Gostaria da opinião de vocês a respeito dessa questão organizacional que me fora trazida recentemente.
Alguns contratos que temos aqui, como acredito que deva ter também em outros órgãos, tem o objeto previsto em quantidade e/ou valores estimados, sendo a execução efetiva fica condicionada à emissão de uma Ordem de Serviço (contrato sob demanda). Muitas vezes, para a emissão da OS, deve ocorrer previamente algum contato da área demandante com a empresa contratada, no sentido de, por exemplo, enviar o orçamento detalhado da OS (por horas de serviço, de peças empregadas na manutenção etc.) para posterior autorização do Ordenador de Despesas.
Acontece que as áreas requisitantes solicitaram que esse contato fique centralizado na figura do Fiscal do Contrato, que ficaria incumbido de intermediar a apresentação desses documentos prévios à emissão da OS. Os Fiscais de Contrato, por sua vez, alegam que os procedimentos não fazem parte de suas atribuições. Nesse sentido, ressalta-se que esses procedimentos “pré-Ordem de Serviço” têm se tornado um problema à medida que as empresas tem falhado em encaminhar os orçamentos e demais documentos nos prazos previstos.
Sendo assim, ficam os questionamentos:
1 - Vocês entendem que essa função seria do Fiscal do Contrato ou do requisitante?
2 - Ainda que seja uma atribuição do requisitantes, vocês entendem que há algum prejuízo à segregação de funções caso seja feito pelo Fiscal do Contrato?
O normativo interno da unidade é que deverá regular. Não há uma fórmula única. No meu órgão, há a figura do “Fiscal Requisitante do Contrato”, o qual, na maioria das vezes, pertence à área demandante. port 37-sef_normas_gestor_fisc_cto_2a_edicao_2020(eb90-n-08.004).pdf (466,7,KB)
Pelo sua descrição entendi que as unidades podem entrar em contato com a contratada diretamente para orçar o valor da Ordem de Serviço e depois encaminhar para aprovação e encaminhamento formal da demanda pelo Gestor do Contrato à empresa por meio da Ordem de Serviço, sem intervenção dos fiscais.
Se esse é o procedimento previsto no modelo de execução do Instrumento Convocatório e do Contrato, em geral, cabe ao Fiscal, entre outras coisas, assegurar que tudo esteja ocorrendo da maneira acordada. No entanto, o modelo de execução pode ser ajustado às necessidades do órgão, já ficando o registro da lição apreendida para os próximos TRs.
Em alguns Termos de Referência, na seção “Fiscalização”, até vem previsto que cabe ao Fiscal:
“Receber as Ordens de Serviços dos Demandantes, avaliar a compatibilidade contratual, registrar, autorizar a execução e encaminhar ao Gestor do Contrato para aprovação (antes de enviar à empresa).”
Depende de como o modelo de execução do serviço a ser prestador foi desenhado. Conforme o objeto também podem existir normas específicas sobre a organização e responsabilidades da fiscalização, como nas contratações de TI por exemplo. Cada órgão também pode ter normas próprias sobre o acompanhamento e fiscalização de contratos.