Portaria Fiscalização de Contratos

Boa noite aos membros da academia.
Gostaria da colaboração para o seguinte questionamento.
Portaria de Fiscalização de contrato ADM.
Um Gestor
Quatro Fiscais Técnicos
Dois Fiscais Administrativos.
Dez Fiscais Setoriais.
Obs. A portaria não trata de número mínino para atestar a nota fiscal e nem termos de execução dos serviços…
Pergunto:

  1. Se um ou mais membros não assinar os termos, e não houver justificativa para essas ausências…
    a. Isso inválida o ato de atesto?
    b. É obrigatório que todos os designados assinem os atestos?
    c. O gestor pode avocar as ausências e assinar somente com os dos fiscais administrativos?
    d.somente a portaria pode e deve tratar dessas questões, portanto deve-se corrigir a portaria?
    Muito obrigado, pela colaboração…

Se for contratação pela 8.666, entendo que os patamares estão expressos na lei:

§ 8o O recebimento de material de valor superior ao limite estabelecido no art. 23 desta Lei, para a modalidade de convite, deverá ser confiado a uma comissão de, no mínimo, 3 (três) membros.

Ou seja, basta um, se abaixo do limite, e uma comissão, de no mínimo três servidores, se acima.
Já a 14.133 diz:

§ 2º Em licitação que envolva bens ou serviços especiais, desde que observados os requisitos estabelecidos no art. 7º desta Lei, o agente de contratação poderá ser substituído por comissão de contratação formada por, no mínimo, 3 (três) membros, que responderão solidariamente por todos os atos praticados pela comissão, ressalvado o membro que expressar posição individual divergente fundamentada e registrada em ata lavrada na reunião em que houver sido tomada a decisão.

Ou seja, adeque ao caso, se entender que uma não é suficiente, certamente três serão.

@GARRCEZ,

A nova Lei de Licitações traz, de forma expressa, a possibilidade de regulamentar o recebimento do objeto:

§ 3º Os prazos e os métodos para a realização dos recebimentos provisório e definitivo serão definidos em regulamento ou no contrato.

No entanto, mesmo sem ter um dispositivo similar na lei anterior, essa já era a praxe da Administração. Veja como exemplo o que dispõe a Instrução Normativa n° 01/2019, que regulamenta as Contratações de TI, no âmbito da União. Essa IN procura fazer uma segregação clara entre papéis envolvidos no recebimento do objeto e pode ser considerada como um bom exemplo de boas práticas a serem seguidas.

A confecção e assinatura do Termo de Recebimento Provisório, fica a cargo do Fiscal Técnico do Contrato, que, junto com o Fiscal Requisitante, avaliam a qualidade dos serviços e/ou dos bens entregues. Em seguida, ambos ficam responsáveis pela confecção e assinatura do Termo de Recebimento Definitivo.

O Gestor do Contrato, com base nas informações produzidas pelos fiscais, fica responsável pela autorização do faturamento. Então, a Contratada emite e apresenta a Nota Fiscal. Em seguida, o Gestor do Contrato, e somente ele, faz o atesto da nota e envia o processo para pagamento.

Logo, seguindo esse modelo:

A Nota Fiscal deveria ser atestada somente pelo Gestor de Contrato, que autorizou o faturamento, com base nos recebimentos provisório e definitivo elaborados, de forma segregada, pelos fiscais: técnicos, administrativos e setoriais, conforme o papel de cada um.

A Portaria, normalmente, apenas indica a equipe. Os aspectos formais, de procedimento, estariam previstos em uma Norma ou Regulamento, dispondo sobre as atribuições e as etapas a serem seguidas, como faz a IN n° 01/2019 na União.

Bom dia.
Na nossa instituição utilizamos “relatório de fiscalização”. Assim o gestor fica ciente do atendimento - ou não - dos níveis de serviço pactuados e terá elementos suficientes para autorizar os pagamentos na íntegra ou com aplicação de glosa.

Boa noite, agradeço todas as orientações.
Mas continua a questão…

  1. quando o gestor designa 10 pessoas para fiscalizar, eu entendo que ele quer a manifestação dos 10, ou que diga que aceita o mínimo de 3…
    Ocorre que a portaria não esclarece o número mínimo de fiscal que deve atestar.
    Vou utilizar a regra da L. 8.666/93
    Grato.

Prezado Garrcez.

Inicio essa resposta com uma indagação: Por que há 4 fiscais técnicos, 10 setoriais e dois administrativos?

Primeiro é importante ressaltar que o próprio fiscal setorial faz o papel da fiscalização técnica ou administrativa. O que imagino é que o contrato abrange prédios distintos, um grande local, e que se faz necessários vários servidores fiscalizando, mas cada um fiscalizando a sua parte.

Ou seja: cada fiscal técnico está responsável por uma parte do prédio.
cada fiscal setorial está responsável por outra parte do prédio…

e assim por diante.

Sendo assim, eu entendo que seria necessário, para o recebimento definitivo pelo gestor do contrato, o relatório circunstanciado de todos os fiscais, pois cada um estaria relatando a sua parte da fiscalização.

Boa noite Thiago, desculpe a demora em responder, mas é isso mesmo que você entendeu, logo faz-se necessário o relatório com a participação de todos. A ausência de um ou mais tornaria o atesto dos serviços de forma parcial, considerando que não houve à manifestação de todos os fiscais. São programas nas escolas. O que penso é quando maior o objeto do contrato maior será o risco na fiscalização. Agradeço sua colaboração.

@GARRCEZ vamos por partes. Primeiramente extraí a definição de Portaria do Manual de Redação da Presidência da República:

25 Portaria
25.1 Definição e objeto
É o instrumento pelo qual Ministros ou outras autoridades expedem instruções sobre a
organização e o funcionamento de serviço, sobre questões de pessoal e outros atos de sua
competência.

Assim, é o instrumento que irá nortear o funcionamento de certa atividade, no seu caso, da fiscalização contratual. Se ele diz quem faz o que, e é omisso sobre esta possibilidade, seria de bom alvitre deixar claro na instrução, de que em havendo inércia de algum dos elementos, o gestor poderia assumir este encargo, pois quanto mais clara for a instrução melhor para os atores, embora, no meu ponto de vista, o gestor possa fazê-lo, pois o art. 40 da IN 5/2017 traz:

Art. 40. O conjunto de atividades de que trata o artigo anterior compete ao gestor da execução dos contratos, auxiliado pela fiscalização técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário, conforme o caso, de acordo com as seguintes disposições:

Logo se vê que a competência é do gestor, já os demais atores o auxiliam no procedimento de fiscalização. Mas como ato da Administração deve ser justificado, há de haver esta justificativa no processo de fiscalização.

Mas entre poder e fazer há uma grande diferença. No caso da fiscalização setorial/técnica, é humanamente impossível que o gestor possa acompanhar a execução do contrato como um todo, ainda mais no seu caso pela configuração da equipe deve ser um espaço gigantesco, e nesse caso, ele não estaria atestando a boa qualidade do serviço, assim ao realizar o procedimento de atesto o gestor estaria simplesmente usando de sua autoridade no contrato para prover meios de autorizar o pagamento e não o de realizar a efetiva fiscalização do contrato.

Quanto a fiscalização administrativa, vejo como menos problemática, se ele possui conhecimento para tal, pode realizar esta fiscalização (que é mais documental) e atestar está condição.

Um detalhe falado pelo @ThiagoMenezes acima é quanto a configuração da equipe, vejo o fiscal setorial como um fiscal técnico avançado, assim não haveria necessidade de nomear tantos fiscais técnicos assim, quando você amplia o número de integrantes acaba gerando esse complicador que vc está passando, muita gente pra assinar. Fiscal técnico, administrativo e gestor bastam 2, um titular e um substituto, se o primeiro não fizer caberia ao segundo, e não restaria ao gestor ter que fazer algo que embora possível não lhe deveria caber.

Já os fiscais setoriais, pode nomear quantos quiser, sempre na mesma linha, titular e substituto, para da mesma forma, ter alguém pra fazer quando um outro não puder, seja por afastamento de doença ou férias, ou simplesmente por falta de iniciativa. Mas a quantidade deve ser avaliada pelo mesmo motivo acima, quanto mais gente pra fiscalizar, mais gente pra atestar.

O mais importante é que a equipe converse, tentar entender o que está acontecendo, e o motivo que está criando estes problemas, falta de motivação, de vontade, de conhecimento/capacitação, nomeação contra a vontade do servidor, medo, etc. Destaco este último pois acredito que seja reflexo de alguns dos fatores anteriores, e é muito comum a frase “eu não vou assinar isso”, logo é preciso entender os motivos antes de se pensar na solução.

Por fim, quando uso o termo atesto quero dizer produzir o relatório de fiscalização, na minha visão o termo atesto não existe na fiscalização de contratos. O fiscal setorial produz um relatório e envia ao fiscal técnico. O técnico envia consolida está informações e produz o relatório técnico, e o envia ao fiscal administrativo. O fiscal administrativo analisa o aspecto administrativo e com base na documentação enviada pela empresa, e ainda, com os subsídios do relatório técnico, emite o relatório de fiscalização administrativa. Segundo a IN 5/2017, cabe a um dos dois emitir o recebimento provisório, se sua equipe for coesa, talvez até os dois possam assinar este termo.

Após enviado, o gestor analisa a documentação produzida e concordando, autoriza a empresa a emitir a nota fiscal. Esse erro é bem comum, em muitos órgãos a empresa já envia a NF junto com os documentos para análise. Se tiver tudo certo, ok a NF será aproveitada, mas se tiver algum desconto, seja pelo IMR ou por faltas, nova NF deve ser emitida. Não é profícuo usar o instituto da glosa, o qual seria pagar valor menor que o da NF, pois a empresa pagaria os imposto pelo valor da NF cheia mas receberia valor menor. Assim, seguindo o fluxo correto, após receber a nota fiscal, o gestor emitirá o recebimento definitivo, e encaminhará para o setor responsável pelos contatos ou pelo pagamento (aí depende governança e da estrutura de cada órgão).

Como se vê o termo atesto não aparece, e também é muito comum que o setor de pagamento, além dos recebimentos provisório e definitivo, exigir o atesto da nota fiscal, o que a meu ver já é realizado no recebimento definitivo. Pode parecer bobeira mas os órgãos, em sua maioria, tem déficit de servidores, então quando fazemos o desnecessário as vezes estamos deixando de fazer algo que se precisa, por isso acho que cobrar uma exigência inexigivel é tomar tempo dos servidores cuja hora de trabalho não é barata.

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@GARRCEZ, meu caro, boa tarde.

A questão, na minha visão, não é o número de pessoas que foram indicadas para a equipe, mas sim o procedimento que se pretende adotar. Existe uma diferença entre Recebimento: provisório ou definitivo e Atesto da Nota Fiscal. Não ficou claro para mim se é um compra ou prestação de serviço.

A designação do Fiscal Setorial ocorre quando há necessidade de avaliar, in loco, a execução do objeto de forma descentraliza, porque a prestação do serviço ocorre em diferentes setores. O objetivo da fiscalização setorial é monitorar e relatar informações sobre a execução do serviço naquele setor apenas.

O gestor do contrato, é quem deveria ficar responsável pelo recebimento dos relatórios setoriais e compilar as informações, visando o ateste da execução do objeto. Não faz sentido exigir que um fiscal setorial se manifeste sobre o andamento da execução do contrato em setores que não estão sob sua responsabilidade.

Mas veja que, no âmbito da Administração Pública Federal, em relação a prestação de serviços, assim como em relação a bens e serviços de TI, existe regulamento próprio, que atribui ao gestor do contrato a responsabilidade pelo recebimento definitivo, que concretiza o ateste da execução dos serviços.

Logo, o ato de designação da autoridade competente precisa apenas indicar o gestor do contrato e os fiscais, uma vez que as atribuições já estão regulamentadas. Teria que analisar no seu caso se existe tal regulamentação, sendo que, caso não exista, nos termos da lei de licitações, a Portaria deveria ter indicado, de forma expressa, quem é o responsável (ou responsáveis, no caso de comissão), pelo recebimento definitivo, não um número mínimo de “atestes”.

Obrigado pelo vasto conhecimento que me repassaram, todos, foram importantes. Tenho muitos problemas com essa matéria, primeiro, porque fiscal não recebe pelos serviços de fiscal, gestor muito menos, e trabalho no controle, são contratos complexos, tem alguns com mais de 80 pontos de serviços, outros contratos com 900 terceirizados, etc…
…complicado para o controle interno, mas, temos muito que desenvolver, para alcançarmos dois princípios " lendários" eficiência e eficácia. Só agradeço aos colegas que atuam na nobre arte de buscar resultados e boas práticas nos serviços públicos.