Prezado,
Um dos motivos que acredito ter levado a ser pedido valor estimado em um momento “estranho” é fortalecer o planejamento e a tomada de decisão. Muitas vezes, o preço, interferirá na tomada de decisão.
Por exemplo, ao comparar a locação e aquisição de computadores, pode ser optado por um deles por ser mais vantajoso no aspecto prático.
Por outro lado o que se considerou mais vantajoso pode custar, considerando o ciclo de vida, dez vezes mais, podendo levar a mudar a decisão.
Onde trabalho decidimos ter diferentes tipos de estimativas de acordo com o momento do processo.
No documento de formalização de demanda (solicitação, pedido, requerimento, etc.) já pedidos que seja informado um valor estimado.
Esse valor “estimado” de forma muito simplificada serve para verificarmos a condição de ser executado no ano atual ou somente no seguinte (de acordo com a disponibilidade financeira e orcamentaria) ou se for necessario já dar inicio a alteração orçamentária.
No momento dos estudo técnico preliminar é feito uma estimativa das opções identificadas, tambem simples mas normalmente um pouco melhor do que a anterior, até mesmo para fundamentar a opção as decisões tomadas neste momento.
Isso porque estimar da forma ideal todas as opções aumentará o trabalho e o tempo para conclusão.
Para o termo de referencia utilizamos como estimativa uma feita anteriormente.
Após a definição do termo fazemos a pesquisa de preços propriamente dita para estimar de forma mais bem fundamentada e detalhada.
Quase na totalidade das vezes, é necessário fazer uma atualização do valor do termo de referencia pelo obtido na pesquisa de precos, que é o mais exato.
Resumindo, a estimativa vai sendo aperfeiçoada no decorrer do processo conforme vai sendo definido o objeto.
Há variações de acordo com o objeto e valor, sendo que as vezes no início já se pode ter ou ser relevante ter uma boa pesquisa de preços para a tomada de decisões.
Também nada impede de, após ter o termo de referencia, se fazer a estimativa e ter um preço diverso do esperado (anterior). Nesses casos pode ser conveniente fazer alterações no termo de referencia.
Não sei se é o método mais correto, mas espero que possa lhe ajudar.
Atenciosamente,
Gabriel Dubiela