Aqui tivemos um exemplo muito positivo através do mapeamento do processo utilizando a técnica de BPMN.
A norma está publicada na forma de instruçaõ de serviço, n. 2/2017, disponível a partir da página 36 do seguinte link:
http://www.transparencia.mpf.mp.br/conteudo/diarios-e-boletins/diario-eletronico-dmpf-e/2017/DMPF-ADMINISTRATIVO-2017-04-05.pdf
(PS, esta é a fonte oficial, onde foi publicado, mas vou por outro link, com melhor legibilidade)
Saímos de anos para (não) aplicar uma penalidade, porque praticamente o objeto já estava prescrito para resolver a questão em meses. Um caso complexo, por exemplo, foi coisa de 90 dias. E boa parte do período foi prazo à contratada apresentar defesa. Digamos que hoje já conseguimos rodar os processos em aproximadamente 15 dias quanto a providências nossas.
Mais uma observação da minha experiência com isto. Levou um tempo até todo o mundo assimilar o que tinha que fazer e como fazer. Desenvolver modelos, entender o que e como pedir da contratada, quais são as fontes de informação, ter acessos etc.
Hoje, num grau de maturidade que considero razoável, já digo que a melhoria é incrível.
Te juro que não sei de onde algumas contratadas arrumaram dinheiro para resolver pendências antes de serem penalizadas, quando viram que a coisa estava já muito bem instruída.
Só para dar uma geral do nosso processo. Boa parte das competências estão descritas no Regimento Interno do Ministério Público Federal. Vocês precisam verificar no seu órgão quem é o responsável pelo que, em cada grau.
É impossível que a mesma pessoa analise defesa prévia e, principalmente, recurso. Foge ao próprio princípio de revisão.
Tentando descrever resumidamente o que ocorre aqui: temos uma hierarquia baseada em fiscal técnico (operacional), fiscal administrativo (contrato), Coordenador de Administração (que propõe), Secretário Estadual (e Ordenador de Despesas) que julga.
Nosso mapeamento é composto de três fases: preliminar, processual e recursal.
Na preliminar é quando o fiscal técnico ou o administrativo vislumbra alguma irregularidade: atraso de salário, serviço mal feito, certidão vencida, descumprimento de obrigação burocrática etc.
Ele notifica a empresa (pode ser e-mail, ofício etc) e dá prazo de cinco dias. Em havendo resposta, ele julga se foi ou não solucionado o problema. Se foi, comunica à empresa, junta no procedimento de acompanhamento, para fins de histórico, e acaba a história.
Não resolveu, ou entendeu que ainda há algum problema, sobe para a fiscalização contratual, que verifica se aquilo é realmente uma irregularidade contratual. Mesma coisa: julgou não ser o caso comunica, junta no processo e encerra o caso ou informa quais são as irregularidades encontradas vem para a instância superior.
Estou nesta fase. Eu analiso o que foi relatado, se está devidamente instruído, e se é pertinente com a infração contratual proposta. Se eu entender que há indícios suficientes encaminho uma proposta de autuação de procedimento, que é decidido pelo Secretário Estadual, maior cargo administrativo da área meio dentro da nossa unidade. Se entender que há irregularidade, ele determina a autuação de um procedimento, ou vai para arquivamento, conforme já mencionado.
Nós vamos atualizar este procedimento, porque na prática vimos que a instrução pode e muitas vezes em casos mais complexos ela é cíclica, ou seja, eu preciso tomar uma providência, verifico o que houve de resposta (se houve), e a partir dela se há necessidade ou não de nova instrução do processo. Tirando isto, a lógica é esta. Dado o fato, verificamos quais são as pendências e providências que deveriam ou não ser tomadas pela contratada e abrimos prazo para manifestação (defesa prévia). O prazo padrão é cinco dias prorrogáveis por igual período, mas podem ser concedidos outros prazos conforme a questão. A instrução tem que ser muito bem feita para evitar questionamentos posteriores, e ela é conduzida, na nossa unidade, pela seção de contratos (podendo ou não ser o servidor que habitualmente faz a fiscalização administrativa, até porque nossa equipe é MUITO reduzida).
Concluída a instrução, chega para mim um relatório final, no qual são elencadas as providências, infrações contratuais, enquadramento e penalidades possíveis dentro daquele caso. Com base nisto eu elaboro um despacho propondo ou não a penalidade, sempre justificada. Esta minha proposta é submetida à Assessoria Jurídica, que emite parecer no qual analisa a pertinência, legalidade, adequação, e opina concordando integral ou parcialmente ou discordando da proposta. Aí os autos seguem para decisão pelo SE, contendo uma proposta de aplicação de penalidade e um parecer que sugere ou não aquilo que foi proposto.
Em caso de arquivamento, olha que interessante: a decisão tem que ser dada pela autoridade competente. O SE tem apenas algumas atribuições delegadas, outras são exclusivas do Procurador-chefe do Estado, e algumas (salvo engano, inidoneidade), apenas pelo Procurador-Geral da República. O Secretário Estadual decide, mas arquivamento de penalidade muito grave deve ser ratificada pela autoridade competente (e naquelas que ele pode aplicar, o próprio SE decide). Da mesma forma, ele decide a penalidade, mas só aplicará se for da sua atribuição (multa e advertência, além da própria rescisão unilateral). Senão, encaminha à autoridade competente para ratificar a penalidade mais gravosa.
Após decisão, abre-se prazo de recurso. O que é muito comum aqui não é modificar a decisão integralmente, mas reduzi-la. Se foi suspensão de contratação por um ano, reduz para alguns meses, por exemplo. NUNCA a autoridade que decide o recurso é a mesma que aplicou a penalidade, e sim uma hierarquicamente mais alta.
E após o trâmite, observe que ele “desce toda a escadinha” de volta, até ser finalizado no fiscal técnico. Isto porque todos que participaram tomam ciência da conclusão, adotam as providências necessárias, se houver, e também serve de aprendizado para as próximas ocorrências.
Reitero que o resultado para nós foi muito positivo. Após sentarmos com todos os envolvidos e tomar um cuidado muito grande com a questão jurídica, desenvolvemos o manual e levamos alguns anos até ter um domínio (eu mesmo tenho o mapeamento impresso na minha sala, embaixo do vidro da mesa, embora hoje já não seja mais necessário). Do jeito que está hoje vocês não tem a mínima condição de penalizar ninguém. Qualquer instância administrativa ou judicial anulará o processo.