Gestão de Pastas Físicas Divisão de compras e Gestão de contratos

NELCA
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Gostaria de saber como é feito a Gestão das pastas de Processos de Compras no órgão em que trabalham.

Atualmente, fazemos uma pasta física para o processo de compras, contendo toda fase de planejamento e de seleção de fornecedor, depois, fazemos uma outra pasta somente com o contrato e despachamos à divisão de gestão de contratos.

Ocorre que, por exemplo, no ano seguinte vamos fazer reajuste ou prorrogação do contrato, então solicitamos a pasta de contrato à divisão de gestão para consultar, verificar a execução e elaborar os termos.

O problema que volta e meia vem em debate são reclamações a respeito de a pasta estar conosco em nossa divisão, o que atrapalha pagamento e outras atividades, pois precisam da pasta e também é discutido a possibilidade de perda.

Trabalho em uma Câmara Municipal e aos poucos estamos debatendo e melhorando nossos processos. Gostaria de sugestões e indicações de soluções que outros órgão já implementam para trazer melhorias.

Como é feito no órgão que vocês atuam? É majoritariamente digital?

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Seja físico ou digital, não muda muito sobre a gestão da “pasta” (acredito que o termo correto seja processo), na minha organização os processos são digitais, e em geral são produzidas duas “pastas”, uma pra <gestão contratual> e outra pra <fiscalização e pagamentos>, quando a fiscalização do contrato demanda um fluxo maior de documentos (por exemplo manutenção predial com ordens de serviço para execução, inclusive levantamentos quantitativos, etc), dai são gerados 3 processos: gestão contratual, pagamentos e outro pra fiscalização. E mesmo se houver necessidade de tramitar algum assunto enquanto um processo está “preso” com alguém ainda é possível autuar um enésimo processo, tramitar ele, e em algum momento anexar esse enésimo processo no processo de origem correto.

Todas essas possibilidades que citei podem se aplicar tranquilamente a processos físicos, só não vai dar pra apensar eles fisicamente, mas creio que dê pra criar alguma dinâmica pra um apensamento lógico de modo que as pastas não fiquem fisicamente “amarradas”.

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Certo.

No seu caso em qual processo fica a Requisição, ETP, TR e outros, no processo que vai para Gestão contratual?

Em nosso caso, como falei há um Processo Compras contendo requisição, ETP, Análise de Riscos, Pesquisas de Preços, TR, entre outros, até a homologação. O outro processo que vai para Gestão contratual contém o contrato, publicação, empenho e autorização de fornecimento.

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Aqui, utilizamos o Sistema Eletrônico de Informações. Fazemos da seguinte forma:

Processo da contratação: contém a documentação relacionada ao planejamento da contratação e seleção de fornecedores (Documento de Formalização de Demanda, Estudo Técnico Preliminar, Matriz de Gerenciamento de Riscos, Relatório de Pesquisa de Preços, Termo de Referência, Declaração de Disponibilidade Orçamentária, Minutas de Edital, Ata de Registro de Preços, Contrato, Parecer Jurídico etc.). As Notas de Empenho e o Contrato assinado ficam nesse processo.

Processo de Gestão de Contrato: contém cópia do contrato (ou do documento substitutivo, como nota de empenho de despesa ou autorização de compra ou execução de serviço) e dos principais documentos da contratação (Edital, Ata de Registro de Preços etc.). Nesse processo são registrados todos os Termos de Recebimento Provisórios e Definitivos, documentos de cobrança e Ordens de Pagamento e retenções. Se houver ajustes pedidos pela gestão contratual ao fornecedor, isso é feito nesse processo também. Esse processo fica relacionado ao de contratação.

Processo de emissão de Ordem de Serviço ou Ordem de Fornecimento de Bens: quando não estávamos utilizando o módulo respectivo do Contratos.gov.br, havia um processo para cada ordem, mas agora nós incluímos todas as ordens em um único processo. Esse processo fica relacionado ao de gestão de contrato e neles são incluídos todos os documentos relativos a ordem, como Pedido de Emissão de Ordem de Serviço ou de Fornecimento (da área requisitante), autorizações do Fiscal, do Gestor e da autoridade competente, registro de reforço do empenho, a própria ordem, Termos de Recebimento Provisório e Definitivo do objeto da ordem (nesse caso, não ficam no processo de gestão do contrato), documentos de cobrança e Ordens de Pagamento e retenções. Lembrando que não são todos os contratos que têm a previsão de emissão de ordem de execução de serviço ou de fornecimento, geralmente aqueles que possuem periodicidade de faturamento não definida.

Processo de ocorrência: quando ocorre algum problema suficientemente “grande” que entendemos que seria melhor ser tratado em apartado (como a falta de pagamento de trabalhadores que vai gerar pagamento direto, problemas judiciais etc.), nós instruímos esse processo, que fica relacionado ao de gestão do contrato.

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Obrigado pela resposta Arthur!

Com o retorno de vocês já consigo ter um parâmetro para comparação.

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Detalhes importantes. A prorrogação, a alteração, o reajuste, a repactuação e a rescisão do contrato são feitas no processo da contratação. A assessoria jurídica solicita que a documentação de prorrogação e alteração contratual seja encaminhado a eles no mesmo processo que deu origem à contratação, por isso é feito dessa forma por aqui.

Eles chegaram a emitir uma relativização disso, dizendo que poderíamos, nos casos em que a contratação dá origem a mais de um contrato, manter um dos contratos sendo tratado no processo de contratação e, para os demais, abrir processos específicos. Mas achamos que ficaríamos com processos demais para monitorar.

Já a anulação de empenho, quando há saldo residual não utilizado ou quando há decurso do prazo de vigência sem entrega do objeto, é feita somente no processo de gestão do contrato.

Quando há sanção contratual, é aberto um novo processo a partir do encaminhamento da situação ao Gestor pelo Fiscal, quando ele já não consegue resolver o problema na sua esfera de atuação. Ou seja, enquanto o Fiscal está tentando resolver o problema, ele o faz no processo de gestão ou, se houver, no de ocorrência (em geral, identifica as irregularidades no Termo de Recebimento Provisório, embora possa fazer a qualquer tempo por Despacho). A partir do momento em que ele encaminha para o Gestor, este analisa e despacha para a unidade competente para processar sanções, que instrui um processo novo (o de sanção contratual) e o submete à autoridade competente, propondo a abertura da apuração.

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