Pessoal, ontem participei de um encontro com colegas da área de pagamento para entender como funciona.
Porém, fiquei com uma dúvida na montagem dos processos de pagamento.
Todo os mês eles abrem um novo número de processo para realizar o pagamento dos contratos continuados.
Então, se o contrato original já possui um número na abertura do processo que vai gerar a nota de emprenho, pergunto: o correto não seria usar esse mesmo número no processo de pagamento também?
Achei estranho um número do processo na nota de empenho e outro no pagamento.
Nesse relato só achei estranho dizer que *“Todo os mês eles abrem um novo número de processo para realizar o pagamento dos contratos continuados.” Qual a razão disso?
Eu trabalho em Instituto vinculado ao MCTI, aqui e creio na esmagadora maioria de órgãos, abrimos no SEI um processo de pagamento que fica relacionado ao processo originário.
Nesse processo de pagamento serão inseridos todos os documentos relacionados aos pagamentos mensais dos contratos…até a execução e liquidação do ultimo pagamento utilizaremos esse processo.
Há também a possibilidade um processo originário/licitação gerar 02 contratos com empresas distintas…aqui o raciocínio é o mesmo, apenas um processo de pagamento em nome de cada empresa.
Não vejo nenhuma razão ou lógica pra criação mensal de processos de pagamento.
Posso fazer um pequeno exercício e tentar entender “*“Todo os mês eles abrem um novo número de processo para realizar o pagamento dos contratos continuados”. Estamos implantando o SEI aqui na prefeitura e a ideia era: para cada pagamento mensal deverá abrir um processo”. Neste, caso não estávamos considerando o processo originário do SEI! e, talvez, ai esta seja a dúvida do Wellington. Caso não considere ou adote o processo originário do SEI! ou adote outro sistema, é possível abrir, a cada mês, um processo de pagamento.
Sua resposta me ajudou muito.
Com a sua resposta, enxerguei que é possível fazer diferente
Boa tarde,
No IFMT também é aberto um processo a cada mês para pagamento de cada contrato. Eu também achava exagero, mas na realidade funciona melhor porque as vezes a nota de fevereiro ainda não foi paga, por N fatores, e é preciso incluir a nota de março. Fica confuso tramitar para incluir nova nota e relatório sem concluir o pagamento da anterior e não pode esperar porque atrasa. Então, cada mês fazemos um processo com o relatório e demais documentos daquele mês e relacionamos todos os processos de pagamento ao processo de contratação onde consta o empenho e demais documentos da contratação.
OBS: não usamos SEI, mas o SUAP.
Bom dia, permita-me discordar, mas mesmo assim não faz sentido abrir novo processo de pagamento todo mês. Acho que no seu caso há necessidade de melhorar o fluxo dos procedimentos.
Aqui fazemos assim: nota de serviços de março e demais documentos é juntada ao processo de pagto. enviado ao ordenador de despesas e posteriormente ao financeiro. Se nesse meio tempo chegar a nota de abril, esperamos o pagto de março ser concluído e processo ser devolvido, pra assim dar continuidade ao novo pagto.
Interessante essa discussão. Para mim faz todo sentido abrir um processo diferente para organizar melhor o SEI, já que não podemos nos certificar que os documentos serão inseridos numa ordem que faça sentido, pois o SEI organiza cronologicamente (de acordo com a data/hora de inclusão do documento). Às vezes, os documentos relativos a um determinado assunto estão separados por vários documentos que nada têm a ver com aquele assunto do processo.
Além disso, um processo deve ter um tempo de duração que reflita a real duração daquele procedimento. Explico: um contrato terceirizado possui várias repactuações e reajustes e cada uma delas termina antes de iniciar a outra, portanto não faz sentido (para mim) manter um processo único de repactuações/reajustes durante todo o tempo de vida do processo principal; o mesmo valeria para o processo de pagamento (aqui eles mantêm um processo único para todo o contrato): o pagamento de um mês não tem nada a ver com o pagamento de outro mês.
Por exemplo, eu sempre abro um processo separado para cada prorrogação ou reajuste (sentido amplo) do contrato. Ao final desses procedimentos eu anexo esse processo ao processo original. Dessa forma, tudo que é relativo a esses procedimentos fica num único “sub-repositório”. Ao anexar um processo a outro, o processo anexado é finalizado e não pode ser mais alterado.
Como não existe uma norma de como utilizar o SEI, creio que cada órgão possa utilizá-lo da forma como entendam melhor. Não me parece haver certo ou errado neste caso.
A Orientação Normativa nº 2/2009 da AGU prevê que o contrato e seus aditivos devem constar de único processo. A organização processual nos demais casos deve atender às necessidades administrativas de cada órgão e condizentes com cada sistema processual. Transcrevo a citada ON:
Orientação Normativa nº 2/2009 da AGU:
OS INSTRUMENTOS DOS CONTRATOS, CONVÊNIOS E DEMAIS AJUSTES, BEM COMO OS RESPECTIVOS ADITIVOS, DEVEM INTEGRAR UM ÚNICO PROCESSO ADMINISTRATIVO, DEVIDAMENTE AUTUADO EM SEQUÊNCIA CRONOLÓGICA, NUMERADO, RUBRICADO, CONTENDO CADA VOLUME OS RESPECTIVOS TERMOS DE ABERTURA E ENCERRAMENTO.
Em se usando o SEI como sistema eletrônico de processos, a minha sugestão é que os processos de pagamento, mensais ou não, sejam relacionados (funcionalidade “relacionamento de processos”, própria do SEI) ao processo da contratação, e este ao processo da licitação, caso não seja o mesmo. Como dito acima, muitas vezes são abertos processos para cada contrato por conta de uma licitação poder originar contratos diversos e estes originarem outros processos decorrentes (fiscalização, pagamento, penalizações, etc.). Assim, o relacionamento de processos, funcionalidade do SEI, mas que creio constar de outros sistemas, é uma boa prática administrativa de gestão documental.
No órgão em que trabalho funciona assim:
Há um processo para a licitação toda, onde ocorre as eventuais prorrogações. (Processo Principal)
Há um processo de pedido de empenho apartado ao principal (Relacionado no SEI)
Processos de procedimento apuratório e garantias, por exemplo, são criados a parte e relacionados ao principal.
E há um processo de fatura para cada mês de pagamento.
Um processo de pagamento para todo o contrato geraria confusão, visto que, na prática, sempre ocorrem problemas. E com isso, não teria uma lógica sequencial de documentos.
Mas como dito acima, cada órgão adota suas boas práticas de gestão documental.
Aqui em meu órgão procedemos igualmente ao seu, com um pequeno complemento de boa prática (como bem mencionou o colega @MSCruz):
Os pedidos de reequilíbrio, repactuação também são instruídos em processos apartados (relacionado), e após toda tramitação pelo setor de contratos e a publicação do ato (duplicado no principal), o processo vai para o Fiscal Administrativo proceder a apuração do pagamento e, ato contínuo, ao setor de pagamento. Depois de finalizado o estes procedimentos, o processo é “anexado” ao processo principal.
Todas essas separações de processos específicos são muito bem vindas para o trabalho da Equipe de Planejamento de uma contratação futura, pois fica mais fácil fazer pesquisas e levantamentos de situações específicas - nada pior do que ter que fazer buscas de dados em um processo administrativo totalmente poluído com documentos desnecessários.
@Luan_Lucio
Excelente.
Sobre os pedidos de reequilíbrio, reajustes, repactuações, revisões, tais análises são feitas no próprio principal. Depois de tomarmos ciência, no processo principal, quanto a alteração (Apostilamento/Termo Aditivo), criamos um processo para realizar os cálculos. Futuramente, após emissão da Nota Fiscal, este processo criado se torna um processo de pagamento.
Boa tarde, aqui temos um PAD - Processo Administrativo e um PUD - Processo Único de Despesas.
No PAD deve constar os atos administrativo referentes a solicitação de compra + ETP + TR/PB, e demais atos que geraram a licitação, empenho, contrato e seus aditivos, etc.
No PUD deve constar os pedidos de pagamentos (notas fiscais + encargos + cnds + informações dos empregados, atestos da fiscalização, (…) e documentos de liquidação encerrando com ordem bancária). Concluindo, só temos 2 processos até o encerramento do contrato.