Prezados,
Atualmente estou como integrante no planejamento de uma contratação que tem como um dos itens o uso de Unidades de Serviço em um catálogo de serviços. Tive conhecimento sobre os dois Acórdãos (2037/2019 e 1508/2020) e tentei, na melhor maneira possível, atacar o que foi criticado e recomendado pelo TCU. Não resolve tudo, mas é o que até agora consegui avançar.
Para começar eu parti de algumas premissas, algumas delas vem até dos Acórdãos, sejam elas:
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Ajustar algo que já existe. O catálogo de serviços é um instrumento que todos já têm um bom conhecimento e o que precisa é ser melhorado/padronizado. Criar algo muito inovador poderia levar à descrença do modelo. Além disso, funciona bem para serviços esporádicos.
- Fundamentar e demonstrar o máximo possível os valores que foram escolhidos no catálogo. Ter metodologia de cálculo é primordial.
- Os custos dos profissionais apropriados para os serviços é a base para a estimativa correta dos serviços. É extremamente importante levantar os custos dos perfis profissionais, pois é o maior insumo para as empresas na hora de precificar alguma UST.
1º passo:
Para simplificar estabeleci 3 perfis profissionais para tratar as atividades, sendo um perfil júnior para as de baixa, um pleno para as de média e, por fim, um sênior para as de alta complexidade. Pois bem, qual o custo razoável desses perfis profissionais? Para tanto, construí uma cesta com o salário dos profissionais adequados para cada perfil profissional. É praticamente uma pesquisa de mercado. O resultado seria algo nesse sentido. Abaixo é um exemplo:
Cesta Profissionais ideais Sênior:
- Analista de BI Sênior 11.000,00
- Analista de Sistemas Sênior 10.000,00
- Gerente de Projetos 13.000,00
- Arquiteto de Aplicações 13.000,00
- Auditor/Compliance de IT Sênior 10.000,00
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Média 11.400,00
*Fonte: Robert Half - guia salarial 2020
Cesta Profissionais ideais Pleno
- Analista de BI Pleno 8.000,00
- Analista de Sistemas Pleno 6.000,00
- Auditor/Compliance de IT Pleno 7.000,00
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Média 7.000,00
*Fonte: Robert Half - guia salarial 2020
Cesta Profissionais ideais Júnior
- Analista de BI Júnior 5.000,00
- Analista de Sistemas Júnior 4.000,00
- Auditor/Compliance de IT Júnior 4.500,00
- Média 4.500,00
- *Fonte: Robert Half - guia salarial 2020
Acima consta somente uma fonte, mas é fundamental incluir salários brutos de outras contratações públicas e de outras fontes do mercado. É só um exemplo. Os profissionais também. Outro ponto importante é que os serviços já devem estar delineados para se entender quais os tipos de profissionais são os mais adequados.
2º passo:
Estabelecer o fator-k para cada um dos profissionais e respectivo custo total. Aqui não teve jeito, usei uma planilha de custos para determinar o fator-k de cada um deles e custo total para a empresa. É fundamental fazer para cada um, pois há diferença de acordo com o salário. O resultado foi o seguinte:
CUSTOS TOTAIS ESTIMADOS PARA OS PERFIS PROFISSIONAIS - CIDADE DE REFERÊNCIA BRASÍLIA
Descrição Qtde. Salário de Referência Custo Total Estimado Custo por hora Fator-k
Perfil Sênior 1 11.400,00 24.459,16 138,97 2,1455
Perfil Pleno 1 7.000,00 15.496,13 88,05 2,2137
Perfil Júnior 1 4.500,00 10.403,52 59,11 2,3119
Além disso, com base no custo total estimado para cada profissional, estimei o custo por hora para cada um deles. Esse será o valor utilizado no catálogo para determinar o valor de cada serviço. O TCU cobra isso.
3º passo:
Determinar o custo total do catálogo. Percebam que até agora eu não falei em fator de ajuste. Esse ponto será tratado no passo 4 e não é necessário ainda. Pois bem, o cálculo agora é simples, é só multiplicar a estimativa de horas (falarei em apartado sobre isso adiante), pela estimativa de vezes que irá se repetir durante a vigência do contrato, pelo valor da hora do respectivo profissional (obtido no 2º passo). Lembrando, profissional júnior para serviços de baixa complexidade, pleno para média e sênior para alta.
O intuito é ter o custo total do catálogo:
SERVIÇO CUSTO HORA COMPLEXIDADE QTD HORAS QTD DE EXECUÇÕES-12 M CUSTO UNITÁRIO DO SERVIÇO CUSTO TOTAL DO SERVIÇO`
Serviço 1 59,11 Baixa 24 10 1.418,67 14.186,66
Serviço 2 88,04 Média 24 7 2.113,08 14.791,54
Serviço n ...
Custo total do Catálogo 116.952,10
Observação. Ocultei várias colunas para caber na tela. As outras colunas se referem a outros pontos que o TCU cobra, mas não são relevantes agora. Por fim, mudei a nomenclatura de UST para UES para o meu caso.
4º passo.
Determinar o fator de ajuste (ou ponderação). Esse ponto é fundamental, pois o TCU cobrou muito isso. De onde saiu esse 1, 2 e 3 do catálogo da maioria dos órgãos? Pois bem, o cálculo é simples. É a simples relação dos custos totais de cada profissional com o mais baixo.
Perfil Remuneração Custo total Fator de Ajuste Cálculo
Sênior 11.400,00 24.458,70 2,3510 24.458,70/10.403,55
Pleno 7.000,00 15.495,90 1,4895 15.495,90/10.403,55
Júnior 4.500,00 10.403,55 1,0000 10.403,55/10.403,55
5º passo
Determinar o número de Unidades de Serviço (UES ou UST) do catálogo. Nesta etapa é necessário incluir o fator de ajuste para cada serviço. Agora é só multiplicar: a estimativa de horas X fator de ajuste calculado X quantidade de execuções previstas durante a vigência do contrato.
SERVIÇO COMPLEXIDADE QTD HORAS FATOR DE AJUSTE QTD DE UES QTD EXECUÇÕES 12 M QTD ANUAL DE UES AJUSTADO
Serviço 1 Baixa 24 1,00 24,00 10 240,00
Serviço 2 Média 24 1,49 35,75 7 250,23
Serviço n nnnnn nn nnn nnnn n nnnnn
TOTAL UES (UST) 1.978,51
6º passo
Agora é só determinar o valor justo da Unidade de Serviço. Basta dividir o custo total apurado (3º passo) pelo número de Unidades de Serviço (UES ou UST) (5º passo).
O Quadro resumo ficaria dessa forma:
Quantidade de UES (UST) Estimada Custo Estimado Fator-k Médio Remuneração Júnior Remuneração Pleno Remuneração Sênior
1.978,51 116.952,10 2,1990 4.500,00 7.000,00 11.400,00
Valor de referência da UES (UST):
Preço de UES de Referência (R$) Cálculo
59,11 116.952,10/1.978,51
Como a empresa poderia oferecer preços melhores? Possíveis alternativas?
- Oferecendo salário menor para os profissionais exigidos;
- Fator-k menor, diminuindo lucro da planilha de custo, por exemplo;
- Estimando tempos menores para os serviços;
Outro ponto importante.
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Confesso que a memória de cálculo para o quantitativo de esforço (item 9.1.3.8 do Acórdão 2037/2019) é algo que me intrigou. Possível saída! Quando a descrição é muito genérica e simplista, a estimativa de esforço certamente estará incorreta. O melhor a se fazer é quebrar nas atividades (o TCU pede esse detalhamento) e estimar o esforço para cada uma delas, somar e ter o esforço do serviço final. Exemplo:
Serviço Horas
Implantar Processo de Gerenciamento de Portfólio de Serviços ??????
Como falei, estimar os tempos das atividades ajuda a ter uma maior precisão:
Atividades e Horas para o serviço " Implantar Processo de Gerenciamento de Portfólio de Serviços"
- Levantar dados e informações estratégicas para elaboração da situação atual do processo de Gestão de Portfólio de serviços: 20 horas
- Modelagem da situação atual do processo de Gestão de Portfólio de Serviços: 16 horas
- Validar com o gestor a modelagem da situação atual do processo de Gestão de Portfólio de serviços: 8 horas
- Desenhar/Modelar novo processo para a Gestão de Portfólio de serviços: 16 horas
- Validar o modelo de processo para a Gestão de Portfólio de serviços: 8 horas
- Parametrização da ferramenta com o processo de Gestão de Portfólio de serviços: 16 horas
- Customização da ferramenta com o processo de Gestão de Portfólio de serviços: 24 horas
- Homologação do novo processo de Gerenciamento de Portfólio de Serviços: 16 horas
- Documentação do Serviço de Gerenciamento de Portifólio de Serviços: 12 horas
Total: 136 horas
Serviço Horas
Implantar Processo de Gerenciamento de Portfólio de Serviços 136 horas
O melhor dos mundos seria termos um catálogo de serviços padronizado com os tempos médios para serviços comuns. Algo no estilo “tempos e métodos” da engenharia de produção. Se não me engano o TCU fez essa sugestão no 1508/2020.
Resumindo…
A tentativa foi precificar melhor os serviços com uma metodologia de cálculo que seja possível explicar e seja coerente com o principal custo para a empresa. Acho que no fundo, o catálogo de serviço nasceu dessa forma, mas com o tempo as coisas foram se perdendo e o modelo foi desvirtuado.
