Nestes 2 imóveis nós temos um modelo mais alinhado com a proposta de gestão integrada de facilities, mas ainda estamos longe do ideal. Nossas maiores dores: i. contratação de partes peças, que fica conosco, provocando os dissabores dos processos de contratação de serviços de manutenção de equipamentos que já conhecemos; ii. a carga de gestão dos contratos, que ainda é bastante pesada apesar de já termos todos os serviços num único contrato; iii. a baixa qualidade dos serviços contratados. Ou seja, já conseguimos algumas evoluções, mas ainda sofremos com a maioria dos problemas que nossa comunidade conhece bem. Nosso sonho de consumo aqui na Companhia: full outsourcing da administração predial e do ambiente de trabalho, que poderia ser contratado num modelo parecido com a contratação de desses espaços de cooworking.
Então pessoal, quero agradecer a excelente recepção de vcs e dizer que estou no aguardo das dicas para acessar a documentação destas iniciativas que vcs mencionaram

Obrigada,

Heloisa .

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Ótima ideia, verificarei com os envolvidos e te mando um e-mail.

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Oi, @Heloisa_Salgado, bom saber que a Petrobras já está pensando na evolução da experiência em Facilities Management. Entendo e me solidarizo com as dores que você citou. Defendo contratos por desempenho, em que os riscos estejam previamente acordados entre as partes, com maior liberdade e flexibilidade para o fornecedor executar as atividades, focando a gestão contratual nos indicadores de qualidade e resultado entregues.

Esse sonho de consumo que você menciona, o “coworking em prédios próprios” é exatamente o que imagino como futuro das contratações baseadas no art. 5º da MP 915. A norma permite essa modelagem. O desafio é pensar na precificação, instrumentos de monitoramento e gestão dos riscos. Mas é possível. Especialmente se houver interessados em pensar e agir de modo mais gerencial.

Se quiser conhecer o modelo de limpeza da Central de Compras, que foca em desempenho, com liberdade para o fornecedor atuar na execução, visite http://www.planejamento.gov.br/acesso-a-informacao/licitacoes-e-contratos/consultas-publicas

Se quiser falar com a equipe da Central de Compras que está tocando o projeto piloto de Facilities Management, entre em contato pelo telefone (61) 2020-8724 ou 8780, com a Edna ou Ivã.

Em abril, a Enap deve organizar um evento para discutir em detalhes as possibilidades e desafios da implantação da Gestão da Ocupação tal como prevista na MP 915. Seria muito bom ter a Petrobrás representada.

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Boa tarde a todos!

Neste contexto da gestão da ocupação, gostaria de aproveitar para colocar uma dúvida. Estou trabalhando no planejamento da contratação de manutenção predial para a Universidade Federal de Lavras, que envolve serviços da área civil, elétrica, hidráulica, marcenaria, serralheria, etc. Estou com grande dificuldade em vislumbrar a unidade de medida para este contrato, considerando que se trata se serviço comum de engenharia. Temos uma média de 400 Ordens de Serviço por mês, das mais variadas formas, o que entendo que torna inviável considerar a ODS como unidade de medida e remunerar com base em cada ODS realizada. Teremos mão de obra exclusiva, de forma que talvez a maneira de remunerar se dê por posto de trabalho. Porém, neste caso, como ficaria o pagamento dos materiais? Não acho interessante vincular os materiais à quantidade de mão de obra.

Alguém tem alguma contribuição para me passar? O outsourcing de gestão predial pode ser utilizado? Qual é a unidade de medida nestes tipos de contratos? Só podemos contratar desta forma, na esfera federal, enquanto a MP 915 estiver vigente?

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Jéssica,

Não sou especialista em contratação de service desk mas já licitei esse objeto. Sugiro que procure modelos de contratação de suporte de TI pago por chamado, com base no valor padrão que eles chamam UST (Unidade de Serviço Técnico). Eles criam um rol de serviços parametrizados por UST.

Um chamado de dificuldade mediana, por exemplo, teria suponhamos o custo de 7 UST.

Um chamado simples, custaria 3 UST.

Um complexo chegaria a 15 UST.

Acho que dá para usar a mesma lógica na formação da “cesta” de serviços de um contrato de manutenção pago por tarefa. Basta listar o mais detalhadamente possível os serviços previstos, prevendo a possibilidade de atualizar a lista ao longo da execução do contrato, fixando o “peso” de cada tipo de serviço e pagando com base na quantidade de ODS X “peso”.

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Jéssica, boa tarde!

O modelo utilizado por nós me parece com o que você está pensando.
Desenvolvemos um modelo de manutenção predial que remunera por posto de
trabalho (com alguns materiais básicos de manutenção incluídos e pagos no
posto, parecido com o modelo de contratação de limpeza) e também uma lista
imensa de prováveis materiais que, caso fossem necessários, seriam
comprados pela empresa, utilizando como referência a tabela SINAPI. Este
modelo está funcionando relativamente bem. A nota fiscal contempla uma
parte fixa (postos de trabalho) e uma parte variável (materiais
efetivamente utilizados no mês). Os materiais foram licitados em item
separado utilizando como critério o menor desconto tendo como base o preço
da tabela SINAPI.

Atenciosamente,

Edna Santos Giani
Seção de Licitação - Salic/Dipol/SRRF06
31 3218 6947

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Jessica, a modelagem de manutenção predial é das mais complicadas. Precificar e fiscalizar esse serviço é um desafio gigante. A MP 915 não mexe diretamente nisso, só permite que esse serviço seja agregado a outros, para uma contratação integrada de diversos serviços que envolvem a gestão da ocupação. Mas a modelagem de contratação, como especificar, precificar e fiscalizar não está na MP 915. Esse é tema para o planejamento da contratação.

Há diversos modelos possíveis para essa demanda, seja integrada a outros serviços, seja isolada. Exemplos:

(1) Mão de obra fixa COM materiais. Os preços de materiais são determinados, geralmente, pela tabela SINAPI (com disputa pelo maior desconto) e pesquisa de mercado, sob demanda, de materiais não disponíveis no sistema.

(2) Mão de obra fixa SEM materiais. Os materiais são comprados pelo contratante (que pode fazer estoque dos mais comuns ou comprar tudo conforme a demanda).

(3) Mão de obra fixa + variável (COM ou SEM materiais). Define-se um conjunto de postos fixos, que atende as demandas mais comuns, com a previsão estimativa de horas variáveis de profissionais necessários em demandas episódicas.

(4) Sob demanda (pessoal+material). Paga-se por serviço efetivamente executado, conforme a demanda. Geralmente se baseia em maior desconto sobre a tabela SINAPI + BDI. Um exemplo desse modelo pode ser visto nesse Pregão da UFMS: http://comprasnet.gov.br/ConsultaLicitacoes/Download/Download.asp?coduasg=154054&numprp=672018&modprp=5&bidbird=N

O que eu gostaria de modelar (sabendo, obviamente, que exige muito esforço de desenho): pagamento por desempenho, por m2 mantido ou embutido num contrato integrado, em que se pagaria por m2 ou outro fator, como estação de trabalho disponibilizada.

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Estação de trabalho disponibilizada! Esse seria meu modelo, até pq é o que vem sendo praticado pelas empresas de coworking. Mas o “como” chegar nesses numeros ainda é um big deal para nós…

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Agradeço pelas colaborações! Levarei as possibilidades para a equipe e estudaremos a melhor forma.

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Heloisa, boa tarde. Sou servidor do TJDFT e faço parte da equipe que está trabalhando na modelagem do Facilities do TJDFT. Eu vi que a Petrobras fez uma licitação de Facilities para edificação localizada em Santos/SP ( Licitação Nº: 7003056505). Eu consegui acesso ao Edital. Eu queria ter acesso aos artefatos de planejamento e as planilhas de custos que a empresa vencedora ofertou na licitação. Você saberia me informar onde conseguir essa documentação?

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@wesleygomes, faz uma busca no portal eletrônico Petronect:
https://www.petronect.com.br/irj/go/km/docs/pccshrcontent/Site%20Content%20(Legacy)/Portal2018/pt/lista_licitacoes_concluidas.html

Dica para fazer a busca: preenche os campos abaixo:

Campo Empresa: Petróleo Brasileiro S.A
Campo Oportunidade: 7003056505
Campo Estado: SP

A o resultado será a Oportunidade 7003056505. Clica no icone “?” e vc terá acesso a toda documentação da oportunidade, inclusive a PPU da homologada.

Qualquer dúvida, pode me chamar por aqui.

[]

Heloisa

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Muito obrigado por compartilhar Heloisa. Fico me perguntando o motivo de o site de licitações da Petrobras ser tão difícil de operar. São muitos filtros específicos e obrigatórios para fazer buscas. Só conhecendo de antemão os detalhes de uma oportunidade para acessá-la. E os mecanismos de acesso aos arquivos não são dos mais amigáveis…

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Ola @Celio_Coelho poderia indicar o link onde consigo acessar o edital e anexos?

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Olá Tayara,
o link do edital e anexos é este:
https://www.tjsp.jus.br/adm/portal-servicos-frontend/portal-servicos-scl/edital/2825
A área está preparando novas licitações para implantação dos serviços em prédios da capital, em breve teremos novos editais na praça.

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Bom dia @Heloisa_Salgado.

Esqueci de te agradecer pelas informações prestadas. Muito Obrigado.
Tenho mais uma pergunta: você saberia me informar onde localizo as planilhas com orçamento de referência dessa licitação da Petrobras? Não consegui achar naquela documentação disponibilizada no site. Eu queria fazer uma comparação de quanto foi a redução desse contrato da Petrobras em relação ao contrato anterior. Estou tentando encontrar, também, a documentação do Facilities da SABESP. Existe um artigo publicado informando que houve uma redução de 24% na contratação de Facilities pela SABESP.

Ainda estamos trabalhando no Facilities do TJDFT. Teve uma audiência pública no dia 29/03/2021 para ouvir as empresas do setor de Facilities.

A documentação para essa audiência foi publicada no site:
https://www.tjdft.jus.br/transparencia/contas-publicas/licitacoes-1/licitacoes/audiencia-publica/audiencia-publica-para-contratacao-integrada-facilities-de-servicos-continuados-de-manutencao-e-conservacao-prediais

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              Bom dia a todos, sou novo aqui no grupo e trabalho na área de gestão predial da Polícia Federal do Rio de Janeiro. Entusiasta da área de Facilities, já estudo o tema a mais 3 anos. Desde o início, bem antes da MP915 e da atual 14011, já ficava imaginando: por que não é assim na administração direta?
               Com a conversão da MP em Lei, o art  7º se mostrou um oásis de possibilidades que surgem para os gestores. Aqui na PF ainda estamos trabalhando com contratação plena de posto de trabalho. Essa realidade, no que depender de mim, será história do passado.
               Por sermos um orgão de segurança, essa mudança de paradígma enfrenta resistência quando pontumos que a mão de obra deixa de ser exclusiva. 
               Já estou aqui estudando o modelo que  foi adotado no TJSP e UFMS que os brilhantes Célio e Franklin disponibilizaram através de link. Gostaria de estudar um pouco o Termo de Referencia adotado pelo DNIT para contratação integrada. Já fiz várias buscas no portal de compras mas ainda não consegui exatamente o que eu gostaria. Caso alguem tenha o link  no http://comprasnet.gov.br, agradeço.