Troca de Experiencia

Caros,

Gostaria da opinião de vocês, sou nova aqui no Nelca. Faço parte do setor de análise de processos de compras na Secretaria de Educação de Joinville. Hoje, cada gerência é responsável por seus processos com nosso núcleo responsável pelo suporte, análise e montagem final do processo para posteriores análises do órgão superior (que inclusive faz a licitação). Ocorre que, hoje estão querendo unificar tudo em apenas um setor aqui na SED. Não sabemos se isso será bom, pelo fato dos gestores deixarem de serem responsáveis por seus processos e repassarem apenas para um setor. Como é na cidade de vocês? É tudo centralizado ou não? Alguma experiência ou prática bem sucedida que poderiam compartilhar conosco?

Essa é uma tentação que já vi acontecer quando eu trabalhava com contratações de TI há muitos anos atrás.

A expectativa é que a centralização das contratações aliviaria as outras unidades e um grupo especializado cuidaria melhor das contratações .

Além disso, os patrocinadores da ideia podem estar querendo diminuir os riscos dos gestores atualmente envolvidos com contratações.

O problema é que isso pode não passar de uma ilusão.

Em primeiro lugar, as unidades de negócio continuam sendo responsáveis por especificar as soluções a contratar.

Por quê? Porque um grupo, provavelmente pequeno, dificilmente terá conhecimentos de negócio suficientes para definir todas as soluções e especificá-las em detalhes, incluindo requisitos técnicos, quantitativos e requisitos de habilitação.

Adicionalmente, também pode ser difícil para um único grupo definir os modelos de execução dos objetos (como a solução vai gerar valor) e os modelos de gestão dos contratos (como o contrato será gerido e fiscalizado), incluindo a definição das penalidades adequadas a cada contrato e as glosas, que podem ser atreladas a níveis mínimos de serviço exigidos (muitas vezes chamados de SLA), que também têm que ser definidos.

Pode-se terminar jogando para um grupo a gestão de inúmeros contratos de diversas naturezas, de modo que há o risco dos gestores e dos fiscais não entenderem dos assuntos dos contratos, o que diminui as chances de sucesso dessas contratações.

Há também o risco de os membros do seu grupo serem destacados para fiscalizar, cada um, uma quantidade enorme de contratos, de modo que, na prática, não fiscalizam esses contratos.

Eu já vi isso ocorrer em outro órgão e isso já foi objeto de acórdão do TCU (carga de trabalho dos fiscais de contratos).

Lembrando que cada recebimento provisório exige a análise técnica do que foi entregue.

Isso demanda entendimento do objeto do contrato e consome tempo para se elaborar um termo (relatório) detalhado, ou “termo circunstanciado“ na linguagem da Lei 8.666/1993.

Um grupo dificilmente dará conta de elaborar termos detalhados devidamente embasados para muitos contratos de naturezas distintas.

A questão que foi trazida é de governança das contratações.

Espero ter ajudado de alguma forma.

Se os riscos expostos não forem tratados, a organização pública poderá incorrer em inúmeras irregularidades, como necessidades de contratação mal definidas, quantidades mal definidas, orçamentos mal estimados, que, por sua vez, podem levar a sobrepreços e superfaturamentos, bem como contratos mal fiscalizados.

Essas irregularidades podem redundar em contratações que não atendem às necessidades de negócio que as desencadearam e a responsabilização dos gestores envolvidos.

Ressalta-se que a governança é de responsabilidade da alta administração.

4 Likes

Muito Obrigada pela devolutiva. Nos Ajudou sim, outras perspectivas nos permite ver algumas questões que no processo pode passar despercebido.

Excelentes ponderações, @carlos.mamede64!

Uma verdadeira aula sobre governança das contratações de TIC!

Obrigado pela participação!

2 Likes