Outro elemento do tipo Projeto Mágico é a estimativa de quantidades, a relação entre a demanda prevista e a quantidade de bens ou serviços que serão contratados, acompanhada dos critérios utilizados para essa mensuração, documentação comprobatória, fotografias, entre outros.
O TCU tem recomendado às Entidades da Administração Pública que “façam constar no Projeto Básico dos processos licitatórios justificativa detalhada da necessidade dos bens e serviços a serem adquiridos, com demonstrativo de resultados a serem alcançados em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis, de acordo com o previsto no art. 2º, inciso III, do Decreto nº 2.271/1997” (Acórdão TCU nº 669/2008 – Plenário).
|
Independentemente do bem a ser adquirido ou da natureza do serviço a ser prestado, a entidade deve justificar como estimou a quantidade a ser contratada, baseada em dados empíricos e objetivamente comprovados. Podem ser utilizados relatórios estatísticos de consumo médio, mapas de acompanhamentos, memória de cálculo, histórico de consumo, demandas reprimidas, expectativas de alteração na demanda futura, estoque atual, referência técnica, etc.
Dessa forma, é recomendável que a equipe de planejamento da contratação defina método para estimar as quantidades necessárias e documente a aplicação do método no processo de contratação.
Uma fraude que pode ocorrer na elaboração do Projeto Básico ou Termo de Referência consiste na estimativa de quantidades muito superiores às reais necessidades dos quantitativos de cada item a ser adquirido pela entidade, contrariando o art. 15, §7º, inciso II, da Lei 8.666/1993, os artigos 5º e 6º, do Decreto nº 7.892/2013, bem como a jurisprudência do TCU, a exemplo do Acórdão nº 694/2014-Plenário.
A respeito da superestimativa de quantitativos no âmbito de processos licitatórios, em razão da sua importância e particular clareza sobre o tema, apresentamos a seguir trecho do voto condutor do Acórdão TCU nº 331/2009-Plenário:
Inadmissível que a própria Administração reconheça como legítima a superestimativa de quantitativos de serviços como forma de margem de segurança para eventuais distorções. Assiste total razão à Secob nesse ponto. Em hipótese alguma a insuficiência do projeto básico justifica a adoção de ato incompatível com os princípios da legalidade – por absoluta falta de amparo na Lei de Licitações – e da eficiência, ensejador de expedição de determinação ao Órgão para que proceda a sua anulação, sem prejuízo da aplicação de multa aos Responsáveis que lhe deram causa. (Grifo nosso).
Conforme item 9.3.4, do Acórdão nº 694/2014-Plenário do TCU, a definição das unidades e das quantidades a serem adquiridas deve ser efetivada em função do consumo e da utilização prováveis, cuja estimativa deve ser obtida, sempre que possível, mediante adequadas técnicas quantitativas de estimação, nos termos do art. 15, §7º, inciso II, da Lei nº 8.666/1993.
Ao superestimar quantitativos no âmbito do sistema de registro de preços, por exemplo, o gestor não observa os princípios da boa-fé e da confiança, uma vez que induz a empresa fornecedora à falsa expectativa de contratação e, ainda, pode frustrar a competitividade do certame, ao inibir a participação de fornecedores capazes de oferecer quantitativos menores do bem a ser adquirido.
…
A falta de transparência quanto ao regime efetivo das futuras compras também pode contribuir fortemente para afastar interessados. Imagine participar de um certame para registrar 100.000 cadeiras a serem potencialmente fornecidas ao longo de 12 meses, sem ter qualquer segurança se, de fato, alguma unidade será requisitada, ou se todas as unidades podem ser solicitadas de uma vez. Não há como se preparar para “fornecimentos-surpresa” como esses.
É urgente o aperfeiçoamento dos mecanismos de planejamento, transparência e programação de compras dos órgãos públicos, como forma de ampliar a competitividade e a relação de confiança com o mercado fornecedor.