Unidade central de contratações

O Órgão de vocês possui uma unidade de centralização de contratações no formato de suporte aos requisitantes na elaboração de documentos para a instrução do processo licitatório, ajudando no planejamento das contratações?

Estou tentando implantar isso na instituição que trabalho, o TRT5, Bahia.
Cada vez mais vejo a necessidade de algum setor que oriente os requisitantes no planejamento das contratações, das suas demandas, visto o risco que é uma fase interna ruim; a legislação fica a cada dia mais complexa, demandando pessoal especializado que integre a equipe de planejamento e entregue um edital decente aos pregoeiros ou promova contratações diretas com segurança. Com a nova Lei de Licitações então…

O que acham desse modelo?

Nivaldo

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Na pasta onde atuo, as contratações têm sido feitas de forma descentralizada.

No Poder Executivo federal, existe uma forte tendência de centralização de contratações, cujo comando normativo é a Portaria Seges/ME nº 13.623, de 10 de dezembro de 2019.

Conforme previsão da Portaria, muitos Órgãos tem realizado seus planos de centralização de contratações.

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@nivaldomagnavitafo as instruções normativas da SEGES hoje já prevêem essa situação na composição da equipe de planejamento da contratação, da qual fazem parte o integrante requisitante, o técnico e o administrativo.

Cada qual tem sua função, o primeiro explicita a necessidade, o segundo qual a melhor solução para atendê-la e o terceiro define a melhor maneira de adquirí-lo ou contratá-lo.

Ou seja é uma construção participativa, pois vivo está experiência no dia a dia e é uma utopia querer que todos os demandantes e técnicos entendam de licitação, pois nós mesmos que trabalhamos com isso temos muitas dúvidas, o Nelca é um exemplo disto, são questões diárias feitas por nós, muitas delas com discussões construtivas inclusive dos mais experientes.

Então esse modelo não é bom, diria que é fundamental para uma boa contratação, afinal os problemas devem e irão acontecer na fase interna, para que após licitado a contratação seja salutar para a administração, mas também para aqueles que atuarão na fiscalização.

Então uma reunião inicial pode salvar o projeto, explicar como fazer é fundamental, afinal são muitas fases. Uma dica, não gente ensinar licitação pois o assunto é muito complexo, se atenha aquele processo, afinal o conhecimento se constrói aos poucos e a complexidade pode assustar e desestimular o colega.

Faça menos e ensine mais esse é meu lema, se eu fizer resolvo o problema agora mas ele se repetirá amanhã, se eu ensinar, levará mais tempo para resolver o hoje mas amanhã não me preocuparei com isso. Digo isso pois não conheço a estrutura dos órgãos, se houver especialistas para cada etapa tudo bem, mas senão caso o setor de licitações faça tudo, certamente ficará sobrecarregado e isso causará um impacto negativo na equipe, pois servidores não irão querer permanecer na função por muito tempo.

Resumindo, é válido sim, com certeza, e acho que licitar não é tão difícil assim, o difícil é sabermos o que nós queremos comprar ou contratar, definido isto, tem milhões de processos que podem servir como base, mas as necessidades, embora parecidas são únicas, por isso precisamos ajudar sempre.

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Obrigado pela dica @Arthur . A centralização facilita a padronização dos processos e a consequente redução do seu custo. Ajuda também a evitar fragmentação ou mesmo duplicidade de contratações para o mesmo objeto.

É isso. Não adianta querer “ensinar” o requisitante. Acho que com metodologia bem desenhada e “fazendo as perguntas certas” ao requisitante, se consegue extrair o conteúdo do que ele comprar e assim ajudamos em colocar a necessidade e a solução encontrada no papel (ETP, TR e Edital).

Olá Nivaldo,

Aqui na UFU temos uma unidade que busca algo semelhante ao que você questiona.

A Diretoria de Compras e Licitações funciona como centralizadora das demandas, realizadora de parte dos procedimentos administrativos das fases internas, divulgas as contratações diretas, e formaliza os contratos.

Dentro da DIRCL há a Divisão de Licitações, responsável por executar parte dos procedimentos da fase interna. Assim, criamos regras sobre que tipo de processo conseguimos consolidar e quais processos o solicitante precisa criar os documentos da fase interna. Estabelecemos cronogramas de compras, ajudamos no desenvolvimento do Sistema de Gestão no que se refere as informações que devem ser repassadas pelo solicitante, realizamos a triagem das demandas (buscando adequar aos requisitos legais), instruímos os solicitantes de TIC e serviços buscando atingir uma contratação mais vantajosa, e desenvolvemos bases de conhecimento no SEI para que as instruções estejam alinhadas as dúvidas dos solicitantes e atualizadas. Além disso, nos anos de 2020 e 2021 começamos a realizar apresentações online, também, a fim de engajar os solicitantes e instruí-los.

Imagino que diante de todas essas informações você está se perguntando: e resolve?

Hoje estamos conseguindo que 80% das demandas dos solicitantes (que não entendem e nem querem entender das regras) estejam alinhadas aos normativos vigentes. Mas os 20% restantes geram um ruído tão grande que nem parecem ser a minoria. Entretanto, essa estrutura tem reduzido as demandas de controle interno e externo e o processo se tornado mais padronizado, o que é um benefício.

Toda essa estrutura requer também uma redução na celeridade do processo, por precisarmos ficar devolvendo ao solicitante para ajustes, o período de solicitação das áreas precisa ser de quase 45 dias e ainda está requerendo uma dilação de prazos. Cientes que estamos em uma curva de aprendizagem, mas com as mudanças dos normativos ela parece que só se prolonga e não vemos o início da subida nunca. Depois da solicitação começam as autorizações dos gestores para então fazermos as minutas, enviar à procuradoria jurídica, …

Não consigo te falar como está o resultado no que se refere a efetividade das compras. Os últimos anos foram complicados para os gestores de compras públicas. Em 2019 os cortes orçamentários geraram medo no mercado no atraso do pagamento e em 2020 tivemos a pandemia, que bagunçou o mercado a nível astronômico. Mas acredito que no que se refere a gestão de riscos o processo está mais seguro aos gestores públicos.

No que se refere a pessoal e demanda, hoje somos 6 servidores e 3 terceirizados na área que realizam essas verificações em mais de 5000 itens solicitados na Universidade. E não, não é suficiente. Pelo menos hoje ainda não.

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No área de licitações do órgão que trabalho tem uma servidora que a atuação dela é de exclusivamente compor as equipes de planejamento na função de integrante administrativo. Ela atua orientando aos demais integrantes na condução e correta instrução processual e elaboração dos documentos que são de competência do demandante.

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Perfeito @Tiago_Moreira_Borges . Universidade é algo muito grande. Imagino o desafio! Um Tribunal Regional é menor, talvez a realidade seja “um pouco mais tranquila”, se é que isso existe nas compras públicas. rsrs. Minha inspiração vem da Univ. Federal do Espirito Santo, pois tomei um curso há alguns anos com o chefe da diretoria administrativa à época e foi ele que sinalizou os ganhos da centralização. Outro desafio também é a equipe, que precisa ser bem dimensionada e capacitada nessa missão.

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