Contrato com conta vinculada. Obrigatoriedade de verificação do efetivo dispêndio de rubricas. Vinculação à proposta de licitação

NELCA
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Prezados, boa tarde,

É lícito à Administração glosar valores mensais pelo fato de a empresa contratada não efetivamente despender gastos que foram cotados à época da licitação, porém não repassados necessariamente aos funcionários na execução? Ex: plano de saúde, auxílio funeral, seguro de vida, plano odontológico.

Esmiuçar todos os itens da planilha, ao ver de alguns colegas, seria combinar os benefícios do fato gerador (economia) e a segurança proporcionada pela conta vinculada.

Caso concreto: descobrimos que, em um contrato, metade dos funcionários optam por não receber plano de saúde, pois haveria desconto a título de coparticipação em seus contracheques. No entanto, a empresa recebe a integralidade do que foi previsto em sua planilha, nunca havendo comunicado que alguns funcionários haviam recusado o benefício.

Perguntas:

  1. É correto verificar o efetivo dispêndio de benefícios previstos em CCT, em contratos com conta vinculada? Se sim, deve-se glosar a diferença?

  2. É possível conceder repactuação desses benefícios, como plano de saúde? Quais documentos solicitar?

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Prezado, não apenas é lícito como é “obrigatório” glosar aquilo que não foi efetivamente gasto, de acordo com a natureza da despesa.

Esqueça a menção à conta vinculada. O instrumento, se for para seguir a IN n. 5/2017, é medida de mitigação de risco trabalhista relativo às despesas com 13o, férias e multa rescisória por demissão sem justa causa.

O objeto que está sendo discutido aqui é a planilha de custos, que no caso de pagamento por fato gerador já naturalmente seria pago apenas o que foi efetivamente prestado, mas que noutra metodologia há idêntica responsabilidade da fiscalização contratual no acompanhamento das despesas.

Primeira coisa é separar as naturezas de despesas: uma planilha de custos é composta por diversos itens, com características distintas: existem desembolsos “imediatos”, provisões para pagamentos futuros certos e provisões para substituição de profissional ausente.

Desembolso imediato é aquele fato líquido e certo que ocorreu e vai gerar despesa imediata, dentro da competência do contrato: salário, tributo, auxílios (transporte, alimentação e outros, como plano de saúde). A administração paga por aquilo que recebeu. Ninguém tem dúvida de fazer a glosa profissional no caso de ausência de profissional ausente por um dia, sem reposição, tendo por base de cálculo o valor mensal da fatura, proporcional aos dias de ausência.

Provisão por fato certo são aqueles valores que a administração paga adiantado, em parcelas mensais, de despesas que certamente/provavelmente ocorrerão na execução do contrato, e que normalmente são objeto de retenção em conta vinculada: férias, 13o, multa rescisória etc. É exatamente pelo fato de ser “certo” que é cabível a retenção e sua disponibilização à contratada apenas quando da ocorrência do fato gerador, razão pela qual foi criada a conta vinculada.

Já a reposição de funcionário ausente é uma espécie de “seguro”, pelo qual a administração paga um custo de provisão independente da ocorrência ou não do fato gerador, e visa garantir a continuidade do serviço. É a essência da execução indireta de serviços, ao delegar para terceiro o risco do negócio e permitir o ganho de escala.
A título de exemplo, em caso de paternidade, o empregado se ausenta por 20 (vinte) dias ao serviço (segundo metodologia da AUDIN/MPU), descrita em http://www.auditoria.mpu.mp.br/audin/REFERENCIAL-TECNICO-DE-CUSTOS-3A-EDICAO.pdf Grosseiramente, o custo de reposição do profissional seria de aproximadamente 70 a 100% do custo mensal do posto. Entretanto, o valor máximo aceitável no MPU, conforme metodologia, é de 0,07% mensal. A terceirizada recebe isto de todos os seus contratos e é com base neste volume que, quando ocorre com um funcionário específico, realiza o pagamento das despesas daquele posto. É uma espécie de seguro, e a boa gestão de pessoal é fundamental para a exequibilidade e competitividade da contratada.

Dito isto, embora longo, acho que fica claro. O processo se divide em identificar a natureza, verificar a ocorrência e realizar o pagamento.

Sobre o caso específico: é preciso verificar se a obrigação da CCT é de natureza genérica, não podendo exigir cláusulas específicas de Administração Pública.

Sim, é correto e é de natureza vinculada, é obrigação verificar os dispêndios. E meu conselho, dada a situação narrada, é para pedir esta documentação “para ontem”.

Não é o caso de repactuação, mas de glosa. A contratada elaborou planilha de custos prevendo o atendimento a todos os funcionários, mas apenas a metade opta por receber o benefício.
Geralmente, o modelo mais recomendável de pagamento de plano de saúde é o reembolso das despesas efetivamente efetuadas. Embora divergente, a predominância de entendimento é que não há nenhum esforço de gestão que justifique cobrança de taxa de administração e lucro à contratada (trata-se de mero repasse de recursos), e que do ponto de vista prático evita a situação narrada, de se pagar a maior que o devido.

Portanto, faça uma reunião com a contratada o quanto antes e exponha a situação. Em curso de planilha de formação de preços isto aí é muito citado. Não vou lembrar qual órgão, mas já houve caso disto cuja diferença era da ordem de milhões.

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@Pedro!

Observe que quando da análise da razoabilidade da proposta da empresa, os custos apresentados por ela foram aceitos, pois presume-se que estavam dentro de um limite razoável, se comparado com a planilha estimativa de custos da Administração.

É fato que não podemos ingerir nos custos da contratada, devendo limitarmos as exigências ao cumprimento do mínimo legal, como é o caso da remuneração e benefícios previstos no instrumento coletivo aplicável e das verbas trabalhistas e previdenciárias. Outros custos, estimativos, são isto mesmo: estimativos. Podem ou não ocorrer, e não há nada de errado no fato da empresa ter algum custo menor do que ESTIMOU na planilha, assim como também não é motivo de revisão do contrato se algum custo que ela estimou se verificar maior na prática, durante a execução do contrato.

A IN 5, de 2017, adotada obrigatoriamente pelos órgãos do SISG e como referencial pelos demais, fixa textualmente que erros de preenchimento de planilha caracterizam responsabilidade da empresa. Portanto, não cabe revisão quando isso ocorre. Nem pra cima, nem pra baixo. Não seria nem um pouco razoável exigir que a empresa devolva valores referentes a custos não incorridos, quando a gente nunca irá pagar a mais se ela gastar a mais do que o estimado. Nós não licitamos por item da planilha, mas por valor global, e assim medimos e pagamos à empresa. Oscilação de custos faz parte do risco do negócio, e nós analisamos a razoabilidade da proposta dela exatamente para termos segurança de que os preços estão dentro do aceitável. Se a Administração estimou e aceitou, não há que se falar em glosa nem devolução de valores por não ter ocorrido determinado custo exatamente no valor constante da planilha (sim, tem aquela orientação do MPOG sobre vale transporte, mas não se aplica ao resto da planilha). Isto seria o que a Lei nº 8.666, de 1993, previu como Administração Contratada em seu Art. 6º, VIII, c), mas isto foi vetado na promulgação da redação original da lei. Sugiro enfaticamente que leiam com atenção o que consta da Exposição de Motivos como razão do veto. Fiscalizar contrato assim é extremamente prejudicial tanto para a Administração quanto para a empresa contratada.

IN 5/2017

ANEXO VIII-B
DA FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

  1. A fiscalização administrativa, realizada nos contratos de prestação de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, poderá ser efetivada com base em critérios estatísticos, levando-se em consideração falhas que impactem o contrato como um todo e não apenas erros e falhas eventuais no pagamento de alguma vantagem a um determinado empregado.

A referida IN 5 fixa que NA PRORROGAÇÃO do contrato, o órgão deve NEGOCIAR os custos não renováveis, e entra aí também os custos previstos mas não incorridos. Não há que se falar em obrigatoriedade de glosa, quando nenhum normativo exige isto.

Planilha não é contabilidade de contrato nem lista de compras, que nós pegamos e pagamos pelo que usar. É uma mera ESTIMATIVA, para garantir um mínimo de razoabilidade na análise do preço ofertado pela empresa. Como diz o TCU, ela tem caráter MERAMENTE INSTRUMENTAL.

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Muito obrigado pela resposta, Ronaldo! Embora divirja muito daquela do outro colega, é muito bom ter acesso a diversas opiniões. Ambas ajudaram muito na tomada de decisões da equipe.