@Helen o edital é a lei da licitação, se não está explícito que as impressoras precisam ser novas, não há como cobrar isso.
Não sendo obrigatório, não importa como a empresa conseguirá os equipamentos, vc não está comprando impressoras e sim contratando um serviço, que será remunerado conforme as métricas estabelecidas no contrato.
Particularmente eu sou um defensor de que a depender do seu contrato, exigir impressoras novas onera o contrato sem que isso traga nenhum benefício para a administração. Por exemplo, se seu órgão, na contratação tem 20 impressoras, será que quando 1 estragar as demais não conseguiriam suprir esta demanda?
Afinal a maior justificativa para exigir impressoras novas é a de reduzir a indisponibilidade do serviço.
Diferente seria se no contrato tiver apenas 1 impressora, aí realmente se justifica, pois se esta quebrar, pode ser que traga prejuízos a seu órgão.
Usar impressoras novas ou usadas, na minha visão, deve ser uma decisão da empresa, se o edital não exigir. Não vejo como exigir algo que o edital não o faça, e talvez o serviço fique até mais barato assim.
Se não der certo, na próxima vez, terão justificativa fundamentada para exigir só equipamentos novos ou parte deles.
Em âmbito federal , a Portaria SGD/MGI nº 370, de 8 de março de 2023, que institui o Modelo de Contratação de Serviços de Outsourcing de Impressão, no âmbito dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação - SISP do Poder Executivo Federal traz que se o contrato tiver vigência menor do que 48 meses, o órgão não deve fazer exigência por equipamentos novos e de primeiro uso no edital.
Assim, em contratos de 48 meses ou mais, a Administração PODE exigir equipamentos novos, logo não é obrigatório.