Anexo VIII - B da IN 05/2017

Prezados, bom dia!

Em seus órgãos de que forma tem sido realizada a fiscalização administrativa prevista no Anexo VIII - B da IN 05, em especial quanto ao cumprimento das obrigações trabalhistas?

Na verificação mensal, vocês solicitam às empresas TODOS os documentos ou fazem planejamento para realização por amostragem?

Desde já agradeço pela atenção.

Abraços

Bom dia,

Aqui pedimos todos os documentos mensalmente, entendemos que fica mais fácil para a fiscalização acompanhar mês a mês !

A.te;

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Creio que uma boa prática é fazer a fiscalização por amostragem, de forma que, ao longo der um ano, a folha de todos os funcionários vinculados ao contrato sejam igualmente fiscalizada, minuciosamente.

Isso está até previsto na IN 5/2017-SEGES/MP.

Fiscalizar tudo todo mês não é necessário nem prático.

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Boa tarde. Aqui no Campus tentamos acompanhar mês a mês, mas confesso que é difícil conseguir avaliar e receber toda a documentação cobrada dentro do mesmo mês, a fiscalização administrativa se concentra numa pessoa só e além disso a maioria das Contratadas não enviam toda a documentação solicitada, de uma vez.

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Obrigada, Ronaldo e meninas!!!
Abraços

Priscila,

E seu controle realiza mensalmente algum apontamento como se a ausência de algum documento, tipo folha de ponto, seja irregularidade? Ou a verificação de seus contratos ocorre apenas em auditoria?

Abraços e obrigada por responder.

Estava tudo certo para adotar a fiscalização por amostragem, até a publicação do Decreto nº 9.507/2018, que prevê que:

Art. 8º Os contratos de que trata este decreto conterão cláusulas que:

III - estabeleçam que o pagamento mensal pela contratante ocorrerá após a comprovação do pagamento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e para com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS pela contratada relativas aos empregados que tenham participado da execução dos serviços contratados;

Não tem como atender a isso sem verificar tudo todo mês.

Acredito que a intenção não era essa, mas a redação abriu brecha para entendimentos diversos da Consultoria Jurídica, inclusive quanto a uma certa “revogação tácita” de parte do art. 75, § 2º, da IN SEGES/MP nº 5/2017, que prevê a aplicabilidade da IN 2/2008 no caso de processos autuados em sua vigência, inclusive quanto às prorrogações. Segundo essa linha, aquilo que está previsto na IN SEGES nº 5/2017 e também no Decreto nº 9.507/2018 deve ser adotado em virtude do que diz o art. 16 do decreto, que condiciona a prorrogação contratual ao ajuste às suas disposições.

Agradeço caso alguém puder esclarecer como atender ao art. 8º, inciso III, do Decreto nº 9.507/2018 com base na fiscalização por amostragem.

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Arthur!

A mesma equipe que faz a redação da IN 5, faz a minuta do decreto.

Ao que me consta, não há nenhuma incompatibilidade entre os dois.

Mas confesso que não tive tempo de analisar isso a fundo.

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Ronaldo,

Sei bem disso! Essas matérias ficam a cargo da Secretaria de Gestão.

Por isso disse que acredito que não era a intenção, mas foi o que o Advogado da AGU recomendou.

Então a equipe de compras aqui do nosso órgão (eu e mais dois servidores) fizemos uma análise do Anexo VIII da IN nº 5/2017 e concluímos que há uma certa incoerência entre o item 9 e o 10.5.d.

  1. Para efeito de recebimento provisório, ao final de cada período mensal, o fiscal administrativo deverá verificar a efetiva realização dos dispêndios concernentes aos salários e às obrigações trabalhistas, previdenciárias e com o FGTS do mês anterior, dentre outros, emitindo relatório que será encaminhado ao gestor do contrato.

10.5. Fiscalização por amostragem
a) A Administração deverá solicitar, por amostragem, aos empregados, que verifiquem se as contribuições previdenciárias e do FGTS estão ou não sendo recolhidas em seus nomes.
b) A Administração deverá solicitar, por amostragem, aos empregados terceirizados os extratos da conta do FGTS, os quais devem ser entregues à Administração.
c) O objetivo é que todos os empregados tenham tido seus extratos avaliados ao final de um ano (sem que isso signifique que a análise não possa ser realizada mais de uma vez em um mesmo empregado), garantindo assim o “efeito surpresa” e o benefício da expectativa do controle.
d) A contratada deverá entregar, no prazo de 15 (quinze) dias, quando solicitado pela Administração, por amostragem, quaisquer dos seguintes documentos:
d.1. extrato da conta do INSS e do FGTS de qualquer empregado, a critério da Administração contratante;
d.2. cópia da folha de pagamento analítica de qualquer mês da prestação dos serviços, em que conste como tomador o órgão ou entidade contratante;
d.3. cópia dos contracheques assinados dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários; e
d.4. comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, vale-alimentação, entre outros), a que estiver obrigada por força de lei, Acordo, Convenção ou Dissídio Coletivo de Trabalho, relativos a qualquer mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado.

Quanto aos itens a, b e c do item 10.5, achei até exageradas essas solicitações diretas aos empregados. Confesso que verificar pagamento de INSS e FGTS não é a minha praia, mas alguém poderia me esclarecer como atender o item 9 sem que precise pedir mensalmente a documentação do item 10.5.d?

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Prezada Lindineide, boa tarde.

Meu controle tem apontamentos sim, incluo observações. segue anexo um documento preenchido de checklist administrativo que fui incrementando com o tempo e me dão um norte para cobrar a documentação das contratadas. A maior parte dos contratos peguei no meio do caminho, então não ainda tive como preencher e sinalizar o recebimento de alguns documentos do meu controle, porque estou fiscalizando dali para frente. Esse check list recebi de colegas fiscais da minha Entidade e fui acrescentando itens de documentação conforme os cursos que fui realizando.
Ainda venho reformulando o documento, mas espero que possa aproveitar e adaptar no seu órgão. Preencho o check list todo mês, após o recebimento da NF com os documentos e envio uma listagem de toda a documentação pendente por e-mail para a Contratada. Conforme vou recebendo, vou atualizando o documento e salvo os e-mails trocados para anexar ao processo de fiscalização. Quando a contratada não manda tudo, atesto com ressalva por pendência de documentos ou irregularidades. Em caso de irregularidades ou validades vencidas de documentos, comunico à empresa e dou um prazo de 5 dias para regularização e manifestação.

Abraços,

Check list Fiscalização Administrativa - julho 19 -modelo.xlsx (48.9 KB)

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Prezada,

Segue meu modelo de controle mensal semi preenchido…de repente pode te ajudar.

Abraços,

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Prezada,

Segue meu modelo de controle mensal semi preenchido…de repente pode te ajudar.

Abraços,

Check list Fiscalização Administrativa - julho 19 -modelo.xlsx (48.9 KB)

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Arthur,

TUDO o que está dentro do item 10.5 é por amostragem, como bem esclarece o próprio texto do item 10.5. Assim, as alíneas a) a d.4) são TODAS aplicadas de forma amostral. Note que o texto fala de QUALQUER funcionário e não de TODOS os funcionários.

O porquê disto? É porque a empresa não pode saber quem é exatamente o próximo funcionário que será fiscalizado amostralmente no próximo mês, e ela não pode se negar a comprovar tudo do MESMO funcionário escolhido no mês passado, se assim a fiscalização exigir. Se não, ela já sabendo quem exatamente serão os funcionários auditados, imagina quais serão as únicas folhas de pagamento que sempre estarão corretas? Isto tiraria toda a segurança da fiscalização por amostragem. Para dar certo deve se presumir que a amostra selecionada representa a população toda.

Não vejo incompatibilidade com o item 9, já que ele diz o que deve ser fiscalizado, mas não de quais funcionários. Aí também não diz que deve ser de TODOS.

A exegese correta é compatibilizar o item 9 com a previsão do item 10.5. Fiscalize tudo o que o item 9 exige, na forma amostral prevista no item 10.5.

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Obrigado, Ronaldo, pelos esclarecimentos.

Creio que essa interpretação seja a que mais harmoniza as disposições.

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Excelente, Priscila!!!
Usarei sim sua planilha
Achei super simples, direta e completíssima.

Obrigada.

Ronaldo, Priscila e Arthur,

No meu órgão a situação tomou proporções gigantescas.
Houve uma divisão do Controle Interno criando uma unidade de Apoio a Gestão.
Ocorre que os contratos com D.E.M.O sofrem auditoria mensal.
Solicitamos a contratada TODOS os documentos (relação de funcionários, folhas de ponto, folhas de pagamento, contracheques, comprovante de depósitos, comprovante de recebimento dos auxílios alimentação e transporte, Guias GPS, FGTS, GFIP, relação de férias e rescisões e comprovantes de pagamentos, Certidões que comprovem a regularidade fiscal da contratada) TUDO ISSO MENSALMENTE!!!
Fazemos uma divisão e analisamos, por amostragem, a regularidade da documentação de 2 ou 3 funcionários - todos os meses.
Anotamos algumas inconsistências ( tipo: funcionários esqueceu de bater o ponto) diligências a empresa, FAZEMOS A LIQUIDAÇÃO DA DESPESA, e enviamos para pagamento, após o pagamento o processo é enviado para unidade de “Apoio”.
Lá eles fazem uma verdadeira “operação pente fino”, contabilizam cada centavo dos contracheques, analisam funcionários diferentes do que elegemos para análise inicial, E TUDO VIRA DILIGÊNCIA :crazy_face:
O processo é devolvido para que a unidade gestora faça nova diligência.
Refazemos a diligência, algumas referentes a diferença de DSR, intrajornadas, em valores inferiores a 20,00. Já tivemos que diligenciar a contratada por 0,80.
E tem mais: quando a empresa responde ele acham mais situações e o processo vira um monstro :roll_eyes:
Ser gestor de contratos em meu órgão virou um terror.
Por isso iniciei essa pesquisa. Mas já constatamos que NENHUM ÓRGÃO TRABALHA DESSA FORMA!!!
O resultado de tudo isso tem sido muito danoso para o órgão e a mudança depende da alta administração.
Na última semana o processo de renovação com os Correios ( que tramitou por 5 meses) perdeu solução de continuidade. Porque o “Apoio” cismou que a gestão devia demonstrar a vantajosidade decorrente da categorização dos Correios de que o órgão se encaixava no pacote de ENC. 2.0. Desde o início do procedimento a gestão se pronunciou sobre a regularidade da contratação, inclusive incluindo contratos semelhantes de órgãos da mesma esfera.
Não adiantou!!!
Estou relatando tudo isso ( duas situações) para que vcs façam uma ideia do que tem ocorrido.
Sou chefe de uma unidade de gestão e atualmente gerimos cerca de 80 Contratos, com muita dificuldade e muito retrabalho.
Apresentei recentemente à Administração do órgão a recente Portaria TCU 444/2018 que me pareceu bem coerente.
Ainda não tivemos retorno…
Finalizando: como zelar pela correta execução dos contratos se estamos afundando em diligências que sequer têm o condão de impactar a contratação, e o pior infrutíferas e onerosas à Administração.

É isso.

Saudações :kissing_heart:

Prezada Priscila.
Adorei o seu checklist é bem completo.
Mas me responda uma coisa, a respeito desses documentos de apresentação mensal.
Você aceita somente os originais, ou podem ser copias recebidas por e-mail ?

Jorge,

Observe que a alínea a) do item 2.1 refere-se ao primeiro mês da prestação dos serviços e não a documentos que devem ser apresentados mensalmente.

A alínea b) refere-se a documentos que somente serão solicitados quando não forem obtidos pelo órgão diretamente no Sicaf.

A alínea c) é que pode gerar a necessidade mais frequente de cobrança de documentos autenticados. Mas observem que mesmo neste caso, em se tratando de fiscalização por amostragem penso ser possível exigir mensalmente somente os documentos relacionados aos funcionários amostrados. A expressão “quando solicitado pela Administração” não me parece significar que o envio deve obrigatoriamente ser feito todo mês, para todos os funcionários alocados ao contrato.

E a alínea d) também não é para exigências mensais, mas somente quando do encerramento do contrato.

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Prezado Jorge,

Aceito a cópia por e-mail, mas solicito que o original seja enviado o quanto antes e fico cobrando a contratada (exemplo: documentos que contenham a assinatura dos representantes da empresa). Dependendo do documento, por exemplo, os que são produzidos virtualmente, não há muito o que fazer, aceito os documentos que me enviam porque a cópia e o original se confundem.

Espero ter ajudado.

Aqui em nossa instituição, solicitamos todos os documentos e fiscalizamos tudo todos os meses.

Motivo: já aconteceu da empresa deixar de recolher INSS/FGTS de um OU outro funcionário em determinado mês; Já deixou de pagar VA e VT de um outro funcionário em outro mês e tal.

Pra que isso não passe batido, achamos por interessante fiscalizar tudo todo mês, de todos os terceirizados. Nos dá mais segurança.