Contratos - fiscalização e pagamento - instrução

Boa tarde pessoal,

Como andam, nos seus órgãos, os processos de fiscalização e pagamento de contratos?

Aqui temos um processo por exercício para o pagamento e outro para a fiscalização.

Em setembro fizemos um curso onde o professor sugeriu que fosse tudo separado e com período mensal. Nesse caso, para contrato DEMO, teríamos 1 contrato para fiscalização técnica, 1 para a fiscalização administrativa e 1 de pagamento a cada mês.

Essa ideia foi de imediato rejeitada aqui.

Há pessoas que entendem que o melhor é manter dessa forma (1 para a fiscalização e 1 para pagamento), outras que acham que deve ser apenas 1 processo, incluindo as fiscalizações e o pagamento, e ainda os que acham que deve separar a fiscalização administrativa da técnica, tendo assim 3 processos por exercício.

Acreditamos que uma forma de embasar a decisão da direção, para padronização, é levando informações de como funciona em outros órgãos e entidades.

Caso topem participar desse mini-levantamento, por favor, digam qual o órgão para podermos apresentar a referência.

Agradeço desde já a ajuda de sempre.

Vânia Gaebler
Fundacentro

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Aqui no Laboratório Federal de Defesa Agropecuária do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento, utilizamos o Sistema Eletrônico de Informações e adotamos o seguinte:

A contratação é realizada em um processo até a emissão do empenho e assinatura dos contratos.

Assinados os contratos, abrimos um processo de acompanhamento da execução para cada contrato (vinculado ao processo da contratação), incluindo uma planilha resumo dos itens da licitação e uma cópia do contrato. Nesse processo, a rotina é basicamente essa:

  • Para maior objetividade, listamos quase todos os comprovantes da prestação de serviços no Projeto Básico ou Termo de Referência, acompanhados das periodicidades em que devem ser entregues pela Contratada. Esses documentos devem ser enviados pela empresa antes do recebimento, no prazo de 5 dias úteis do adimplemento da parcela a que se referir (nesse caso, entende-se “adimplemento” o ato de entrega do serviço e não necessariamente quitação)

  • O fiscal do contrato (o administrativo e o técnico é o mesmo para os três contratos de mão de obra exclusiva que temos) analisa os documentos e emite o Termo de Recebimento Provisório, que é um relatório bem objetivo (duas a três páginas). Nesse termo, são listadas as irregularidades e a estipulado o prazo de correção (geralmente 30 dias, para que os documentos sejam analisados no recebimento da próxima parcela).

  • O gestor (chefe da unidade de gestão dos contratos) verifica o recebimento provisório e emite o Termo de Recebimento Definitivo (que é mais simples). Ele também pode solicitar novos comprovantes, se for o caso.

  • A unidade responsável pela gestão dos contratos inclui uma minuta de ofício à Contratada, a ser assinada pelo Ordenador de Despesas (autoridade máxima do laboratório), em que solicita a emissão da Nota Fiscal e também as providências para sanar as irregularidades verificadas, no prazo estipulado pelo fiscal.

  • Emitida a Nota Fiscal, esta é verificada e encaminhada para a unidade responsável pelo pagamento, que inclui a Ordem Bancária.

Algumas providências que adotamos para evitar confusão:

  • Se a empresa emite a Nota Fiscal antes do recebimento, seguimos o mesmo fluxo, mas sem o ofício de comunicação. Nesse caso, apenas encaminhamos quando há questões a serem adequadas;

  • Aditivos e apostilamentos são tratados no processo da contratação e não no processo de acompanhamento da execução;

  • Identificamos a parcela pelo mês e, principalmente, pelo número (exemplo: 1/12, 2/12, 3/12 etc.). Estava havendo muita confusão quanto a isso, porque identificamos alguns contratos com empresas faturando o mês cheio, mas o contrato foi celebrado em dia “quebrado” (então, na verdade, a parcela se referia a uma parte de um mês e outra parte de outro mês, considerando a regra da contagem data a data). Sinceramente, não tivemos condições de avaliar ainda o quanto isso pode ser impactante e se realmente é algo que merece atenção.

  • Em um momento, pensamos em criar um processo para “ocorrências”, mas depois que passamos a organizar dessa forma, verificamos que talvez não seja necessário. A questão de segmentar muito é treinar os operadores a incluir os documentos nos processos certos (definitivamente não é fácil, e o que seria para organizar, acaba atrapalhando, pois começamos a nos perder no meio de tantos processos).

  • Adotamos o critério de manter um processo por prorrogação. Dependendo do contrato, podem ficar questões relativas a vigência anterior ainda sendo tratada (uma nota não encaminhada, uma ordem de serviços não concluída) e avaliamos que tratar tudo no mesmo processo poderia tornar confuso.

Espero ter contribuído de alguma forma.

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Eu faria praticamente da mesma forma, exceto, talvez, pela prorrogação. Se os processos estivessem no SEI eu relacionaria os processos para que ficasse mais fácil o controle e busca de informações. Uma ideia seria ao final de todas as prorrogações anexar os processos (licitação, prorrogações e fiscalizações) num único processo ou manter os relacionamentos. Aqui no órgão nós discutimos isso bastante.
Particularmente, acho que esses procedimentos deveriam ser definidos de modo igual para todos os órgãos - no caso de serviços DEMO, eliminando modos diferentes de fazer a mesma coisa. Sei que isso pode não agradar a todos os órgãos, pois eles possuem autonomia para se organizar. Acredito que certos fluxos devam ser padronizados, especialmente aqueles que são comuns.

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Os processos de acompanhamento da execução são relacionados com o processo da contratação. Faltou informar no meu post que apenas nos acompanhamento da execução é que abrimos um processo para cada prorrogação. No que tange ao procedimento do aditivo, os documentos ficam todos no processo de contratação.

Outra coisa que fazemos é sobrestar o processo de contratação, o que impede a tramitação e inclusão indevida de documentos. Só é removido o sobrestamento para tratar de assuntos relativos a prorrogação, reajuste e repactuação.

Outra coisa que facilitou a navegação foi a criação de um processo para o Plano Anual de Contratações, ao qual os processos de contratações ficam relacionados (inclusive suprimento de fundos). Temos um controle severo de padronização de especificação de processo e nomeação de arquivos na árvore, de forma que se tornou muito fácil transitar entre um processo e outro, sem a necessidade de ter uma planilha para controle.

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Boa tarde! Tem os modelos para acompanhamento desse fluxo?