Processo de Faturamento conforme IN 05/2017

Prezados, boa tarde.

Sou funcionária da UFMG e recentemente realizamos nova contratação de limpeza aos moldes da IN 05/2017. No entanto, ainda estamos com dúvidas sobre como realizar o processo de faturamento.

Até o momento, realizamos da seguinte forma:

  1. Fiscais (técnico e adm.) emitem Termos Provisórios avaliando os serviços do mês x;
  2. Gestor avalia os Termos Provisórios e emite Termo Definitivo solicitando à Empresa justificativas para as irregularidades apontadas nos Termos Provisórios e emissão de NF;

No entanto, no mês de Agosto surgiu a seguinte dúvida:

A IN 05/2017 prevê que:

O fiscal técnico do contrato deverá apresentar ao preposto da contratada a avaliação da execução do objeto ou, se for o caso, a avaliação de desempenho e qualidade da prestação dos serviços realizada.

O preposto deverá apor assinatura no documento, tomando ciência da avaliação realizada.

A contratada poderá apresentar justificativa para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, que poderá ser aceita pelo fiscal técnico, desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador.

Portanto, esse procedimento realizado pela Fiscalização Técnica deverá anteceder a emissão do Termo de Recebimento Provisório que é encaminhado ao Gestor?

Acredito que está ocorrendo algum equívoco em nossa forma de realizar os recebimentos provisório/definitivo e aparentemente o Gestor está realizando uma atividade que compete à Fiscalização Técnica, que seria de solicitar justificativa à Empresa pelas irregularidades verificadas no mês.

Conto com o apoio e a compreensão dos Srs. para me ajudar a entender melhor esse processo conforme a IN 5/2017.

Obrigada.

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Bárbara!

O que seria o “avaliando os serviços do mês x”?

O que o fiscal técnico deveria apresentar à empresa é o resultado da aplicação do IMR com a previsão de quanto ela vai receber. E é neste momento que ela pode contestar a medição.

Não me parece fazer sentido notificar a empresa depois do Termo de Recebimento Definitivo (TRD). A ideia da IN 5 me parece ser que o TRD seja emitido após a fiscalização documental, e presume-se que o fiscal técnico já finalizou o IMR, inclusive apresentando-o à empresa para eventual contestação.

Na verdade, seguindo o fluxograma disponibilizado junto à página da IN nº 5/2017 no Portal Compras Governamentais, a comunicação quanto a irregularidades pode ocorrer tanto no recebimento provisório quanto no definitivo.

Quanto à assinatura da Contratada no IMR, também não estamos realizando não. É algo a ser pensado.

“avaliando os serviços do mês x” seria o Fiscal Técnico emite o IMR, avaliando a qualidade da prestação dos serviços, informando, ainda, as demais pendencias que a Empresa tenha, enquanto o Fiscal Administrativo emite seu Termo Provisório informando da situação no que se refere ao cumprimento das obrigações trabalhistas. Essas informações encaminhadas ao Gestor que emite seu Termo Definitivo e comunica a Empresa.

Também me parece fazer mais sentido finalizar o IMR e apresentá-lo à Empresa antes da emissão do TRD.

Agradeço pelo esclarecimento.

Sim! A redação da IN também informa isso, o que causou uma certa confusão por aqui.

"recebimento definitivo pelo gestor do contrato, ato que concretiza o ateste da execução dos serviços, obedecerá às seguintes diretrizes:

a) realizar a análise dos relatórios e de toda a documentação apresentada pela fiscalização técnica e administrativa e, **caso haja irregularidades que impeçam a liquidação e o pagamento da despesa, indicar as cláusulas contratuais pertinentes, solicitando à contratada, por escrito, as respectivas correções;

b) emitir termo circunstanciado para efeito de recebimento definitivo dos serviços prestados, com base nos relatórios e documentação apresentados; e

c) comunicar a empresa para que emita a Nota Fiscal ou Fatura com o valor exato dimensionado pela fiscalização com base no Instrumento de Medição de Resultado (IMR), observado o Anexo VIII-A ou instrumento substituto, se for o caso."

Não sabia do fluxograma, agradeço as informações.

Pessoal, bom dia!
Talvez este tem esteja esgotado, mas ainda fiquei me perguntando…

  1. na situação de serviço continuado, conforme se extrae da IN 05 e tambem dos relatos do grupo, é que tanto o recebimento provisório como o recebimento definitivo são feitos mês a mês, período a período.
    Mas aí pensei (num sei se demais! kkkk), que quando se contrata o serviço continuado, por exemplo limpesa ou motoristas, se contrato normalmente por 12 meses. Assim o Termo de Recebimento definitivo num deveria ser apenas ao final dos 12 meses?
    E o que se teria a cada mês seria um recebimento parcial?

  2. na situação de serviço continuado de seguro, por exemplo, onde normalmente se paga todo valor da apólice (prêmio) de uma só vez e o serviço ainda continua para ser executado durante todo o período de 12 meses, e sob expectativa de ser realizado.
    O recebimento definitivo num deveria ser no final?
    E como ficaria o recebimento proviório neste caso?

  3. na situação de serviço continuado de empresas públicas e concessionárias , por exemplo água, luz, telefone, correios, EBC; onde normalmente são pagos por faturas/boletos.
    Penso eu (num sei se demais!kkkkk) , que o termo de recebimento provisório não faz sentido?

  4. na situação de fornecimento de material parceladamente (com termo de contrato).
    O recebimento definitivo seria apenas quando se recebesse tudo?
    E o provisório a cada entrega ?

Agradeço a todos pelo compatilhamento de ideias!

Não. É preciso se atentar que o recebimento é um ato administrativo composto concretizado com o recebimento definitivo (art. 73 da Lei nº 8.666/1993 e art. 50 da IN SEGES/MP nº 5/2017). O pagamento está condicionado ao recebimento (item 1, do Anexo XI, da IN SEGES/MP nº 5/2017).

Nos serviços continuados e nos serviços prestados em etapas, por uma questão de adequação com as condições de mercado, a medição e o pagamento são feitos em certa periodicidade (geralmente mensal), já que não seria adequado que a empresa prestasse meses de serviços para receber só no final. Essa periodicidade pode ser ajustada conforme o caso. Por exemplo: um contrato de serviços continuados de manutenção preventiva e corretiva de equipamentos em que as medições para efeito de pagamento das manutenções preventivas são feitas conforme cronograma (uma a cada seis meses) e, na manutenção corretiva, é feita na conclusão da ordem de serviços (conforme a necessidade identificada).

a situação de serviço continuado de seguro, por exemplo, onde normalmente se paga todo valor da apólice (prêmio) de uma só vez e o serviço ainda continua para ser executado durante todo o período de 12 meses, e sob expectativa de ser realizado.
O recebimento definitivo num deveria ser no final?
E como ficaria o recebimento proviório neste caso?

É preciso ter cuidado com a questão do seguro, pois é um contrato em que predominam normas de direito privado, cabendo a aplicação da Lei nº 8.666/1993 naquilo que couber (art. 62, § 3º, inciso I, da Lei nº 8.666/1993). Portanto, a IN será aplicada naquilo que houver compatibilidade com as normas específicas que regem a matéria.

De qualquer forma, entendo que nesse caso estaríamos diante de um pagamento antecipado, em que primeiro se paga e depois se recebe (admitido pelo Tribunal de Contas da União como medida excepcionalíssima, conforme abordado nos Acórdãos 134/95 e 59/99, ambos do Plenário, 276/02 e 4143/2016, ambos da 1ª Câmara). Sendo assim, a medição desse serviço e o consequente recebimento e avaliação da contratada serão feitas ao final do período de cobertura ou em outra periodicidade, conforme previsão contratual. Caso se verifique um pagamento a maior (conforme as regras de medição, que pode incluir Instrumento de Medição de Resultados ou não), seria o caso de a Contratada devolver o valor, geralmente por meio de pagamento de Guia de Recolhimento da União - GRU.

No entanto, friso que a Administração, no caso do contrato de seguro, sofre uma limitação na imposição de cláusulas exorbitantes inerentes aos contratos administrativos, regidos por normas de direito público.

na situação de serviço continuado de empresas públicas e concessionárias , por exemplo água, luz, telefone, correios, EBC; onde normalmente são pagos por faturas/boletos.
Penso eu (num sei se demais!kkkkk) , que o termo de recebimento provisório não faz sentido?

Esses são mais casos de contratos em que predominam normas de direito privado, cabendo a aplicação da Lei nº 8.666/1993 naquilo que couber (art. 62, § 3º, inciso II, da Lei nº 8.666/1993). A medição e o pagamento devem obedecer as regras específicas.

No caso da energia elétrica, por exemplo, deve ser respeitada a sistemática do art. 72 e seguintes da Resolução Aneel nº 414/2010, em matéria de medição e pagamento.

na situação de fornecimento de material parceladamente (com termo de contrato).
O recebimento definitivo seria apenas quando se recebesse tudo?
E o provisório a cada entrega ?

A priori, é preciso ressaltar que a IN SEGES/MP nº 5/2017 é aplicável a serviços, mas a sistemática do recebimento de bens é basicamente a mesma coisa (com exceção da emissão da nota fiscal após o recebimento).

São aplicáveis as disposições do art. 73, inciso II, da Lei nº 8.666/1993:

II - em se tratando de compras ou de locação de equipamentos:a) provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação; b) definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade do material e conseqüente aceitação.

E da IN SEDAP/PR nº 205/1988:

3. Recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor. Ocorrerá nos almoxarifados, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará nos locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será sempre no Almoxarifado. […] 3.3. Aceitação é a operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas. 3.3.1. O material recebido ficará dependendo, para sua aceitação, de: a) conferência; e, quando for o caso; b) exame qualitativo. 3.4. O material que apenas depender de conferência com os termos do pedido e do documento de entrega, será recebido e aceito pelo encarregado do almoxarifado ou por servidor designado para esse fim. 3.5. Se o material depender, também, de exame qualitativo, o encarregado do almoxarifado, ou servidor designado, indicará esta condição no documento de entrega do fornecedor e solicitará ao Departamento de Administração ou à unidade equivalente esse exame, para a respectiva aceitação. 3.6. O exame qualitativo poderá ser feito por técnico especializado ou por comissão especial, da qual, em princípio, fará parte o encarregado do almoxarifado. 3.7. Quando o material não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o encarregado do recebimento providenciará junto ao fornecedor a regularização da entrega para efeito de aceitação.

Observa-se que, na IN SEDAP/PR nº 205/1988 (ainda vigente), os termos utilizados são “recebimento” e “aceitação”, mas os conceitos são equiparados ao recebimento provisório e definitivo da Lei nº 8.666/1993, que foi editada em momento posterior.

Por fim, é preciso lembrar que, em alguns casos previstos no art. 74 da Lei nº 8.666/1993, o recebimento provisório pode ser dispensado, o que é mais uma evidência de que o recebimento definitivo não está relacionado com a verificação da conformidade apenas ao fim do contrato.

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Obrigado, Arthur, pelos esclarecimentos.