Prezado, bom dia!
Só para compreender, qual foi o trâmite que adotou? Você está representando a Prefeitura ou quer realizar a implantação apenas no seu setor?
Não cheguei a operacionalizar a adesão ao SEI, mas não há na resolução obrigatoriedade de número mínimo de usuários, pelo menos de maneira expressa. Mas todos são “unidade macro” do ente: estatais, universidades, prefeituras etc.
Se for para realizar a implantação na Prefeitura, creio que cabe uma regulamentação (provavelmente decreto) sobre o Processo Administrativo Eletrônico.
Em nível de União é o 8539/2015: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2015/decreto/d8539.htm
Apenas a título de exemplo, o de Vitória/ES: Decreto Nº 18088 DE 06/05/2020 - Municipal - Vitória - LegisWeb
Observe como ambos são semelhantes, e regulamentam a operacionalização e a guarda dos dados.
Acredito que antes de pensar em qual solução aderir é preciso verificar qual a regulamentação local. Se for a Prefeitura de São Gabriel/ES, publicar o decreto e aí depois correr atrás da solução. Eu particularmente não conheço uma solução privada voltada à administração pública, tanto que o SEI! praticamente domina o “mercado”, quando não é desenvolvida internamente.