Oi, Fábio.
Modelagem e precificação são pontos fundamentais dos serviços terceirizados. A começar pela grande estratégia da contratação. Hoje, defendo a modelagem integrada, popularmente conhecida como Facilities. Conceitualmente, seria mais apropriado chamar de Facilities Management e eu tenho defendido um conceito um pouco mais amplo, de Gestão Estratégica da Ocupação.
De qualquer forma, com a Lei 14.011/2020, passou a ser expressamente permitido contratar, de forma integrada, serviços relacionados com o gerenciamento e manutenção do imóvel, incluído o fornecimento dos equipamentos, materiais e outros serviços necessários ao uso do imóvel pela administração pública.
Exemplo parcial desta modelagem é o Edital de limpeza do TCU de 2020, que juntou limpeza, resíduos, lavanderia, dedetização e jardinagem.
Outro exemplo, ainda mais abrangente, foi o Edital do Sebrae/DF, de 2019 (Fixos: manutenção geral, automação, refrigeração, brigada de incêndio, copeiragem, garçonaria, mensageria interna, mensageria externa, recepção, limpeza, jardinagem; Por demanda: locação de equipamentos, marcenaria, serralheria, laudos de ar e água, gesso acartonado, dedetização, chaveiro, piscineiro, design/ arquitetura, pintura, impermeabilização, consultoria fabricante, atualização software)
Há vários outros exemplos de contratos integrados, com modelagens variadas, especialmente em relação aos materiais e insumos.
Uma abordagem possível é essa que você citou. Listar um conjunto de materiais potencialmente utilizáveis, reservando verba para seu ressarcimento. Ou citar principais materiais que podem vir a ser usados, sem deixar limitado.
Há abordagens diferentes quanto ao preço a ser pago. Alguns, definem esse preço previamente, no edital ou na proposta do fornecedor. Outros, estabelecem procedimentos de aferição do preço no momento da demanda, como, por exemplo, exigindo que a contratada apresente 3 orçamentos. Outros, ainda, estabelecem a tabela Sinapi como parâmetro de preços.
Como tudo em termos de opções, há vantagens e desvantagens, riscos e controles diferentes em cada abordagem. E custos, também.
O que tenho defendido: pensar nos custos administrativos de controlar todo e qualquer material em modelagem sob demanda. Será que vale mesmo a pena exigir prévia aprovação e custosos procedimentos de orçamentação para todos os materiais? De qualquer tipo, de qualquer natureza, de qualquer patamar de custo?
Eu gosto particularmente da abordagem adotada em uma contratação da Petrobras. Ali, a CONTRATADA deverá fornecer os materiais de consumo, aplicação, ferramentas, utensílios e equipamentos, necessários a execução de todos os serviços objeto deste contrato.
Mas há distinção entre (a) Materiais de Consumo e (b) Materiais de Aplicação.
De consumo são materiais cuja durabilidade é indicada pelos fabricantes (p.ex., lâmpadas e filtros) ou que costumam sofrer desgaste natural (p.ex.: torneiras, sifões, válvulas de descarga, disjuntores, fusíveis, contatoras, grelhas de insuflamento do sistema de ar condicionado e sobressalentes indicados nos manuais dos fabricantes). São: (a) materiais e demais insumos utilizados corriqueiramente na execução dos serviços gerais (conservação e limpeza) e nos serviços técnicos (manutenções, operação predial, SMS, alterações de leiaute); (b) peças, componentes e produtos de utilização rotineira e que passam a integrar o sistema, equipamento ou instalação, em substituição aos componentes já existentes, em razão de desgaste natural, mau uso ou quebra.
Todos os materiais de consumo serão fornecidos pela CONTRATADA, devendo estar previsto em seus custos.
De aplicação: são materiais utilizados para fins específicos não rotineiros, tais como peças sobressalentes e de reposição para equipamentos, máquinas e materiais específicos utilizados nos serviços de apoio e manutenções em geral. São materiais que integram diretamente os sistemas, equipamentos e instalações, cuja substituição não é habitual ou não é possível prever, seja pela falta de dados precisos de vida útil estimada ou pelo alto investimento necessário à sua substituição.
Na modelagem da Petrobras, todos os materiais de aplicação com valor unitário até R$ 10 mil serão fornecidos pela CONTRATADA, devendo os mesmos estar previstos em seus custos. Para os materiais de aplicação com valor unitário acima de R$ 10 mil, poderão ser fornecidos pela CONTRANTE ou pela CONTRATADA, a critério da Fiscalização.
Caso a Fiscalização solicite que a CONTRATADA forneça os materiais de aplicação acima de R$ 10 mil, as peças serão pagas por ressarcimento.
Quanto ao PREÇO a ser praticado para esses materiais acima de R$ 10 mil, eis o procedimento:
1. Apresentar relação detalhada dos materiais a serem utilizados, incluindo prazo, condições de fornecimento e preços
2. Realizar as cotações de preços com, no mínimo, 03 (três) fornecedores proponentes do ramo, para aquisição dos materiais.
3. Os valores a serem adquiridos devem passar por aprovação da Fiscalização, a qual pode buscar preços no mercado, caso seja de seu interesse, para balizar as informações apresentadas pela CONTRATADA ou mesmo adquirir esses materiais através de sua área de Suprimento.
4. Após autorização para aquisição dos materiais, a CONTRATADA deve apresentar à Fiscalização relatório da aquisição com propostas, certificado de garantia (onde couber), notas fiscais e outros documentos pertinentes.
5. A nota fiscal referente ao fornecimento de materiais deve ser emitida pela CONTRATADA em nome da CONTRATANTE. Para tanto, a empresa CONTRATADA deverá possuir sua inscrição estadual, conforme legislação vigente.
6. Os valores a serem considerados para fins de medição e pagamento dos materiais de aplicação são aqueles apresentados quando da realização dos 03 (três) orçamentos e balizados nos valores de mercado, não sendo previstos nenhum tipo de acréscimo, exceto tributos inerentes da compra.
7. Para aquisição de materiais classificados como RQT (Requer Qualificação Técnica), a CONTRATADA deverá consultar apenas os fornecedores cadastrados e qualificados na CONTRATANTE, sendo que tal relação deve ser apresentada pela Fiscalização. Quando se tratar de peças ou componentes de equipamentos, deve ser seguida a especificação técnica e recomendações do fabricante do equipamento.
8. Em caso de existência de apenas um fornecedor para atendimento local, a CONTRATADA deverá apresentar carta de exclusividade do mesmo, emitida pelo fabricante do equipamento.
O que eu destaco dessa modelagem: controles proporcionais ao risco, como é determinado no art. 14 do DL 200/67 e na IN MP/CGU n. 01/2016 e no Decreto 9.203/2017.
O risco, nesse caso, foi considerado alto quando a peça ultrapassar R$ 10 mil. Isso é a realidade da Petrobrás. Pode ser adaptado a cada órgão contratante.
Mas o fato é que, abaixo desse patamar de risco, foi considerado que não valia a pena ficar pré-aprovando valores dos materiais de aplicação e isso entraria no risco da contratada, que teria que precificar a estimativa de gastos na sua proposta e embutir no preço.
Veja que isso reduz enormemente o custo administrativo de gestão contratual.
Conheço casos em que todos os materiais são previamente aprovados pelo contratante. É um caos. Atrasa o serviço, exige um esforço danado e consome recursos do quadro próprio que a organização em geral não tem. Eu não recomendo.
E outra coisa que acho muito bom nesse modelo da Petrobras: ela PODE buscar outros preços de mercado além daqueles que a contratada trouxer. Isso dá liberdade para que a fiscalização adote ou não controles adicionais, se julgar necessários.
Enfim, ficou imenso esse texto, mas é que o tema modelagem é um dos considero mais relevantes em contratações de serviços. E há tantas possibilidades!
Espero ter contribuído.