Olá, @WFL.
Complementando as excelentes intervenções anteriores, sugiro redobrar os cuidados em pesquisas de preços de SERVIÇOS, porque as especificidades de cada situação podem variar bastante, tornando mais complexa e arriscada a utilização de fontes de referência.
Você está pesquisando “manutenção de sistemas de áudio e vídeo de um auditório”. Esse tipo de atividade envolve variáveis muito relevantes e geralmente heterogêneas conforme a demanda, entre eles: tipo, quantidade, estado de conservação, regime de uso dos equipamentos, tipo de intervenção preventiva e/ou corretiva, prazos, garantia, inclusão e precificação de insumos e peças de reposição. Em especial, os riscos e responsabilidades do contratado.
Daí que, ao usar outros contratos como referência, sugiro cautela e observação criteriosa dos detalhes de cada situação consultada, a fim de avaliar se realmente podem ser consideradas “similares” à demanda para a qual se está buscando a estimativa.
O que recomendo nesses casos é montar uma planilha de custos, mesmo que simplificada, com os principais elementos, buscando referências que ajudem a compor a planilha. Itens como mão de obra, insumos, materiais, BDI, podem ser montados a partir de planilhas pesquisadas em outros contratos, adaptadas ao caso concreto.
Outro cuidado adicional que recomendo é a respeito do cálculo de serviços “sob demanda” derivados de planilhas de “posto”. A simples divisão do valor mensal para encontrar uma estimativa diária ou horária pode representar imprecisão significativa.
Veja que o prestador de serviço, para atender a um chamado sob demanda, tem custos diferentes e desproporcionais em relação àquele que coloca o empregado à disposição do contratante em tempo integral. A cada chamado, será necessário ter uma equipe preparada, de prontidão - isso implica altos custos fixos, dependendo principalmente dos prazos máximos de atendimento previstos no contrato - além dos custos de deslocamento, em termos de transporte, tempo dos empregados nos trajetos de ida e volta, mobilização de insumos, ferramentas, equipamentos.
Tudo isso merece ser levado em conta na pesquisa de preços. É claro, vale a lógica do Art. 14 do DL 200/67, dos controles proporcionais ao risco. Quanto maior o volume de equipamentos ou a criticidade da sua disponibilidade, mais esforço é razoável aplicar ao planejamento da contratação.
Um exemplo de procedimentos de pesquisa em serviços pode ser lido nessa postagem do Nelca em que discutimos metodologias para calcular o custo de manutenção em grupo gerador.
Espero ter contribuído.