DÚVIDA: Pregão de limpeza - atestado e materiais

NELCA
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Pessoal, trabalho em um Campus de IF e estamos com algumas dúvidas para fechar o entendimento da modelagem do pregão eletrônico a contratar nova empresa para prestação de serviços de limpeza, conservação e asseio. Agradeço se os nobres colegas poderão nos auxiliar com 4 apontamentos:

  1. Considerando que a presente contratação não se dará por postos e sim pelo resultado da relação da área a ser limpa versus produtividade versus frequência, optamos por exigir a comprovação de capacidade técnica por área e não por postos. O valor mínimo considerará metade de nossa área a ser limpada. Estaria correto esse entendimento na opinião de vocês?

  2. Considerando que, na presente contratação, a Contratada é que deverá fornecer os materiais de limpeza, há a obrigatoriedade de a Administração/Fiscalização cobrar a Nota Fiscal de compra dos materiais de limpeza pela Contratada para conferir o valor efetivamente pago pelos materiais mensalmente?

  3. Considerando que, na presente contratação, a Contratada é que deverá se responsabilizar pelos materiais de limpeza e equipamentos, há a obrigatoriedade de a Administração fiscalizar a efetiva entrega dos materiais de limpeza e dos equipamentos ao nosso Campus?

  4. Considerando que, na presente contratação, a Contratada é que deverá se responsabilizar pelos equipamentos, há a obrigatoriedade de os equipamentos permanecerem efetivamente no Campus diariamente ou a Contratada poderá gerenciar a logística dos mesmos?

Agradeço antecipadamente caso algum colega possa adicionar à discussão.

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@Karine_NB,

Vou dar meus pitacos iniciais, mas incentivo fortemente aos demais colegas a postarem as suas contribuições também.

1 - Em que pese a quantificação do objeto e a fiscalização se dar por área a ser limpa, o maior custo deste contrato é a mão de obra. E é por isto que, mesmo sendo quantificado e fiscalizado com base na área a ser limpa, para este contrato é sempre utilizada planilha de composição de custos, para analisar a composição detalhada de custos com a mão de obra. Sendo assim, e com base no entendimento reiterado do TCU de que essa atividade não é especializada, com o qual eu concordo, eu exigiria a comprovação de qualificação técnica operacional em relação à gestão de mão de obra em geral, e não em relação a metros quadrados limpos. Teria que justificar muito bem para exigir comprovação de prestação de serviços específico não especializado.

2 a 4 - Como já dissemos diversas vezes aqui no Nelca nesses mais de dez anos de existência, a planilha é um artefato meramente referencial, e não pode ser usada para aferir o valor a ser pago à empresa. Não é uma lista de compras e sim uma planilha ESTIMATIVA. Se a empresa estimar um custo X e gastar mais, o órgão nunca via pagar a mais. E se ela gasta a menos, não se deve usar isto como razão para efetuar glosas na fatura. A planilha não se confunde com o Instrumento de Medição de Resultados - IMR. Este sim, serve para definir o valor a ser pago. Não a planilha.

Mas… no entanto, precisamos nos certificar periodicamente de que as estimativas estão corretas, e que os custos são renováveis ou não para o próximo período de contrato. Ou seja, no momento de renovar o contrato cabe sim analisar se os custos estimados foram de fato incorridos. E neste momento faria sentido pedir comprovantes de custos, como é o caso de materiais. Isto serviria de base para renegociar a planilha do contrato, mas nunca para definir o valor a ser pago à empresa a cada mês.

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Oba, oportunidade de DISCORDAR do @ronaldocorrea! Não posso perder essa chance, ainda mais pra tratar de limpeza! :slight_smile:

1 - Atestado de área x postos.
Aqui vai a minha especial discordância com o Ronaldo. Ele disse que concorda com o TCU de que limpeza não é atividade especializada.

Há tempos venho defendendo exatamente o contrário. Para ilustrar, sugiro a leitura desse tópico do Nelca 1.0, de 2015 (lá se vão 7 anos, já!). Ali, explique que a limpeza envolve muito mais do que gerenciar pessoas. É um conjunto de planos, tarefas, metodologias, tecnologias, insumos. Infelizmente, a visão geral ainda parece tender a interpretar esse serviço como algo simplista e genérico.

Enfim, resumidamente, se o modelo de contratação que se está desenhando vai além da mera disponibilidade de mão de obra, sugiro fortemente a exigência de experiência prévia em LIMPEZA de área em condições similares ao que se está licitando, atentando para a lógica de limitar tal experiência às parcelas, simultaneamente, mais complexas e de valor relevante.

Para exemplo prático dessa lógica, sugiro o Edital de Limpeza da Central de Compras, que exigiu pelo menos 3 anos de experiência mínima em limpeza, com desempenho satisfatório, em pelo menos 64.900m² de áreas “internas” (50% da área de escritório a ser contratada)

Outros exemplos são os Editais de Limpeza do TCU, como o Pregão 43/2020 e o Pregão 30/2021.

No Pregão 43/2020, foi exigida experiência em limpeza, em áreas internas e externas, equivalentes ou superiores a 67.000m² + 3 anos em “limpeza ou de quaisquer serviços com dedicação de
mão de obra”

No Pregão 30/2021, exigiu-se 3 anos em “serviços terceirizados” + limpeza em diversas áreas mínimas:

  1. Áreas Internas, limpeza diária, 22.000,00 (m2);
  2. Áreas Externas, limpeza diária, 23.3800,00 (m2);
  3. Esquadrias Externas sem equipamento especial, 10.000,00 (m2);
  4. Fachadas Envidraçadas com equipamento, 10.400,00 (m2).

2-4. Fiscalização de materiais e equipamentos
Depende da modelagem que se busca concretizar. É para ser realmente um serviço por desempenho (em que o contratante define o RESULTADO pretendido) ou mais para o formato tradicional de verificação dos meios (em que o contratante define previamente COMO o serviço deve ser executado)?

Aqui preciso concordar, ao menos em parte, com o Ronaldo. Se vamos contratar desempenho, resultado, a planilha é realmente estimativa e a efetiva execução somente interessa do ponto de vista dos resultados mensurados pelo IMR ou algum aspecto adicional de qualidade eventualmente avaliado na fiscalização.

Mas há muitos modelos possíveis e não descarto a hipótese de contratos em que há preocupação com a comprovação detalhada dos insumos utilizados.

Exemplo disso foi a mudança de paradigma na contratação de limpeza do TCU em Brasília. No Pregão 43/2020, previa-se liberdade da contratada para executar, incluindo metodologia, materiais e equipamentos (que não tinham obrigação de uso exclusivo). Previa-se apenas fiscalização da qualidade dos materiais. Diferentemente, no Pregão 30/2021, previu-se os materiais seriam pagos por utilização, em funcão do consumo efetivo.

Então, resumidamente, o tratamento a ser dado a insumos, sejam materiais ou equipamentos, depende essencialmente do modelo efetivo de contratação que se está buscando concretizar.

Espero ter contribuído.

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Excelentes ponderações, professor @FranklinBrasil!

Pelo que percebo, a modelagem dessa contratação é determinante para muita coisa. A depender da modelagem, faz mesmo sentido falar em controle de meios, além do controle de resultados. Insumos nesse contrato é um item de custo considerável. A nova lei de licitação até trata da diferença entre contrato de meios e contrato de fim, mas eu ainda preciso estudar mais.

Eu pessoalmente abomino a planilha de custos da forma como a utilizamos hoje para todo e qualquer contrato de terceirização. Virou um monstro!

Da forma como muitos a usam, como “lista de compras”, na hora de fiscalizar o contrato, resulta em uma anomalia que eu até ousaria chamar de “repristinação” da famigerada Administração Contratada, proposta na votação do PL que deu origem à Lei n° 8.666, de 1993, mas felizmente vetada, com uma brilhante justificativa da Advocacia Geral da União.

Mas nesse caso particular da limpeza, além de ter um IMR muito bem desenhado, tem que elaborar uma planilha muito bem feita, para ter um mínimo de segurança quanto ao controle de custos do contrato, especialmente por parte da empresa contratada.

Sem saber com boa margem de precisão os custos a serem incorridos, a empresa contratada, teria dificuldade para bem executar o contrato. E por mais que isso não seja muito comumente levado em conta, a inexecução do contrato de limpeza costuma ser tão prejudicial para a empresa contratada quanto para a Administração. Na nova lei de licitação, me parece ter essa diretriz de que o equilíbrio contratual é para proteger o contrato e não somente o interesse particular da empresa contratada.

Muito obrigado pela excelente discussão, meu amigo!

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Boa tarde, @FranklinBrasil, @ronaldocorrea @ HelioSouza e outros gestores e conhecedores do assunto.

Gostaria de tirar uma dúvida quanto a um contrato de limpeza DEMO com fornecimento de materiais de limpeza (8666) o qual sou atualmente gestora.

Durante a licitação e a gestão anterior desse contrato identifico hoje diversos erros, tanto na planilha estimativa quanto durante a execução contratual. Seguem meus questionamentos para caso puderem me auxiliar serei muitissimo grata:

1. A contratação é por mão de obra com dedicação exclusiva, produtividade foi estimada por área (IN 5/17) mas a medição para pagamento é somente por postos (sem IMR). Durante a execução contratual, por diversos meses a empresa entregou e emitiu a NF com quantidade de itens de materiais de limpeza ACIMA do quantitativo máximo cotado na planilha, porém no momento do fechamento do faturamento mensal era lançado pela gestão apenas o quantitativo máximo e não pagavamos o excedente. Como a antiga gestão nunca efetuou esse controle de requisições ou devolução, somente tomava conhecimento quando do fechamento conferindo as notas fiscais de insumos enviadas. Chegava a falar com o prepostos e encarregados que não era para pedir materiais acima do máximo da planilha, mas não seguiam. No TR está previsto assim:

*14.1.14. MATERIAL DE LIMPEZA, COPA E VEÍCULOS

A despesa mensal estimativa do material de limpeza, copa e veículos foram calculadas com base em levantamento do consumo médio mensal realizado junto às categorias de Encarregados Geral e de Copa da atual CONTRATADA e, nos preços constantes em sites de busca e notas fiscais dos
fornecedores do material de limpeza da Seccional.
[…]
2. A requisição do material será feita pelo Gestor do Contrato, em parceria com os Encarregados Geral e de Copa, no final de cada mês. O material deverá ser entregue à CONTRATANTE até o segundo dia útil de cada mês em suas dependências, no horário de trabalho dos Encarregados Geral e de Copa, acompanhado da respectiva nota fiscal ou outro documento fiscal equivalente, especificando o produto, a marca, quantidade fornecida, valor unitário e total;
3. O ressarcimento mensal, pela CONTRATANTE, da despesa com fornecimento de material de limpeza, lavador de veículos e de copa, será realizado considerando-se o quantitativo efetivamente entregue, constantes das notas fiscais do fornecedor dos produtos, e os respectivos custos unitários constantes da proposta comercial. Assim, para que essa despesa não gere prejuízo à CONTRATADA, inviabilizando sua atividade, e como forma de se garantir a concessão de um futuro pedido de reequilíbrio financeiro em razão de alteração de custos, *é fundamental que os custos constantes da proposta vencedora estejam em conformidade com os preços praticados no mercado, considerados a qualidade e rendimento;
4. A relação de material de limpeza, copa e veículos, constante nos Anexos correspondentes, é básica e seus quantitativos são estimados, podendo ocorrer oscilações de consumo durante a execução do contrato, não eximindo, entretanto, a CONTRATADA de total responsabilidade pelo fornecimento de material adicional, porém necessário à perfeita execução dos serviços. Caso haja necessidade de fornecimento adicional de material, o ressarcimento dessa despesa se dará da forma prevista no item anterior, nº 3;
[…]
10. Não poderá ser alterado o quantitativo de materiais definido na Planilha de Materiais, considerando que os parâmetros quantitativos foram elaborados com base na realidade de uso da atual contratação. No entanto, durante a execução do contrato, poderá haver variações mensais de requisição.
11. É frequente a empresa vencedora da licitação, após o primeiro ano de vigência do contrato, solicitar o seu reequilíbrio econômico, alegando alteração dos custos do material de limpeza, sem, contudo, obter êxito, pois se constata que os custos unitários dos produtos constantes da proposta, em sua maioria, estão totalmente desvinculados dos preços de mercado da época, o que prejudica a prova do alegado e, consequentemente, o atendimento do pleito. Com os custos defasados, a CONTRATADA perde o interesse na parceria . Por esse motivo, a Justiça Federal poderá exigir documento fiscal que vincule o custo unitário de um ou mais produtos ao seu respectivo valor constante da proposta, ou de todos os produtos, no caso do material de limpeza das serventes, principalmente, quando essa Planilha demonstrar valor inferior a 12% (doze por cento) do valor estimado da contratação.

Porém só agora o Setor de Contratos do órgão está questionando se os materiais excedentes (não pagos) que constam na nota fiscal foram efetivamente devolvidos vez que não tem sido pagos. Mas como dito, nunca houve esse controle, fui dar conta desse problema só agora.

Estamos fazendo a repactuação agora junto com o reajuste de reequilibrio financeiro aumentando o quantitativo dos itens de materiais que normalmente ultrapassaram nos meses anteriores para sanar o problema. Bem como começamos a solicitar que encaminhem a relação de pedidos pra autorização nossa antes de solicitarem a compra para o mês seguinte.

Por conta disso, agora estamos com esse problema, pensando se teremos que refazer todos os faturamentos anteriores que não pagamos o quantitativo excedente entregue e não devolvido, ou como iremos fazer. Frisa-se que a empresa nunca questionou esse não pagamento dos itens excedentes.

2. Outra questão é que na planilha de custos estimativa na licitação, foi cotado alguns itens como por exemplo o Desinfetante galão 5L com valor muito superior (R$305,00), não sei o que ocorreu na época com quem realizou essa licitação mas observo hoje que vários itens os valores na nota fiscal de insumos que a empresa envia todo mês são muitas vezes metade do que cotamos e que é efetivamente pago pra empresa (que replicou os custos estimados pelo órgão na proposta).
Minhas dúvida é: como podemos proceder para esse reajuste do valor de alguns itens? É possível?

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Olá, @Sniap, tentarei contribuir. Vamos por partes.

  1. Pagamento por material ‘excedente’. Para mim parece bastante claro que deve ser pago o quantitativo efetivamente entregue, seja menos ou mais do que o estimado. É a modelagem definida na contratação. Minha sugestão é negociar com a empresa formalmente, seja para pagar todo o retroativo, parte ou talvez nada, a depender da negociação, considerando que a empresa nunca reclamou. O que eu não recomendo é ficar quieto, tendo ciência da situação. A boa fé nos contratos vale para os dois lados, de quem compra e quem fornece.

  2. Valor unitário a ser pago. Proposto x efetivo. Novamente, conforme as regras do edital (item 3: “O ressarcimento mensal … será realizado considerando-se … os respectivos custos unitários constantes da proposta comercial”) não vejo dúvida de que os pagamentos se referem ao valor unitário proposto, independentemente do preço constante da Nota Fiscal.
    Isso não elimina a possibilidade de negociação, se alguns valores propostos estiverem muito fora da realidade - eu só me preocuparia com os itens realmente relevantes no conjunto total - tomando cuidado de avaliar se não há ‘compensação’, no sentido de que alguns produtos podem estar com preços reais inferiores, como você relatou, mas outros podem estar deficitários. Você não chegou a comentar sobre isso, mas como seria se o papel higiênico fornecido estivesse com preços superiores na Nota Fiscal ao valor vigente da proposta?

Finalmente, recomendo a leitura desse tópico do Nelca, sobre Material de Higiene em Licitação de Serviço de Limpeza e Conservação

Espero ter contribuído.

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