Dispensa de licitação solicitação de proposta

Prezados,
Surgiu uma dúvida, quando do julgamento da dispensa de licitação é necessário solicitar o envio da proposta final por parte do participante vencedor? Pois vimos que é digitado no sistema uma proposta com o descritivo e no final é gerado um relatório consolidado de toda a disputa com o nome dos vencedores, valores etc. Perguntamos isto, pois estamos sentindo uma dificuldade muito grande com o sistema novo pois os participantes não respondem chat e não anexam nenhum documento.

Boa tarde,
Acredito que esteja falando da dispensa eletrônica.
No meu órgão sempre solicitamos o envio da proposta comercial formal com todos os dados do material ofertado. Pedimos também o envio de folder, catálogo, etc, que comprove que o produto oferecido atende ao TR.
Depois encaminhamos a proposta para análise da unidade requisitante do material/serviço.
Após aprovação do setor demandante, verificamos o sicaf e demais procedimentos…

Infelizmente muitos participantes “somem” depois da dispensa. Primeiro colocam o preço baixo para ganhar e depois verificam que não conseguem entregar por aquele valor.
Por isso não respondem as convocações no chat ou enviam propostas com valor bem superior aos lances.
Sei bem a sua dificuldade. Mas é necessário convocar todos por ordem de classificação para o envio de propostas e analisá-las com atenção.