Fiscalização Setorial

Prezados,
Trabalho em uma universidade e eu sou fiscal administrativa de um contrato centralizado na reitoria. Nenhum dos colaboradores deste contrato trabalha na reitoria, visto que atuam diretamente com os alunos. Todos estão lotados nos campi.

Inicialmente só tinha eu como a fiscal administrativa e fazia todas as análises. Depois foi designada fiscalização setorial técnica e administrativa. E enviei a todos os fiscais setoriais solicitando a análise deles e que informasse o faturamento provisório e eu apenas compilaria as informações para enviar ao gestor da reitoria (ainda há apenas um gestor)

No entanto, está sendo impossível lidar com os 14 Campi. Muitos não enviam a análise, outros questionaram informando que não vão informar o valor provisório que isso é responsabilidade da gestão.

Além disso, a gestão é totalmente inerte, até hoje não solicitou a emissão de notas de 3 meses atrás.

Meus questionamentos são: 1-Eu, como fiscal administrativa da reitoria, sendo que não há nenhum colaborador na reitoria e há fiscais setoriais em todos os setores. Quais são exatamente minhas atribuições, responsabilidades e o que eu respondo?

2- Discordo com a fiscal setorial que informa que o valor provisorio não é dela, e ela não informou o valor. Nesse caso, como Fiscal da Reitoria, como posso proceder?

3- Existe a possibilidade de eu solicitar, mesmo com fiscais administrativos setoriais, realizar por amostragem essa análise e enviar para gestão? Visto que está sendo mais caótico gerenciar a fiscalização setorial do que se eu mesmo fizesse por amostragem. Porém, como há fiscalização administrativa setorial, não sei como proceder.

A situação deste contrato é extremamente caótica, por total inércia da gestão e por resistência da fiscalização setorial, portanto, quero evitar ao máximo problemas nas minhas responsabilidades e gostaria de sugestões.

@Ana_Carolina_Vieira,

Essa é uma situação interna do órgão, que pode ser muito mais facilmente resolvida internamente, junto à autoridade competente que te designou para atuar como fiscal.

A portaria de nomeação obrigatoriamente deve delimitar suas atribuições, de forma até mesmo a individualizar a conduta praticada, garantindo que você responda somente pela parte efetivamente realizou.

As falhas na fiscalização setorial nós campi precisam ser relatadas com urgência para quem nomeou aqueles fiscais, para que se tomem as devidas providências evitando maiores prejuízos para a Administração, especialmente diante do risco iminente da empresa poder suspender a execução do contrato e cobrar atualização monetária dos valores. Eu não sei como é no vosso órgão, mas na PF toda multa por atraso é imputada ao fiscal, que já recebe uma GRU junto com a notificação. Querem atrasar o ateste ou relatório, responde pela parte que lhe cabe na fiscalização.

Lei n° 9.784, de 1999
Art. 14, § 1o O ato de delegação especificará as matérias e poderes transferidos, os limites da atuação do delegado, a duração e os objetivos da delegação e o recurso cabível, podendo conter ressalva de exercício da atribuição delegada.

A obrigação de pagamento é uma das principais diretrizes constitucionais da licitação.

Constituição Federal
Art. 37, XXI - ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações.

Lei n° 8.666, de 1993
Art. 40. O edital… indicará, obrigatoriamente, o seguinte:
XIV - condições de pagamento, prevendo:
a) prazo de pagamento não superior a trinta dias, contado a partir da data final do período de adimplemento de cada parcela;
b) cronograma de desembolso máximo por período, em conformidade com a disponibilidade de recursos financeiros;
c) critério de atualização financeira dos valores a serem pagos, desde a data final do período de adimplemento de cada parcela até a data do efetivo pagamento;
d) compensações financeiras e penalizações, por eventuais atrasos, e descontos, por eventuais antecipações de pagamentos;

Art. 78. Constituem motivo para rescisão do contrato:
XV - o atraso superior a 90 (noventa) dias dos pagamentos devidos pela Administração decorrentes de obras, serviços ou fornecimento, ou parcelas destes, já recebidos ou executados, salvo em caso de calamidade pública, grave perturbação da ordem interna ou guerra, assegurado ao contratado o direito de optar pela suspensão do cumprimento de suas obrigações até que seja normalizada a situação.

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Pessoal, caso seja possível, gostaria de tirar uma dúvida similar à da colega. No órgão no qual trabalho, o processo de fiscalização e gestão sempre foi tratado como uma mera formalização. Há uns dois anos, as funções de fiscal administrativo de todos os contratos foram designadas para mim e mais um colega.

Nós começamos a tentar alterar algumas dessas práticas corriqueiras, adotando os procedimentos da IN n° 05/2017 e outros normativos, já que o órgão não possui regulamentação interna, além do que é disposto nas portarias de designação. Mas nos deparamos com muita oposição, pois antigamente somente existia a figura do “fiscal”, que era responsável por atestar notas e praticamente realizava sozinho as funções de gestão e fiscalização técnica, administrativa e setorial.

Diante dessa situação, tentamos traçar os limites das atribuições e competências, tanto para nos proteger como para tornar o processo de fiscalização mais eficiente, mas não está sendo muito frutífero. Ultimamente, por exemplo, as portarias de designação descrevem como competência do fiscal administrativo as funções que a IN 05/2017 estabelecem para o gestor do contrato (por exemplo, supervisionar e coordenar as atividades de fiscalização, realizar o recebimento definitivo). Sendo que o campo destinado às atribuições do gestor, nessas portarias, está em branco.

Como fiscal administrativo, formalizo no processo todos os problemas decorrentes dessas práticas e apresento, sempre que possível, sugestões para minimizá-las. Diante dessa história toda, fico em dúvida até que ponto a portaria pode destoar tanto da IN 05/2017. Tendo sido designado como fiscal administrativo, seria possível que eu paute a minha atuação estritamente pela descrição das competências fixadas na IN n° 05/2017, não incorporando as determinações da portaria interna em relação ao repasse das atribuições do gestor do contrato?

Obrigado

Aos colegas que, assim como eu, se vêem reféns de entendimentos culturais de suas organizações, compartilho:
Estou usando um fluxograma construído pelo INEP, mas, que recebeu amplo apoio (SEGES e/ou Compras.Gov) que dá melhores contornos aos papéis expressos textualmente na IN 05/2017.

Utilizo o fluxograma com pequenas adaptações ao meu órgão para demonstrar (na maioria das vezes por meio de uma conversa de cavalheiros) aos gabinetes das autoridades que emitem as portarias de fiscalização, melhor prática de delimitação de escopo dos papéis de cada ator do processo.

Os fluxogramas podem ser encontrados aqui.

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@Rodrigo_Furtado!

Como a IN é uma norma expedida pelo órgão central do SISG, ela não tem o condão de definir atribuições de agentes públicos específicos, adentrando na área de legislação de pessoal e nas normas internas de cada órgão, que são atribuição do órgão central do SIPEC. São sistemas distintos e cada órgão tem competência para regulamentar só o seu tema, mas sempre atentando para as normas de organização interna de cada órgão. Cada um tem a sua própria estrutura e não tem como uma IN definir quem faz o que em cada órgão. Isso é responsabilidade do gestor, e toda falha neste sentido deve ser relatada por escrito a ele, para que pelo menos não alegue que não sabia. A culpa in eligendo só é possivel de ser aplicada ao gestor que designa fiscais sem condições de trabalhar, se o fiscal consignar as falhas por escrito e a tempo.

O que a IN coloca é um referencial para a atuação do fiscal e do gestor, mas nem ela mesma exige a separação, prevendo expressamente a possibilidade de acumulação em um mesmo servidor.

Art. 40, § 3º As atividades de gestão e fiscalização da execução contratual devem ser realizadas de forma preventiva, rotineira e sistemática, podendo ser exercidas por servidores, equipe de fiscalização ou único servidor, desde que, no exercício dessas atribuições, fique assegurada a distinção dessas atividades e, em razão do volume de trabalho, não comprometa o desempenho de todas as ações relacionadas à Gestão do Contrato.

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Peço desculpas pela demora em agradecê-los pelos esclarecimentos e sugestões. Foram de grande ajuda. É uma tarefa desgastante a de tentar organizar e aplicar as boas práticas da gestão e fiscalização de contrato em ambientes nos quais você percebe que tais atividades são encaradas pelas autoridades responsáveis como um formalismo desprovido de valor, um mero preenchimento de papel. Mas é isso, é preciso tentar melhor, mesmo que aos pouquinhos. Obrigado.