@Andre_Luis_Pereira_D vou dar outro exemplo bem prático. Seu órgão não tem contrato de manutenção de ar condicionado nem de copiadoras. Na situação hipotetica existem 100 ar condicionados e 10 copiadoras.
Quanto ao ar condicionado agente sabe que mesmo se não houver nenhum problema deve ser feita a manutenção preventiva 2 ou 3 vezes no ano, então você já sabe quando o ano iniciar que essa despesa é de 100 mil reais, mas aí no começo do ano você da uma dispensa de 30mil pois a lei admite este limite, para quando chegar em maio fazer uma licitação pois, não daria pra fazer outra. Então você tinha ciência de que no início do ano essa despesa no exercício seria de 100 mil, logo usaria a dispensa de maneira incorreta, poia há neste caso, o dever de licitar.
Já para as copiadoras, não há certeza se haverá necessidade de reparo, supondo que há uma necessidade de fazer manutenção preventiva mas que cada uma custa 3 mil, então no ano essa despesa seria de 30 mil, logo caberia a dispensa pra fazer está contratação, porém no meio do ano, uma ou mais dão um problema cujo gasto pra reparar custará 30 mil, assim se somadas as demais despesas, gastas ou não, ultrapassaria o limite estipulado para as dispensas, neste caso, você partiria para uma licitação mas as dispensas já realizadas não seriam indevidas, pois essa despesa de 30 mil não era planejada no início do exercício.
Espero que tenha dado pra perceber a diferença.