Análise Planilha de Custos de anos anteriores

Prezados,
É possível rever custos de planilha anteriores em um contrato ainda vigente?

A presente questão deriva de revisão imposta pela reforma trabalhista.

Desde já agradeço.

Telma,

Tem como ser mais específica? Quais custos, exatamente?

@ronaldo

Custos relativos a:

  • Afastamento maternidade (a empresa pode não prestar serviços usando mulheres)
  • Repouso Semanal Remunerado
  • Hora noturna reduzida
  • Aviso Prévio Trabalhado
  • Dedução de PIS COFINS no item Equipamentos

Sei que os itens não estão ligados diretamente a reforma trabalhista mas foram surgindo mais dúvidas à media que vamos analisando.

Obrigada.

Telma!

Infelizmente nossa terceirização acaba perquirindo detalhadamente custos da empresa, como se fosse uma espécie de administração contratada, vedada na redação original da Lei 8.666/1993 quando da sua sanção.

Mas em termos práticos, é possível sim tratar de custos “indevidos” da planilha da empresa, mesmo em se tratando de períodos anteriores. Aliás é bem comum o TCU determinar tais cálculos e consequente glosa da fatura em valor proporcional ao que foi pago “indevidamente” à empresa.

@ronaldo

Não entendi o que quis dizer com:

Desde já gradeço.

Eu me refiro ao erro de considerar que a planilha é como se fosse uma lista de compras, que a empresa tem que entregar e receber por aquilo.

Na verdade a planilha é meramente instrumental, não servindo para demonstrar os custos reais do contrato durante a sua execução.

Tem gente que chega ao cúmulo de achar que um benefício legal, quando não previsto na planilha, desobriga a empresa de cumprir a lei. Onde chegamos!?

@ronaldo

Agora estou mais confusa ainda…
Como instrumento meramente instrumental e não servindo para demonstrar os custos reais do contrato, como é que eu, uma operadora, deve proceder?

Concordo com você com relação a benefícios legais, aqueles que são gerados por lei mas, a grosso modo, operadores como eu, que estão na ponta final do processo não respondem tecnicamente, deixando isso para os devidos cargos e analistas.

O que faço é realmente checar ´a lista de compras´ (1|), entender de maneira legislativa o que está dentro e fora (2) e emitir uma nota técnica de recomendação (3).

Mesmo porque sob ótica do TCU é necessário fazer um controle do que está sendo cumprido ou não.
O que é custo ou não.

Mas preciso realmente de mais e mais esclarecimentos.

1 Curtida

O que de fato deve ser fiscalizado é o objeto do contrato.

O serviço está de fato sendo executado, no nível de qualidade contratado?

É impossível fiscalizar planilhas a fundo e ao mesmo tempo fiscalizar o objeto do contrato. Foca no principal.

Para fins de salvaguardar a Administração contra ações trabalhistas basta a fiscaliza documental de forma amostral uma vez por mês, como fixa a IN.

Nenhuma fiscalização, por mais diligente e criteriosa que seja, de forma alguma consegue impedir inadimplência trabalhista e/ou previdenciária. E nem é isto que a Súmula TST exige. Basta comprovar que fiscalizou!

Há uma paranóia muito grande com riscos que não existem ou, se existem são tão improváveis de ocorrer nesse nível catastrófico, que o controle excessivo que vejo por aí não se justifica.

O que de fato deveria ser fiscalizado, que é a execução do objeto contratado, eu não vejo um rigor tão grande quanto a fiscalização pormenorizada de planilhas.

Pra mim isso de forma alguma é terceirização, já que fazemos a folha de pagamento da empresa e ressarcimos os custos dela.

@ronaldo

Devo concordar e discordar ao mesmo.
Sim, a entrega é o resultado da contratação.
Se ela consegue ser realizada com qualidade, então é bom.
Mas, ao mesmo tempo, a literatura legislativa abarca o nível de controle de custos e comprovações, os órgãos de controle estabelecem critérios para serem observados e criam regras, cheklists, ações de governanças e assim por diante.
Principalmente porque é no controle onde ocorrem os desvios.

Quero agradecer pelas suas observações.
Sempre é bom ter novas perspectivas sobre o assunto.

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Telma!

O que você chama de “literatura legislativa”?

Eu englobei no tempo literatura legislativa principalmente as instruções normativas e manuais oficiais disponíveis no portal comprasgovernamentais.
Também pensei em livros como o do Franklin Brasil.

Algum deles afirma que a planilha não é meramente instrumental?

O controle amostral que eu propus é o da norma mesmo.

IN 5/2017-SEGES/MP
Anexo VIII-B

10.5. Fiscalização por amostragem
a) A Administração deverá solicitar, por amostragem, aos empregados, que verifiquem se as contribuições previdenciárias e do FGTS estão ou não sendo recolhidas em seus nomes.
b) A Administração deverá solicitar, por amostragem, aos empregados terceirizados os extratos da conta do FGTS, os quais devem ser entregues à Administração.
c) O objetivo é que todos os empregados tenham tido seus extratos avaliados ao final de um ano (sem que isso signifique que a análise não possa ser realizada mais de uma vez em um mesmo empregado), garantindo assim o “efeito surpresa” e o benefício da expectativa do controle.
d) A contratada deverá entregar, no prazo de 15 (quinze) dias, quando solicitado pela Administração, por amostragem, quaisquer dos seguintes documentos:
d.1. extrato da conta do INSS e do FGTS de qualquer empregado, a critério da Administração contratante;
d.2. cópia da folha de pagamento analítica de qualquer mês da prestação dos serviços, em que conste como tomador o órgão ou entidade contratante;
d.3. cópia dos contracheques assinados dos empregados relativos a qualquer mês da prestação dos serviços ou, ainda, quando necessário, cópia de recibos de depósitos bancários; e
d.4. comprovantes de entrega de benefícios suplementares (vale-transporte, vale-alimentação, entre outros), a que estiver obrigada por força de lei, Acordo, Convenção ou Dissídio Coletivo de Trabalho, relativos a qualquer mês da prestação dos serviços e de qualquer empregado.

A questão da caracterização da planilha como peça meramente instrumental é amplamente demostrada no Nelca há anos, existindo diversas ocasiões onde o TCU aplicou tal concepção.

Uma análise do assunto pode ser conferida nos itens 30 a seguir do PARECER Nº -2010/DLIC/CGMADM/PFE-INSS: https://www.agu.gov.br/atos/detalhe/260816

  1. Esta não é, porém, a interpretação do Tribunal de Contas da União, que confere à Planilha de Custos e Formação de Preços um caráter meramente instrumental, sendo criada para servir ao Administrador, e não propriamente às licitantes. Para o TCU, a PCFP serve para conferir ao pregoeiro parâmetros seguros para a avaliação da exeqüibilidade das propostas, bem como para a escolha daquela economicamente mais vantajosa para a Administração, este sim o objetivo primordial da licitação.

  2. Confiram-se os acórdãos abaixo colacionados:

Acórdão nº 1990/2008-P:
5. O Tribunal vem reiteradamente decidindo que a planilha de formação de preços apresentada pela licitante tem importância relativa, dado o seu caráter subsidiário para fornecer à Administração elementos necessários a avaliar a viabilidade da proposta.

Nesse sentido, é vedado o formalismo exagerado quando da apreciação do demonstrativo no processo licitatório, não sendo motivo para a desclassificação de licitantes desconformidades sanáveis em seu conteúdo.

Acórdão nº 1179/2008-P:
17. Ante ao exposto, propõe a 6ª Secex, em pareceres uniformes que este Tribunal:
b) determine à Imprensa Nacional que se abstenha de considerar o não-preenchimento de todos os itens da planilha de custos e formação de preços prevista pela IN MARE nº 18/97 como critério de desclassificação de licitantes por contrariar o art. 3º da Lei nº 8.666/93 e jurisprudência deste Tribunal (Acórdãos TCU nº 2.104/2004 e 1.791/2006, ambos do Plenário);

Acórdão nº 4621/2009-2ª Câmara:
Quanto se realiza licitação pelo menor preço global, interessa primordialmente para a Administração o valor global apresentado pelos licitantes. É com base nesses valores apresentados que a Administração analisará as propostas no tocante aos preços de acordo com os dispositivos legais pertinentes (por exemplo, a exeqüibilidade dos valores ofertados, a compatibilidade com os preços de mercado e a prática ou não de valores abusivos).

A exigência, no que toca às licitações que envolvem terceirização de mão de obra, de apresentação de planilha de custos de preços pelos licitantes insere-se nesse contexto, pois são instrumento essencial para que se possa analisar a regularidade dos preços ofertados.

Sem essas planilhas, arrisca-se a dizer que a análise dos preços por parte da Administração restaria em grande parte prejudicada pela deficiência de dados em que fundar sua análise.

Tal entendimento resta bem evidenciado no inciso XII do art. 15 da Instrução Normativa 02/2008 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, a qual dispõe sobre regras e diretrizes para a contratação de serviços, continuados ou não:
(…)
A respeito, ainda no sentido do caráter instrumental das planilhas, trago as seguintes considerações constante do voto condutor do Acórdão 963/2004-Plenário:

“6. Sobre a desnecessidade de detalhamento dos itens que compõem os encargos sociais
trabalhistas na planilha de preços utilizada como modelo no edital, penso que a presumida omissão não traz problemas para o órgão contratante, pois, segundo explicado pela unidade técnica, o contratado é obrigado a arcar com as conseqüências das imprecisões na composição dos seus custos.”

Não é demais lembrar que a Administração não pagará diretamente pelos encargos trabalhistas indicados na planilha, pois são eles de responsabilidade da contratada. Não interessa para a contratante, por exemplo, se em determinado mês a contratada está tendo gastos adicionais porque muitos empregados estão em gozo de férias ou não. À contratante interessa que haja a prestação de serviços de acordo com o pactuado. Ou seja, a planilha de formação de custos de mão de obra constitui um útil ferramental para a análise do preço global ofertado, mas não constitui em indicativos de serviços unitários a serem pagos de acordo com a sua execução, como quando ocorre com os serviços indicados no projeto básico de uma obra pública, os quais são pagos de acordo com o fornecimento de cada item unitário.

Aliás, nem poderia ser diferente, pois a contratação prevê um pagamento fixo mensal e os valores dos encargos trabalhistas indicados estão sujeitos a variações que escapam ao controle das partes contratantes (v. g., aviso prévio indenizado, auxílio doença, faltas legais, licença maternidade/paternidade, faltas legais, etc.). Desta forma, os valores correspondentes aos encargos são meras estimativas apresentadas pela licitante, de forma que eventuais divergências entre o apresentado e o efetivamente ocorrido devem ser considerados como inerentes aos riscos do negócio, impactando positivamente ou negativamente sobre o lucro da contratada.

Releva ainda saber o procedimento a ser adotado quando a Administração constata que há evidente equívoco em um ou mais dos itens indicados pelas licitantes.

Não penso que o procedimento seja simplesmente desclassificar o licitante. Penso sim que deva ser avaliado o impacto financeiro da ocorrência e verificar se a proposta, mesmo com a falha, continuaria a preencher os requisitos da legislação que rege as licitações públicas - preços exeqüíveis e compatíveis com os de mercado.

Exemplifico. Digamos que no quesito férias legais, em evidente desacerto com as normas trabalhistas, uma licitante aponha o porcentual de zero por cento. Entretanto, avaliando-se
margem de lucro da empresa, verifica-se que poderia haver uma diminuição dessa margem para cobrir os custos de férias e ainda garantir-se a exeqüibilidade da proposta.

Em tendo apresentado essa licitante o menor preço, parece-me que ofenderia os princípios da razoabilidade e da economicidade desclassificar a proposta mais vantajosa e exeqüível por um erro que, além de poder ser caracterizado como formal, também não prejudicou a análise do preço global de acordo com as normas pertinentes.

Afirmo que a falha pode ser considerada um erro formal porque a sua ocorrência não teria trazido nenhuma conseqüência prática sobre o andamento da licitação. Primeiro, porque não se pode falar em qualquer benefício para a licitante, pois o que interessa tanto para ela quanto para a Administração é o preço global contratado. Nesse sentido, bastaria observar que a licitante poderia ter preenchido corretamente o campo férias e de forma correspondente ter ajustado o lucro proposto de forma a se obter o mesmo valor global da proposta. Segundo, porque o caráter instrumental da planilha de custos não foi prejudicado, pois a Administração pôde dela se utilizar para avaliar o preço proposto sob os vários aspectos legais.

Em suma, penso que seria um formalismo exacerbado desclassificar uma empresa em tal situação, além de caracterizar a prática de ato antieconômico. Rememoro ainda que a obrigação da contratada em pagar os devidos encargos trabalhistas advém da norma legal (art. 71 da Lei 8.666/93), pouco importando para tanto o indicado na planilha de custos anexa aos editais de licitação.

Raciocínio idêntico aplica-se quando a cotação de item da planilha apresenta valor maior do que o esperado. Ora, o efeito prático de tal erro, mantendo-se o mesmo preço global, seria que o lucro indicado na proposta deveria ser acrescido do equivalente financeiro à redução de valor do referido item da planilha.

Da mesma forma, na linha do antes exposto, em sendo essa proposta a mais vantajosa economicamente para a Administração e ainda compatível com os preços de mercado, não vislumbro motivos para desclassificá-la.
(…)
Dessa forma, concluindo o raciocínio, entendo que eventuais falhas constantes das planilhas de custos unitários indicativos dos custos de formação de obra terceirizada devem ser adequadamente sopesadas de acordo com os objetivos instrumentais dessa planilha, de forma a não serem desclassificadas propostas mais vantajosas para a Administração e cujos preços atendam aos requisitos legais.

@ronaldo

Minha referência sobre literatura é generalizante, devo confessar, não me ative somente a planilha.
Não tenho como propor outra abordagem a não ser aquela advinda de minha própria prática que, como falei, é operativa.
Como servidora que trabalha na ponta do processo não há como questionar fatores que envolvam entendimentos jurídicos. Devo relatar e sugerir o envio a quem pode fazê-lo.
Novamente, o aspecto prático do meu trabalho exige que me atenha a regras estabelecidas como a IN 5/2017 que, na parte de Gestão de Fiscalização oferece as opções por amostragem.
Contudo, na fase de análise de planilha não diz nada.
Digo análise por minha conta, pois, afinal, também não está escrito nada disso.
No momento estou analisando planilhas de repactuação e utilizo a riqueza de discussões do NELCA (como todas as mensagens do Prof. José Hélio Justo) como forma de ajudar a entender o que devo observar e como proceder de maneira operativa e legislativa, e depois compor meu relatório.
Isto posto, e considerando que os Acórdão do TCU são aplicados em casos específicos, como seria possível estender o entendimento?
No meu caso, eu não posso. Devo usar o conteúdo do portal de comprasgovernamentais como guia, estabelecer relações com normativos e orientações e aplicar no contexto que estou vivendo.
Por isso preciso estar ciente que, em análises de repactuação é preciso saber:
1 - qual modelo de planilha utilizar (in 2/2008 ou in 5/2017)
2 - quais as exigências de habilitação
3 - quais as varições possíveis (vale transporte, ticket alimentação, FAT)
4 - quais leis, orientações e normativas seguir

Suas questões são válidas e até concordo com elas, mas não correspondem à minha prática.

Obrigada mais uma vez pela contribuição no tema.
É sempre relevante.

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Telma,

Em momento algum eu afirmei ou dei a entender que os acórdãos teriam qualquer caráter vinculante.

O que eu fiz foi descrever os motivos, as razões, a fundamentação por meio da qual eu fiz as afirmações iniciais.

A prática não pode prescindir de fundamentação, e eu creio que os conteúdos aqui veiculados tanto por mim quanto por vários outros excelentes colegas, servem para ajudar na motivação dos atos administrativos, trazer eficiência e segurança jurídica.

Sim, são excelentes fontes no mar que navegamos.
A segurança jurídica da CGU e o operativo operam na transversalidade de todo processo de gestão em compras.

Entendi sua perspectiva e espero que tenha entendido a minha.

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Sim, claro que entendo!

O ambiente aqui é de discussão mesmo, não necessariamente de consenso, rs!

Telma,

A questão é polêmica. Tratamos dela com frequência no Nelca. No Governo Federal, existe a ON/SLTI Nº 3/2014, que prevê “o desconto na fatura” “de vale-transporte em relação aos empregados que expressamente optaram por não receber o benefício”.

Veja que não se está tratando do VT que deixa de ser pago ao empregado faltoso (e não substituído). Mas dos empregados que renunciaram ao direito ao VT. Um dos riscos que esse procedimento pode mitigar é o da contratada forçar os empregados a renunciarem ao VT como forma de aumentar injustamente seus lucros. Ainda assim, existe o risco de o empregado dizer que recebe os VT e, na verdade, não receber, mentindo para manter o emprego.

De qualquer forma, a lógica aqui é debater se devo pagar à empresa o custo efetivamente suportado por ela ou o que está previsto/estimado na planilha de custos?

Há argumentos dos dois lados.

1. PAGAR OS CUSTOS REAIS

O Acórdão TCU 32/2008-P determina que “nos pagamentos efetuados aos contratados a título de ISS **deve ser considerada a alíquota real ****estabelecida pelos municípios envolvidos, e não aquela considerada no **BDI da empresa.”

No Acórdão 117/2014-Plenário o TCU entendeu que
"… Sendo materializado o enriquecimento sem causa da contratada, a saída é a devolução dos valores pactuados em excesso, conforme jurisprudência desta Corte (Acórdãos 570/2013-TCU-Plenário,2.069/2008-TCU-Plenário e 1.767/2008-TCU-Plenário e Decisão 680/2000-TCU-Plenário)”.
(…) “o regime jurídico-administrativo a que estão sujeitos os particulares contratantes com a Administração não lhes dá direito adquirido à manutenção de erros observados nas composições de preços unitários, precipuamente quando em razão de tais falhas estiver ocorrendo o pagamento de serviços acima dos custos necessários e realmente incorridos para a sua realização”.

Mais um entendimento nessa linha, envolvendo erro no cálculo do SAT, o TCU manifestou-se da seguinte forma no voto condutor do Acórdão nº 2.836/2008-Plenário:

"Estou convicto de que, no caso vertente, ainda que o percentual esteja incorreto, não há gravidade suficiente para ensejar a desclassificação da CTIS. A uma, porque não se está falando de reformulação de proposta, como propugnou a representante, o que não caracteriza vantagem indevida à licitante, e sim de redução de valores quando da assinatura do contrato*. A duas, porque essa redução diminuirá o valor global cotado pela empresa o que resultará em reflexos positivos para a proposta no que se refere à Administração. […] Pelos motivos que acabo de expor, concluo que houve excesso de formalismo por parte da FUNASA, vez que a redução desses valores *implica tão-somente o enquadramento dos percentuais aplicados à legislação vigente e torna, como já dito anteriormente, a proposta de preços da CTIS mais vantajosa para a Administração, em conformidade com as regras do Edital de Concorrência 04/2008 e em atendimento ao interesse público".

Então, por essas interpretações, os custos reais devem ser apurados pela fiscalização e diferenças a menor devem ser objeto de glosa das faturas.

A Helena, da Caixa, tem uma opinião abalizada por experiência própria de que a glosa de custos não incorridos tem enorme impacto nos contratos de lá, pelo volume imenso de trabalhadores envolvidos. Um dia sem VT ou VA provoca diferenças de milhares de dinheiros.

2. PAGAR CONFORME O PREÇO GLOBAL PROPOSTO

No Acórdão 4621/2009 - Segunda Câmara, o TCU enfrentou um caso em que a empresa havia cotado errado o item “férias” nos Encargos Sociais. O Ministro Relator entendeu que erro na proposta poderia ser considerado “erro formal” porque a sua ocorrência não teria trazido nenhuma conseqüência prática sobre o andamento da licitação:

“Primeiro, porque não se pode falar em qualquer benefício para a licitante, poiso que interessa tanto para ela quanto para a Administração é o preço global contratado. Nesse sentido, bastaria observar que a licitante poderia ter preenchido corretamente o campo férias e de forma correspondente ter ajustado o lucro proposto de forma a se obter o mesmo valor global da proposta. Segundo, porque o caráter instrumental da planilha de custos não foi prejudicado, pois a Administração pôde dela se utilizar para avaliar o preço proposto sob os vários aspectos legais. Em suma, penso que seria um formalismo exacerbado desclassificar uma empresa em tal situação, além de caracterizar a prática de ato antieconômico. (…)”

No **Acórdão 332/2015-Plenário **o TCU entendeu:

“Ou seja, depois de fixado o preço de mercado pela administração, considerando-se, no caso, a carga tributária usual de mercado, e, de acordo com esse critério, fixado o valor do item contratado, não cabe à administração perquirir os custos efetivamente incorridos pelas contratadas de forma a remunerá-la de acordo com esses custos”.

Por fim, registrou que “a carga tributária de cada empresa é matéria intrínseca de sua estrutura administrativa e componente de sua estrutura de custos, a qual não deve servir de base para remunerações contratuais.

Caso se entenda de forma diversa, estar-se-ia admitindo que empresas com menor carga tributária (v.g. microempresas e empresas de pequeno porte) deveriam ser remuneradas, pela execução de idêntico objeto contratual, por valores menores do que os auferidos pelas demais empresas.

*Haveria, de forma indireta, uma interferência nas margens de lucro a serem auferidas nas contratações, o que iria de encontro ao princípio da livre iniciativa”. *

Por essa linha de interpretação, não se questionam custos efetivos da execução, considerando que o preço global seja aceitável.

Antigamente, o Art. 23 da IN 02/2008, § 2º, deixava claro que se a empresa errasse nas suas estimativas para mais, a diferença seria revertida como lucro adicional na execução, embora pudesse ser objeto de negociação em eventual prorrogação contratual.

Hoje, a IN 05/2017 não traz mais esse dispositivo. Há um regime de controle por Fato Gerador, mas ele não abarca VT nem VA. Embora o espírito de pagamento pelo custo efetivamente incorrido possa ser invocado como uma referência para fiscalizar os eventos efetivos de custo do contrato.

CONCLUSÃO

Existem argumentos de ambos os lados. Eu tenho defendido que deixemos de nos preocupar tanto com os itens isolados da planilha de custos e passemos a ter o foco nos resultados dos contratos terceirizados.
Mas é possível glosar a fatura referenciando os julgados citados. Há o risco, claro, de contestação.

NOVA CLT

Especificamente em relação aos itens de custo que guardam relação direta com alterações na CLT, o TCU entendeu recentemente que DEVEM SER REVISTAS AS PLANILHAS PACTUADAS. No ACÓRDÃO 712/2019 - PLENÁRIO, foi determinada a adequação. Veja mais em:

https://portal.tcu.gov.br/imprensa/noticias/tcu-avalia-efeitos-da-lei-da-reforma-trabalhista-em-contratos-de-terceirizacao-firmados-pela-administracao-publica-federal.htm

Antes disso, o Governo Federal já havia publicado orientações sobre os impactos das mudanças da CLT nos contratos:

https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/consultass/58-gestor-de-compras/880-impactos-da-reforma-trabalhista-nos-contratos-da-administracao

Espero ter contribuído.

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Agradeço por todo esclarecimento.
É muito bom expormos ideias e discutimos rumos de ação.
Todos foram relevantes para mim para distinguir como proceder no que tenho que fazer.
No meu caso prático, recomendei que fosse esclarecidos os seguintes itens da planilha de repactuação:

  • triênios
  • afastamento maternidade
  • aviso prévio trabalhado
  • hora noturna reduzida
  • repouso semanal remunerado

Só tenho a agradecer por todo conteúdo compartilhado pela equipe do NELCA.

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Caro Ronaldo,
Gostaria de uma ajuda para o seguinte caso:
Foi aceito por ocasião da proposta, por não ter sido observado a época da aceitação, um salário maior para um determinado cargo do que o valor determinado na CCT da categoria.
Pergunto se devemos por ocasião da primeira repactuação ajustar (diminuir) o salário para ficar de acordo como o que determina a CCT? Ou como aceitamos esse valor na proposta, deve ser mantido esse salário maior até o final do contrato? Isso ocorreu somente para um tipo de cargo(Tec. Secretariado), os demais cargos de apoio (recepcionistas, almoxarife, etc) as PCFP estão de acordo com a CCT.
Abraço