Olá @Sabrinaa,
Ao que me parece, você seguiu os cálculos da IN 5/2017 e que, com a devida vênia, é muito confuso e não explica o cálculo corretamente (imagino quem elaborou não conseguiu reproduzir o que pensava).
Os valores das áreas e da sua primeira tabela devem - SEMPRE - bater.
Quando faço os cálculos de produtividade (ainda no ETP), sigo um outro rito que podes consultar [link suspenso].
Em resumo, sigo os passos:
a) Fazer o levantamento das áreas a serem limpar (distinguindo por “posto/função”);
b) Adequar a periodicidade da limpeza/área (Ex: se limpar aquela área 2x ao dia, você deve multiplicar a área por 2; se limpam 1x por mês, você deve dividir por 30);
c) Identificar a quantidade máxima e mínima de colaboradores, conforme produtividade.
Depois que você encontra a quantidade de colaboradores (entre máximo e mínima - aqui entendo ser discricionário, mas com a escolha baseada no histórico do Órgão), basta dividir a área total adequada (vide letra “b” acima) pelo número de colaboradores. Assim você encontra a “produtividade real”, pode-se dizer assim.
Eu normalmente separo os itens da Planilha do pregão pelo “tipo do cargo”, pois cada um corresponde a uma planilha diferente na formação do preço (separando ASG com insalubridade dos sem; planilha própria para encarregado, etc) e nestes casos é que fica mais dificil bater o valor, pois precisaria fazer uma média ponderada da área para cada valor (encontrar o "índice da produtividade, que a IN também chama apenas de “produtividade”).
Difícil dizer que exista outra maneira, mas vamos aguardar a manifestação de outros colegas.
Obs: o que nunca me atrevi a fazer, foi conferir/“auditar” aquelas produtividades da IN. Ou seja, será que realmente um colaborador que limpe apenas banheiros, durante sua jornada de 8h48/dia, sem esforço, alcança 200m² e com esforço alcança 300m²? Entendo que esse seja o intuito, mas até o momento não acho que teria grandes benefícios/custo. Caberia então ao fiscal verificar, durante a vigência se há colaboradores sobrecarregados ou ociosos para adequação.