Avaliação técnica anterior ao orçamento

Bom dia, pessoal!

Apareceu uma demanda em que é necessário fazer uma avaliação do funcionamento de um determinado aparelho para saber o que realmente deve ser feito para consertá-lo. Pedimos ajuda de uma empresa particular para fazer essa avaliação e posteriormente fazer um orçamento do serviço e troca de peças, caso necessário.
Mas como saber se realmente é esse o defeito?
Tenho mesmo que sempre pedir auxílio de um particular para situações semelhantes?
Como realizar a orçamentação de serviços sem que outras empresas não avaliaram o equipamento (aqui na minha cidade tem somente duas empresas do ramo?
Ps. não encontrei nada parecido em bancos de preço.
Essas são algumas dúvidas que estou tendo e até agora “quebrando a cabeça” para encontrar solução.