Reposição de funcionário ausente

No minha unidade, ocorreu a falta de um funcionário no contrato de limpeza, a empresa então repôs um outro funcionário que não tem vínculo empregatício com a Empresa, ao ser questionada a empresa falou que contratou o funcionário como diarista e não celebrou nenhum instrumento contratual com o mesmo. Quais seriam as regras para a empresa repor um funcionário faltoso, ela devera apresentar algum contrato de prestação de serviço , devera apresentar o pagamento e poderá contratar um funcionário informalmente como foi feito ?

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Em um caso esporádico a Empresa contrata um autônomo via RPA e depois apresenta para Administração para que não haja a glosa da nota.

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Gostaria de maiores esclarecimentos, pois estou com a mesma dúvida. Alguém pode tecer mais explicações?

RPA é registro de pagamento autônomo

Esses links trazem uma explicação sobre o assunto: