Fiscalização mensal contratos terceirização - mês de referência dos documentos exigíveis

Prezados, estou com uma dúvida em relação ao mês de referência dos documentos a serem solicitados para fins de instrução do processo de pagamento e para preenchimento do relatório mensal de fiscalização.

Vamos supor que o relatório/processo de pagamento refira-se ao mês de prestação de serviços / mês de referência da nota fiscal de Dezembro de 2021, e que sejam elaborados no início de janeiro de 2022.
Os documentos exigíveis da empresa (folha de pagamento, holerites, comprovantes de depósitos, guias de FGTS etc) devem referir-se todos ao mês de dezembro de 2021 ou de novembro de 2021?

Agradeço desde já pela ajuda e desejo um feliz 2022 a todos repleto de tranquilidade, alegrias e realizações.

@LilianVV!

Não faz nenhum sentido exigir da empresa comprovantes de recolhimentos e pagamentos que ainda não venceram. Ou seja, ela ainda não é obrigada a pagar e a gente já vai cobrar dela o comprovante? Não faz sentido nenhum isso.

Assim, verifique a data de exigibilidade de cada coisa e exija dela só o que já venceu e ela já deveria ter pago.

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@LilianVV de uma olhada neste tópico:

https://groups.google.com/g/nelca/c/vJGlHy2j-bM/m/Mobop_NFm6IJ?pli=1

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Lilian, a própria IN 05.2017 (caso seu órgão esteja submetido a esta norma) já dirime a questão no ANEXO VIII-B - DA FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA:

  1. Para efeito de recebimento provisório, ao final de cada período mensal, o fiscal administrativo deverá verificar a efetiva realização dos dispêndios concernentes aos salários e às obrigações trabalhistas, previdenciárias e com o FGTS do mês anterior, dentre outros, emitindo relatório que será encaminhado ao gestor do contrato.

Verifique se o seu edital está alinhado a esta lógica. Esta regra é exatamente o que o @ronaldocorrea mencionou. Não há como exigir o cumprimento de uma obrigação que não venceu. Se a empresa pode apresentar a documentação pedindo pagamento no primeiro dia após o encerramento do mês de prestação, ela ainda tem até o 5º dia útil para pagar os salários daquele período, até o dia 20 para pagar a previdência e assim vai. Ou seja, se você está faturando o mês X2, a documentação pertinente será de X1, com exceção de alguns que podem incorrer de X2, como a folha de ponto para cálculo de glosas por faltas não substituídas, por exemplo.

Hélio Souza

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Permita-me complementar a resposta anterior. O anexo citado da IN 05/2017 traz alguns “tipos” de fiscalização, mas para o exemplo aqui vamos usar apenas os tipos fiscalização inicial e fiscalização mensal.

A fiscalização inicial é para comprovação do vínculo dos empregados alocados, ou seja, por mais que o nome seja “inicial”, não necessariamente ocorrer somente no começo do contrato. Pode haver necessidade de fiscalização inicial em qualquer mês em que a Contratada admita novos funcionários.

A fiscalização mensal é aquela que mencionei no post anterior, cujos documentos analisados são do mês anterior ao de prestação do serviço. Um detalhe que pode ocorrer é que a folha ponto/frequência é um documento que, embora seja de fiscalização mensal, pode se diferir dos demais e ser exigido do mesmo mês do serviço prestado. Alguns órgãos fazem desta forma para manter atualizadas as glosas por faltas de postos não substituídos. Resumindo, a fiscalização mensal é de documentos do mês anterior (pagamento de salários e benefícios, FGTS, GPS, etc.) ao do serviço prestado, com possível exceção da folha ponto, que pode ser do mesmo mês do serviço prestado.

Veja que neste exemplo não há fiscalização mensal no primeiro mês, pois não haveria documentos de pagamentos de salários e benefícios, FGTS, GPS a serem conferidos, uma vez que geralmente é pedido documentos da empresa para faturamento logo no início do mês seguinte ao serviço prestado e a empresa estaria no prazo para o cumprimento/pagamento destas obrigações (por isso a fiscalização mensal é sempre da documentação do mês anterior ao serviço prestado).

Escreva caso não tenha ficado claro.

Hélio Souza