Estimativa da contratação para o Termo de Referência

Prezados, boa tarde!

Surgiu-me uma dúvida quanto a estimativa da contratação que deve ser colocada no Termo de Referência. Como a estimativa deve estar presente no TR, este terá que ser feito após a estimativa. Contudo, para fazer a estimativa, é necessário a descrição do objeto e seus itens, que são descritos no TR. Assim, como proceder quanto a ordem do processo?

Caro @Andre1

A descrição do objeto é, inicialmente, parte da etapa de planejamento da licitação. Nos artefatos de planejamento, como o Estudo Técnico Preliminar, o órgão deverá analisar a melhor solução à necessidade. Os documentos de planejamento fundamentarão o Termo de Referência.

Como dito pelo colega, faz parte da fase do planejamento da contratação. Vide IN 40/2020:

Parágrafo único. Para os efeitos desta Instrução Normativa, considera-se ETP o documento constitutivo da primeira etapa do planejamento de uma contratação que caracteriza determinada necessidade, descreve as análises realizadas em termos de requisitos, alternativas, escolhas, resultados pretendidos e demais características, dando base ao anteprojeto, ao termo de referência ou ao projeto básico, caso se conclua pela viabilidade da contratação.

Exemplo:

  1. o setor demandante vai evidenciar a necessidade de impressão;
  2. a equipe de planejamento, analisando a demanda evidenciada pelo setor demandante e consolidada (no Plano Anual de Contratações - ou sistema PGC), elabora os estudos técnicos. Nestes estudos surgem as alternativas: (a) comprar impressora e suprimentos; (b) alugar impressoras e comprar suprimentos; (c) outsourcing de impressão (aqui teria vários tipos, por conta das opções de franquias, mas deu para entender a ideia de levantamento de opções); Avaliada a melhor opção para atendimento da demanda (não necessariamente a mais barata de início, mas deve se considerar diversos fatores, inclusive custo total - vida útil, custo de propriedade e oportunidade, manutenção, especificidades e fatores limitantes, etc.), deverá ser levantada a quantidade: na opção a), a quantidade de impressoras, papel, toner, serviços de manutenção, etc; na opção b) a quantidade de meses; na opção c) a quantidade de folhas dentro e fora de franquia;
  3. Definida a solução eleita e suas quantidades, elaborar o TR.

Neste link há um fluxo para o processo de contratação de serviços, mas é aplicável a bens também:

https://tutoriais.comprasgovernamentais.gov.br/fluxos_inep/#diagram/69174aed-6472-4fd9-b882-740f14269e81

Além desse, o compilado RCA do TCU já trazia essa referência de fluxos há bastante tempo e é bom conhecer:
http://www.tcu.gov.br/arquivosrca/ManualOnLine.htm
Riscos e controles nas aquisições (RCA) | Portal TCU

Hélio Souza

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Prezado,

Um dos motivos que acredito ter levado a ser pedido valor estimado em um momento “estranho” é fortalecer o planejamento e a tomada de decisão. Muitas vezes, o preço, interferirá na tomada de decisão.

Por exemplo, ao comparar a locação e aquisição de computadores, pode ser optado por um deles por ser mais vantajoso no aspecto prático.
Por outro lado o que se considerou mais vantajoso pode custar, considerando o ciclo de vida, dez vezes mais, podendo levar a mudar a decisão.

Onde trabalho decidimos ter diferentes tipos de estimativas de acordo com o momento do processo.

No documento de formalização de demanda (solicitação, pedido, requerimento, etc.) já pedidos que seja informado um valor estimado.

Esse valor “estimado” de forma muito simplificada serve para verificarmos a condição de ser executado no ano atual ou somente no seguinte (de acordo com a disponibilidade financeira e orcamentaria) ou se for necessario já dar inicio a alteração orçamentária.

No momento dos estudo técnico preliminar é feito uma estimativa das opções identificadas, tambem simples mas normalmente um pouco melhor do que a anterior, até mesmo para fundamentar a opção as decisões tomadas neste momento.
Isso porque estimar da forma ideal todas as opções aumentará o trabalho e o tempo para conclusão.

Para o termo de referencia utilizamos como estimativa uma feita anteriormente.

Após a definição do termo fazemos a pesquisa de preços propriamente dita para estimar de forma mais bem fundamentada e detalhada.
Quase na totalidade das vezes, é necessário fazer uma atualização do valor do termo de referencia pelo obtido na pesquisa de precos, que é o mais exato.

Resumindo, a estimativa vai sendo aperfeiçoada no decorrer do processo conforme vai sendo definido o objeto.

Há variações de acordo com o objeto e valor, sendo que as vezes no início já se pode ter ou ser relevante ter uma boa pesquisa de preços para a tomada de decisões.

Também nada impede de, após ter o termo de referencia, se fazer a estimativa e ter um preço diverso do esperado (anterior). Nesses casos pode ser conveniente fazer alterações no termo de referencia.

Não sei se é o método mais correto, mas espero que possa lhe ajudar.

Atenciosamente,
Gabriel Dubiela

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Se for para formalizar um procedimento, eu definiria que a pesquisa de preços deve ser feita concomitantemente à elaboração do Projeto Básico ou Termo de Referência, porque eles se retroalimentam.

O procedimento ideal é que se faça primeiro uma minuta do Projeto Básico ou Termo de Referência e envie isso junto com o pedido de cotação ou, a partir disso, se faça a pesquisa nos sites e no Painel de Preços. Isso seria o procedimento ideal, mas sabemos que na prática, em alguns casos, o procedimento ideal não atinge o fim da contratação no tempo necessário. Então, nesses casos, é comum que se inicie uma pesquisa de preços apenas com base nos Estudos Técnicos Preliminares ou, até mesmo, a partir de uma ideia vaga da solução.

Acredito que este post e este post esclareçam um pouco do raciocínio.