Ana Carolina!
Como o Sicaf é para uso dos órgãos do SISG, as sanções aplicadas por outros poderes ou esferas normalmente não constam lá (exceto no caso do ente subnacional ou poder que não é Executivo Federal aderir ao SISG).
Já o CEIS, por força do que fixa a Lei 12.846/2013, é de uso obrigatório de todos os entes, poderes, esferas etc:
Art. 23. Os órgãos ou entidades dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário de todas as esferas de governo deverão informar e manter atualizados, para fins de publicidade, no Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas - CEIS, de caráter público, instituído no âmbito do Poder Executivo federal, os dados relativos às sanções por eles aplicadas, nos termos do disposto nos arts. 87 e 88 da Lei no 8.666, de 21 de junho de 1993.
Assim, mesmo não havendo tal registro no Sicaf, ele deve ser considerado, pois se presume vigente.
Já em relação à abrangência da sanção, a própria Lei 10.520/2002 deixa indicado que se o órgão que aplicou a sanção é da União, a empresa fica impedida com a União e todos os seus órgãos. Idem para os casos de estados, DF e municípios.
Assim, se o seu órgão for estadual do RS, ela não pode contratar com vocês. Se não for, o impedimento não alcança o vosso contrato.
Sobre a última questão, eu sempre considero que vale a condição da empresa no momento em que eu estiver realizando a habilitação. No entanto, você precisa se certificar se o edital não exigiu que tais condições sejam atendidas até determinado prazo antes da data a sessão pública (tradicionalmente exige-se antecedência de três dias).