Também sou de empresa estatal e recebi algumas prorrogações de vigência com reajuste para fazer. Você poderá seguir esses passos:
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Consultar a cláusula de reajuste do contrato e verificar qual índice foi definido para o reajuste (normalmente é o IPCA).
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Nessa mesma cláusula deve ter a previsão de como ocorrerá o procedimento de reajuste. Por exemplo: se a empresa tem de solicitar formalmente, acompanhado de cálculos, ou se o reajuste é automático com base no índice definido no Contrato.
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Calcula o acumulado do índice no endereço: Calculadora do Cidadão
*Alerto que esse acumulado só poderá ser de no máximo 12 meses. Se o contrato nunca foi reajustado e tem 3 anos, por exemplo, você não calculará o acumulado do índice referente aos 3 anos. Talvez isso explique porque os seus índices deram tão alto. -
Definir o marco de contagem dos 12 meses: para contratos com até 12 meses, o marco será a data prevista para entrega da proposta do pregão. Se o contrato tem mais de 12 meses, o marco será os últimos 12 meses. Se o contrato possuir um reajuste, o marco será a data do último reajuste.
Somente analisando o caso concreto é que eu poderia ser cirúrgico, mas acredito que esses passos já vão te ajudar. Querendo entrar em contato é só avisar.