Em que momento é feita a pesquisa de preços em seu órgão?

Prezados, bom dia.

Após trabalhar certo tempo com pesquisa de preços, noto que existem diferenças quanto ao momento em que se é feita a pesquisa de acordo com o órgão ou esfera de atuação.

Aqui em meu órgão (estadual), ocorre a elaboração do ETP e TR pelo setor competente, e após isso eles remetem os autos ao meu setor para pesquisa de preços.

Contudo, no ETP já vem o valor estimado da contratação, e pelo o que pude verificar os órgãos federais costumam fazer a pesquisa de preços no mesmo momento da elaboração do ETP, isto é, o valor que sai no ETP como estimado já é aquele baseado em uma pesquisa de preços.

Como aqui não é assim, muitas vezes o valor da pesquisa de preços diverge do estimado no ETP pelo demandante (e o que prevalece é claro o da pesquisa de preços), e penso que o ideal mesmo é o modelo federal, de realizar a pesquisa concomitantemente à elaboração do ETP.

Em que momento é feita a pesquisa de preços em seu órgão?

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Boa pergunta, @Lucas_Levino

Em geral, há diferenças entre os métodos de pesquisa de preços no ETP e TR. Pelo menos quando o ETP é elaborado para avaliar soluções potenciais.

No ETP, espera-se uma pesquisa de preços preliminar, que ajude a decidir qual solução é mais vantajosa e se a contratação é viável. O preço preliminar pode vir a ser refinado depois, no TR.

Na verdade, desde o DFD/DOD (ou mesmo no PAC), já deve existir estimativa preliminar, com uma expectativa geral de gasto em relação à solução preliminar que se espera contratar. Essas estimativas, feitas pelo requisitante ou demandante, levam em conta um preço referencial preparatório. Para isso, existem fontes diversas: tabelas de fabricantes, preços fixados pelo governo, pesquisa na Internet, em sites especializados, banco de preços, comércio eletrônico reconhecido, valores históricos, e cotações com fornecedores.

Essa pesquisa preliminar servirá de base para o ETP, que poderá trazer outras soluções para análise e, igualmente, exigirá estimativas preliminares de gasto para cada alternativa avaliada.

Lembrando que essas estimativas no ETP devem levar em conta, além do fator “preço” da solução, os custos do ciclo de vida, conforme exige, agora, explicitamente, a Lei n. 14.133/21, além dos custos operacionais envolvidos. Um exemplo excelente desse nível de análise é o ETP da compra centralizada de computadores e notebooks pela Central de Compras em 2020, que levou em conta o custo com energia elétrica de cada tipo de equipamento avaliado.

Escolhida a solução no ETP, passa-se ao TR, no qual serão definidas detalhadamente as especificações, quantitativos e encargos, o que pode exigir refinamento da pesquisa preliminar, levando em conta, espera-se, a avaliação de riscos, com base, por exemplo, na metodologia da Curva ABC, para definir prioridades e nível de tratamento apropriado aos itens demandados. As fontes de preços referenciais podem ser as mesmas da etapa preliminar, mas, agora, espera-se que seja adotado o conceito de “cesta de preços aceitáveis”, procurando diversificar ao máximo as fontes de referência, empregando análise crítica e tratamento estatístico dos dados, com objetivo de desprezar valores distorcidos e definir um preço de referência com o rigor técnico proporcional ao risco da contratação.

O TCU, no “Guia de Boas Práticas em Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação – Riscos e Controles para o Planejamento da Contratação”, aponta que contratações mais simples, tipo a compra de poucos pen drives, representa baixa complexidade, sendo suficiente uma estimativa preliminar para balizar a aquisição. Mas quando a coisa envolve grande escala, especificação complexa ou condições de fornecimento incomuns, tipo milhares de pen drives personalizados, para serem entregues em diversos locais, a pesquisa preliminar serve para avaliar a viabilidade da contratação, mas exige refinamento adequado na elaboração do termo de referência ou do projeto básico.

Espero ter contribuído.

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Realizamos na fase de elaboração do ETP.

No meu órgão, a unidade demandante inicia o processo informando o valor estimado no ETP ou TR. Esse valor é baseado no preço atualizado da última contratação ou em pesquisas na internet, conforme o objeto. Em seguida, o processo é encaminhado ao setor de compras, que realiza a pesquisa de mercado e retorna a informação para a unidade requisitante atualizar o TR com o valor de referência obtido.

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Aqui também é exatamente assim. Gostaria de entender como os colegas do federal fazem a pesquisa de preços no meio da elaboração do ETP, deve ser bem dinâmico.

Então não há um setor específico para pesquisa de preços por aí? O próprio demandante faz a pesquisa?
Como vocês fazem a pesquisa se ainda não há um TR pronto? Pra, por exemplo, solicitar proposta de fornecedor (se for o caso)?

Eu atuo em Câmara Municipal, nós temos uma comissão de planejamento de contratações que é responsável por elaborar o ETP, após elaboração do ETP é encaminhado ao nosso setor de compras, nós elaboramos a Pesquisa de Preços e fazemos o Termo de Referência.

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A pesquisa de preços do ETP é uma estimativa. A pesquisa de preços para a licitação mesmo nós fazemos após a elaboração do ETP. Os valores que foram definidos no ETP ficam pra trás e só assinamos o TR com os valores obtidos na pesquisa de preços.

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Vou tentar resumir como funciona aqui, mas antes já indico que a explicação do Prof. Franklin já foi bem elucidativa em relação aos momentos e formas de se obter preços: Em que momento é feita a pesquisa de preços em seu órgão? - #2 de FranklinBrasil

Aqui onde trabalho, assim que formalizado o DOD ou DFD é designada a Equipe de Planejamento da Contratação (EPC), com um integrante demandante, um técnico e um administrativo. É ela quem vai realizar, entre outras coisas, a pesquisa de preço. Então não, não temos um setor específico para fazer essa pesquisa. Como a EPC conta com pessoas com diferentes formas de conhecimento, em conjunto vão pesquisar o que é melhor para atender a demanda, com os melhores critérios técnicos e atendendo as normas.

Como apontado, durante o ETP na verdade o que se faz não é bem uma pesquisa de preços, mas sim apenas ter um preço referencial preliminar de cada solução encontrada. Num exemplo bem simplificado, se a demanda é transporte de servidores, serão pesquisadas diferentes formas de se atender a isso: comprando veículo e tendo motorista; fazendo a locação só de veículo e usando motorista do quadro; fazendo locação de veículo com motorista; e utilização de serviços de transporte pago por trajeto.

Para comparar as soluções, vamos pegar um preço estimado de cada uma dessas soluções. Ao se decidir qual delas melhor atenderá a demanda, aí parte-se para a definição dos termos da contratação no TR e para o refino do preço estimado com a Pesquisa de Preços, mais detalhada, com método e com maior quantidade de fontes possíveis.

E o grau de profundidade de ambas as coletas de preços vai depender da complexidade de cada objeto, das fontes de preços disponíveis, etc.

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Compreendo Alex. É bem interessante esse modelo de EPC pra cada contratação, gostaria de ver isso implementado um dia por aqui onde trabalho. Obrigado!

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Aqui é formada uma equipe de planejamento de contratação, que o demandante faz parte, junto a um membro com conhecimento técnico que realiza essa pesquisa.

Não existe um momento único pré-estabelecido. Muitas vezes a pesquisa deve ser feita a partir de quando o restante do termo de referência estiver pronto, como casos em que é necessário orçar com fornecedores, especialmente serviços sem mão de obra dedicada.
Parece até uma questão óbvia que por vezes o termo de referência deve ser o insumo para a pesquisa de preços, e por conseguinte, sendo o ETP etapa preliminar, neste caso não deveria constar no ETP ou este tratar o valor estimado de forma similar ao valor estimado quando da demanda no plano de contratação anual (que no caso é elaborado no ano anterior). Acontece que na esfera federal, órgãos que compõe o SISG, temos o ETP digital com o campo valor como obrigatório na seção “estimativa do valor da contratação”. A partir disso, o mais comum que vejo é ele ser alterado após o TR e pesquisa de preços elaborado (isso quando não é feito o ETP posteriormente, o que demonstra uma disfunção comum no uso do instrumento de planejamento). Talvez a alternativa seria colocar o valor estimado preliminar, e na parte textual do ETP digital, discriminar que o valor é preliminar e que os valores definitivos constarão no Termo de Referência.
Para complicar mais um pouco, o TCU decidiu em Acórdão (2273/2024-TCU-Plenário) que a Lei 14.133/2021 não exige a inclusão do Estudo Técnico Preliminar (ETP) como anexo do instrumento convocatório nas licitações (justamente por essa divergência de pesquisa de preço preliminar do ETP com o orçamento do Termo de Referência).
Apesar disso por um lado parecer complicar na questão de que os próprios modelos da AGU já fazerem referência aos Estudos Técnicos Preliminares, tornando incoerente citá-los no termo de referência e não publicá-los -, por outro lado reforça o que mencionei quanto ao momento da pesquisa de preços, que traz a concordância do que está estabelecido desde a época da IN SEGES nº 05/2017, onde é feito o ETP e este segue para a área requerente elaborar TR e pesquisa de preços.
Para finalizar, vou trazer a definição inicial de termo de referência, trazida lá da legislação anterior, do Decreto nº 5.450/2005, Art. 8º:
" § 2º O termo de referência é o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar avaliação do custo pela administração diante de orçamento detalhado, definição dos métodos, estratégia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado, cronograma físico-financeiro, se for o caso, critério de aceitação do objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva".