Eu não consegui entender muito bem qual é a dúvida, mas vou tentar explicar minha percepção sobre fluxos.
Os processos de contratação são instruídos de diferentes formas desde a etapa de planejamento, tanto em razão da forma de seleção do fornecedor quanto em razão do próprio objeto. Nesse sentido, a percepção da área requisitante é importante nesse contexto.
Quando da elaboração do Plano Anual de Contratações - PAC, cabe aos requisitantes incluir as suas demandas no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (art. 5º, da Instrução Normativa Seges/ME nº 1, de 2019). Nesse momento, eles já devem ter ideias iniciais sobre as características da solução, como classificação, quantidades e valores dos bens ou serviços. Nessa primeira fase, tratam-se apenas de estimativas, que estão sujeitas a alterações quando do aprofundamento do planejamento no ano seguinte.
No momento de elaboração do PAC, a área de licitações tem uma atribuição importante de promover diligências para a “agregação, sempre que possível, de demandas referentes a objetos de mesma natureza” e “construção do calendário de licitação” (art. 6º, da Instrução Normativa Seges/ME nº 1, de 2019). A partir daí, já serão verificadas situações que indicam a realização de licitação ou dispensa com base no valor, bem como a necessidade de constituição de uma equipe de planejamento da contratação, com ou sem a participação da área de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC.
Tratando-se do processo de contratação em si, já no ano de execução do PAC, o rol do art. 8º do Decreto nº 10.024, de 2020, embora trate de pregão, é um bom referencial do fluxo de um processo de contratação, desde que as adaptações sejam feitas. A lista prevista no art. 72 da nova Lei de Licitações (Lei nº 14.133, de 2021) é outro exemplo do que deve ter num processo que contratação direta.
No processo de contratação, em regra, a área requisitante deve entregar ao setor de licitações, visando a abertura do processo de contratação, os Estudos Técnicos Preliminares e o Projeto Básico ou Termo de Referência, acompanhado da planilha estimativa da despesa ou pesquisa de preços, nos moldes da Instrução Normativa Seges/ME nº 73, de 2020. Existem vários caminhos para chegar a esse resultado, a depender da organização interna do órgão e também da própria solução a ser contratada.
Por exemplo, dentro da estrutura do órgão, podem existir áreas específicas responsáveis pela produção desses artefatos, sendo até mesmo a área de licitações. Já no caso de contratação de serviços e soluções de TIC, as normas aplicáveis preveem a constituição de uma equipe de planejamento da contratação com nítido caráter multidisciplinar.
A despeito dessa possibilidade de organizar, de diferentes formas, as atribuições em regimento interno ou em portaria específica, cabe ter em mente que a ideia expressa no art. 6º, da Instrução Normativa Seges/ME nº 40, de 2020, e do art. 28, § 2º, da Instrução Normativa Seges/MP nº 5, de 2017, é de que o requisitante deve participar dessas etapas. Isso é uma boa prática e tem uma razão de ser: ninguém mais que o requisitante sabe qual solução atenderá suas necessidades e, caso o estudo seja feito sem sua participação, existe um grande risco de a solução escolhida não atender (o que representa um gasto desnecessário).
Quanto aos Estudos Técnicos Preliminares, existem dois adendos importantes. Primeiro, é que a estimativa do valor da contratação exigida nesse documento não é a pesquisa de preços nos moldes da Instrução Normativa Seges/ME nº 73, de 2020. Veja o que diz o FAQ do ETP Digital:
11 - A estimativa do valor da contratação realizada no ETP já é a pesquisa de preços prevista na IN nº 5, de 27 de junho de 2014?*
Não. A estimativa de valor da contratação realizada nos ETP visa levantar o eventual gasto com a solução escolhida de modo a avaliar a viabilidade econômica da opção. Essa estimativa não se confunde com os procedimentos e parâmetros de uma pesquisa de preço para fins de verificação da conformidade/aceitabilidade da proposta.
*Obs.: A Instrução Normativa SLTI/MP nº 5, de 2014, foi substituída pela Instruçaõ Normativa Seges/ME nº 73, de 2020.
Isso remonta a possibilidade de a pesquisa de preços para atendimento à Instrução Normativa Seges/ME nº 73, de 2020, ser feita por outra área da estrutura do órgão que não seja o requisitante. Isso não traria grandes problemas, pois o levantamento do mercado e a escolha da melhor solução já estariam realizadas nos Estudos Técnicos Preliminares, com a participação do requisitante nessa tarefa.
O segundo adendo é que, após o aprofundamento dos estudos sobre a necessidade e a solução, pode-se concluir que a solução apresentada no PAC não seja adequada ou, ainda, que a solução não está contida no PAC. Isso demanda a revisão do PAC no Sistema PGC e a aprovação pela autoridade competente.
Por fim, a área de licitações analisará os Estudos Técnicos Preliminares, se houver, o Termo de Referência ou Projeto Básico e a planilha estimativa da despesa ou pesquisa de preços e providenciará a abertura do processo de licitação, dispensa ou inexigibilidade de licitação. A decisão é da autoridade competente da área de licitações, mas ela será tomada com base no que já está produzido no processo.