Boa tarde, colegas!
Peço desculpas se o tema for repetitivo, mas não encontrei orientações definitivas a respeito.
Trabalho com contratos em um órgão desde que eles eram “analógicos”, época em que tínhamos regras bem claras sobre as datas dos eventos e assinaturas necessárias.
Com a pandemia e a necessidade de transformar os processos físicos em digitais de forma súbita, muitas coisas foram sendo adaptadas conforme o possível. Queremos otimizar nossos modelos de contratos, mas não há consenso sobre alguns pontos que entendo serem básicos… E ao pesquisar aqui pelo assunto, acredito que alguns pontos que não eram controversos podem estar equivocados.
Previamente à digitalização dos processos, tínhamos os seguintes critérios:
a) Data do documento (No formato “Município, XX de XXXX de XXXX.”), que era considerada a data da assinatura;
b) Data da vigência, que poderia ser da assinatura ou com início em data específica;
c) Vigências de 1 ano finalizando 1 dia antes do dia do início (Exemplo: 21/8/2023 a 20/8/2024);
d) Assinatura dos representantes e duas testemunhas, todos nominados no instrumento;
e) Encaminhamento do processo para realização do empenho no primeiro dia da vigência.
Em virtude do disposto no § 4º do art. 784 da Lei n. 13.105/15 (Código de Processo Civil), incluído recentemente pela Lei n. 14.620/23 (“Nos títulos executivos constituídos ou atestados por meio eletrônico, é admitida qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei, dispensada a assinatura de testemunhas quando sua integridade for conferida por provedor de assinatura”), conseguimos simplificar os modelos suprimindo a necessidade de testemunhas.
Verifiquei que outros órgãos já omitem, também, a data do documento e os nomes dos signatários (contratos assinados de forma eletrônica). A exemplo do TJSC, os nomes dos representantes são mencionados apenas no preâmbulo. Gostaríamos de adotar essa simplificação, mas não tenho conhecimento se há algum fundamento taxativo, ou se pode ser um mero critério do Órgão. Gostaria de saber, ainda, se é viável omitir os nomes dos representantes no preâmbulo, já que os poderes para assinar constam no contrato social ou procurações.
Quanto à data da vigência, verifiquei tópicos aqui que fundamentam que o dia do fim deve coincidir com o do início em uma vigência anual. Dessa forma, o padrão que adotamos estaria equivocado. Em um caso hipotético iniciando a vigência hoje, ela se daria de 21-8-2023 a 21-8-2024 ou 21-8-2023 a 20-8-2024 está correto? Pode ser uma opção do órgão computar o prazo de uma forma ou outra?
Estamos com dificuldade de definir o início da vigência a partir da assinatura nesses contratos assinados de forma eletrônica, já que é comum que contratante e contratada assinem em datas diversas. Pelo que pesquisei por aqui, ainda não existe uma regra para todos, mas a maioria parece adotar o início a partir da data da última assinatura. Tem algum fundamento ou é critério do órgão?
Um dos óbices que vemos em adotar a última assinatura como início da vigência é que fazemos o pré-empenho dos contratos calculando eventual pro rata antes do encaminhamento para assinatura. Exemplo: Um serviço de monitoramento mensal enviado para assinatura hoje tem a vigência prevista para 3 dias úteis a partir do envio, que resultaria em 24/8, e um pro rata de 8 dias do valor mensal no primeiro mês. Caso a contratada assine apenas dia 25/8, seria necessário atualizar o pré-empenho.
Saberiam informar como é feita a realização do empenho nesses casos em que a data de início é a última assinatura?
Por fim, questiono se nosso encaminhamento para emissão do empenho no início da vigência está correto, pois vi alguns posts informando que o empenho deve ser realizado de maneira prévia ao início da vigência. Penso que essa forma dificultaria ainda mais o cálculo do pro rata do primeiro mês, já que não temos como ter certeza do dia que a contratada ira assinar o instrumento.
Agradeço qualquer colaboração!