Quem deve fazer a pesquisa de preços? Depende.
Pelos riscos envolvidos e sua criticidade no sucesso e lisura de uma compra, espera-se que cada entidade compradora defina, em sua estrutura, de acordo com a sua realidade, quem será responsável pelo orçamento estimativo, em termos de setor, cargos ou pessoas. Defendo que o normativo interno de pesquisa de preços trate do tema.
É comum verificar situações práticas em que a pesquisa de preços seja conduzida pelo setor demandante do objeto, que elabora o projeto da compra, por ter, em geral, melhor conhecimento sobre o objeto pretendido. Defendo, entretanto, que o setor demandante, nos casos de materialidade relevante, pelo menos (o que depende do contexto de cada unidade compradora), elabore estimativa preliminar, que seja depois refinada por setor especializado em pesquisa de preços, o que pode ser chamado de setor orçamentista, por exemplo.
Algo que é fundamental, seja qual arranjo se decida adotar, é respeitar a segregação de funções, evitando que participem da pesquisa de preços os agentes que integram áreas que analisem ou julgam a compra, como assessoria jurídica, auditoria, pregoeiro, comissão de licitação, ordenador de despesas.
Também se espera que o procedimento de pesquisa de preços seja realizado de maneira a comprovar a compatibilidade com os preços de mercado e tal comprovação depende da adequada formalização do processo de pesquisa de preços.
A responsabilidade solidária pela pesquisa de preços já foi suscitada pelo TCU nos Acórdãos 509/2005-P, 2.136/2006-1C, 2.147/2014-P, 2.318/2017-P, 785/2018-P, entre outros. Para o Tribunal de Contas, mesmo existindo setor responsável pela pesquisa de preços, quem conduz o julgamento e quem homologa o procedimento licitatório deve verificar se houve pesquisa e se foi orientada por critérios aceitáveis. A pesquisa de preços deficiente também pode sujeitar à imputação de improbidade administrativa, desde que haja dolo, conforme art. 10, V da Lei nº 8.429/92: “permitir ou facilitar a aquisição, permuta ou locação de bem ou serviço por preço superior ao de mercado”.
Daí a importância de normatizar internamente a pesquisa de preços, adotar procedimentos formais, padronizados, metodologicamente robustos, com pessoal capacitado, em compatibilidade com os riscos.
Isso tem forte correlação com a gestão por competências e a profissionalização dos compradores, determinada pela Lei 14133/21.