Ressarcimento de combustível mesmo com Contrato de Gerenciamento

Prezados,

Solicito orientação para melhor proceder.

No presente caso, estamos recebendo pedido de ressarcimento de combustível, entretanto, nós temos Contrato de Gerenciamento de Combustível, válido e com app funcionando para melhor atender às necessidades.

Pergunto:
Ainda com a existência de contrato, o pedido de ressarcimento faz sentido?

Agradeço qualquer orientação.

Acho que vai depender das razões alegadas para pagar e pedir ressarcimento em vez de ter utilizado o contrato vigente.

Imagino que haja várias situações em que isso pode ter ocorrido: perda do cartão em deslocamento (e aí cabe depois apurar e resposabilizar, se for o caso), ou não havia postos credenciados ou que aceitassem o pagamento via app contratado…

No final, acho que até se comprovada falha do usuário vale o ressarcimento (mediante constatação da necessidade e pagamento sem sobrepreço ou mal uso), mas depois a apuração da responsabilidade.

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Ficou delicado escrever sobre o tema.
Estou pesquisando o tema e ainda não encontrei nada concreto.