Estou trabalhando no setor de compras e licitações há aproximadamente 6 meses. O órgão em que presto serviço é uma pequena prefeitura do interior de estado. Aqui, como acredito que seja nos demais órgãos, passou da porta para dentro do setor “tudo é urgente”. Todavia, nos últimos dias isso têm se agravado, mais e mais demandas. Desta feita, gostaria de saber da vivência e opinião dos senhores, em seus órgãos existem prazos para as licitações acontecerem? Por exemplo: Enviou-se documentação para uma concorrência eletrônica de obras e serviços de engenharia o setor terá 30 dias para analisar e lançar o edital ou solicitar demais docs.
Ainda, nosso município está em fase de preparação do PCA, não possuindo ainda.
Acho que prazos dependem do processo e da organização interna do órgão. Tem lugar que a licitação recebe a documentação toda e só precisa elaborar o edital, tem lugar que precisa auxiliar até na elaboração do DFD e fazer sozinho ETP e TR de assunto técnico fora do mister do servidor e do setor.
Acho que quando o componente técnico do planejamento é retirado da responsabilidade da equipe de licitações, justifica-se que os prazos para análise e publicação sejam mais curtos. Mas precisa estar em conformidade com a força de trabalho e o volume de demandas, obviamente.
Sobre prazos, em tese o PCA deve prever quando a demanda deverá ser contratada. Então caberia aos participantes do processo de contratação organizar o cronograma de trabalho para executar as demandas a tempo. O problema é quando o PCA é construído sem nenhuma lógica além do “quero assim que der” pra todas as demandas que não sejam as que irão substituir os contratos vigentes e vincendos, e sem considerar a capacidade de processamento das demandas ou a definição dos responsáveis por cada etapa do processo.
Uma sugestão que costuma funcionar é fazer um esforço sobre-humano e usar parte de tempo, que você já não tem, para desenhar o processo dentro do seus órgãos com tempos, movimentos, responsáveis e demandas ativas.
Ao organizar, vai ficar claro para quem está pedindo que determinados prazos são inviáveis e até impossíveis. Ainda, acaba ficando para ele decidir o que você vai ter que parar para dar conta do que está sendo pedido a mais.
O descrito é um embrião do que um dia pode vir a ser a Gestão de Capacidade. Você pode começar com o Bizaggi, Gantt ou até mesmo com o Excel.
Quando não nos organizamos minimamente, os outros farejam e se aproveita do nosso caos. E não adianta sonhar que a solução virá de fora, infelizmente.
A realidade de pequenos municípios e totalmente diferente das demais, inúmeros cargos políticos sem nenhum fundamento ou vontade que acham que é obrigação do setor de licitações fazer tudo e que só eles tem urgência.
A algum tempo eu trabalhava com o cronograma de estimativa de prazos:
*
INICIO A PARTIR DA ENTREGA DO DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DE DEMANDA, COM OS RESPECTIVOS ITENS E QUANTIDADES A SER ADQUIRIDOS.*
ELABORAÇÃO DE ETP ENTREGUE PELO SETOR REQUISITANTE OU 5 DIAS
PESQUISA DE PREÇOS ENTREGUE PELO SETOR REQUISITANTE OU 20 DIAS
ELABOR. DE TERMO DE REFERENCIA ENTREGUE PELO SETOR REQUISITANTE OU 5 DIAS
ELABORAÇÃO DE EDITAL 5 DIAS
PARECER JURÍDICO 5 DIAS
PUBLICAÇÃO 10 DIAS ÚTEIS MEDIANTE DISPONIBILIDADE DE CALENDÁRIO
HOMOLOGAÇÃO / EMISSÃO DE CONTRATOS 5 DIAS
PRAZO ESTIMADO PARA DISPONIBILIDADE DE COMPRAS 60 DIAS MEDIANTE DISPONIBILIDADE DE CALENDÁRIO.
Isso seria de base ao setor requisitante para ao menos planejar as contratações, se este tivesse urgência eu cobrava que emitisse os documentos sobre sua responsabilidade e assim poderia diminuir 30 dias no prazo do processo.
Mas a incompetência nem sempre estava disposta a fazer o mínimo, e de repente as urgências já não eram tão urgentes assim ao ponto de elaborar os documentos para acelerar o processo.