Trabalho em uma instituição de ensino superior que possui uma marcenaria própria há décadas.
Nosso setor está formalizando um processo de aquisição de material (MDF, cola etc) para repassar à marcenaria para que ela confeccione algumas bancadas para um laboratório de informática que estamos montando.
Só que o setor de compras está exigindo que a gente calcule os custos envolvidos para a confecção (energia elétrica, mão de obra…), além dos custos para a aquisição da matéria prima. O que eles estão exigindo é que a gente comprove a vantajosidade dessa solução em comparação a aquisição de mobiliário já pronto.
Porém, calcular esses custos é totalmente inviável, já perguntamos ao marceneiro chefe e ele disse que não tem como fazer esse cálculo.
Até pq a marcenaria não iria funcionar apenas para a confecção dos nossos móveis, mas atenderá a outras demandas da universidade, como restauração de móveis antigos etc.
Teríamos que saber exatamente quais máquinas serão utilizadas para a confecção das bancadas, quanto cada máquina gasta de energia, quanto tempo iriam ficar ligadas…etc etc
A compra desse material será feita por Dispensa de Licitação.
Alguém sabe dizer se existe alguma fundamentação legal, normativo, orientação, acórdão…qualquer coisa que pode me ajudar a embasar a nossa solicitação sem a necessidade de fazermos esse levantamento dos custos com energia e mão de obra que estão exigindo?
Ao meu ver a posição do setor de compras está correta, pelo menos olhando pelo aspecto financeiro da questão. Vai ser gasto dinheiro público, então é melhor que seja feito um estudo para se definir qual é a melhor solução para atender à necessidade. As atuais normas convergem nesse sentido, por exemplo:
IN n. 5/2017: traz a ideia da elaboração da planilha de custos, documento que detalha todos os componentes do custo da contratação;
IN n. 1/2019: determina que, durante a elaboração do estudo técnico preliminar, as soluções consideradas viáveis devem ter seus custos totais calculados, a fim de se decidir qual a melhor alternativa.
Não seria possível fazer a estimativa que o setor de compras solicitou verificando o consumo de energia das máquinas que serão utilizadas? Talvez encontre essas informações nos manuais ou na internet.
As informações sobre os gastos com mão de obra suponho que sejam mais fáceis de se obter, a instituição deve ter um contrato para manter essa marcenaria.
Do contrário, uma saída seria buscar orçamentos no mercado para comparar o preço de fabricação com o preço de aquisição.
Uma curiosidade, essa marcenaria possui alguma finalidade educativa ou algo do tipo? Achei interessante uma atividade desse tipo não ser terceirizada.
A marcenaria da instituição, salvo engano, produz móveis atendendo à encomendas das demais unidades da estrutura organizacional do órgão. Conceito conhecido em Contabilidade de Custos como Produção por Ordem.
Em um cenário ideal, a unidades “requisitantes” deveriam formalizar ou oficializar uma demanda ao setor de marcenaria que por sua vez iria emitir ordens de serviço para atender a demanda. Recebido o pedido, a marcenaria então deveria designar um ou mais profissionais para preencher e atender essa ordem, de acordo com as determinações internas especiais para elaboração dos bens.
A marcenaria avaliaria a disponibilidade de matéria-prima no almoxarifado, assim como de profissionais, de acordo com as especificações do projeto, que poderia requerer perfis específicos ou equipamentos especiais não disponíveis, inviabilizando a produção.
Dispondo o órgão dos profissionais e equipamentos, sendo, portanto, viável, a produção dos bens, se não houvesse estoque no almoxarifado e, posteriormente, a solução escolhida fosse a produção pelo órgão, a marcenaria deveria então fazer a aquisição de toda ou parte da matéria-prima necessária, não a área requisitante, que deveria se limitar, em conjunto com o quadro técnico da marcenaria, a especificar os seus requisitos para a produção das bancadas solicitadas.
Logo, idealmente, não compete a um setor requisitante formalizar um processo de compra de materiais que são usados e de responsabilidade do setor responsável por atender a requisição. A marcenaria que deveria ficar responsável pela definição, orçamento, compra e gestão dos materiais necessários para atender às ordens de serviço recebidas.
A área demandante, com base no orçamento fornecido pelo setor de marcenaria, para atender a Ordem de Serviço, poderia realizar a famosa análise: “Fazer ou Comprar”, também conhecida como avaliação dos cenários possíveis, comparando com o valor para adquirir, havendo disponibilidade, os mesmos bens no mercado.
Dependendo do valor, poderia ser mais vantajoso adquiri-los prontos, mas, pode ser que não houvessem bens capazes de atender as especificações internas. No entanto, se possível, esses requisitos também poderiam ser ajustados para o mínimo indispensável.
Não concordo que seja totalmente inviável para a marcenaria, talvez não calcular no sentido de valor exato, mas estimar esses custos. Embora concorde que possa ser difícil, a depender da maturidade da gestão de cada unidade.
Se o atendimento de requisições de serviços segue um modelo, com atividades bem definidas, como descrito no cenário ideal, ou, se existem registros históricos das ordens de serviços executadas, não seria inviável estimar esse custo.
Ordens semelhantes a do seu setor, usando materiais com quantidades e especificações semelhantes, já podem ter sido executadas, e seu custo poderia ser uma boa aproximação. Saber a quantidade de horas que cada etapa levaria, assim como quais e quantos profissionais são necessários, se será sempre o mesmo ou não, também facilitaria bastante.
Por exemplo, uma bancada similar poderia ter sido produzida recentemente. Em uma Ordem de Serviço A, para um bem similar, constata-se que foi executada em 120 horas (15 dias), pelo servidor A, consumindo um total de R$ 2.500,00 em matéria prima: MDF, cola e etc… O salário do servidor é de R$ 5.000,00 para uma jornada de 40h semanais, ou (R$ 5.000,00 / (5 * 40h) R$ 25,00 por hora.
Nesse mês a conta de luz atribuível ao setor foi de R$2.000,00. Outros custos poderiam ser atribuíveis a essa produção tais como depreciação e manutenção dos equipamentos, tudo depende da gestão da unidade dispor dessas informações em registros próprios.
Salário de A - R$ 3.000,00 (R$ 25,00 * 120h)
Matéria-Prima consumida na Ordem de Serviço A - R$ 2.500,00
Energia Elétrica da Marcenaria no período - R$2.000,00
Como o servidor trabalhou 120 horas na OS A, atribui-se a essa bancada o valor de R$ 3.000,00 a título de mão-de-obra. A energia, por sua vez, se não houvessem medidores nos equipamentos usada na OS A, teria que ser atribuída por rateio, considerando as demais Ordens de Serviço executadas pela marcenaria no período.
Vejamos:
OS A
Matéria -prima - R$ 2.500,00
Mão-de-obra - R$ 3.000,00
__
TOTAL - R$ 5.500,00
No período, também foram executadas mais duas Ordens de Serviço, a ordem B, para restauração de móveis antigos, no valor de R$ 7.500,00, e a ordem C, para elaboração de móveis, no valor de R$ 4.000,00. Então, para fins de estimativa, é possível usar como critério de rateio da energia elétrica do setor o que cada ordem de serviço recebeu como custo direto: mão-de-obra e matéria-prima. Assim:
Ordem de Serviço A - R$ 5.500,00 - 32,35%
Ordem de Serviço B - R$ 7.500,00 - 44,12%
Ordem de Serviço C - R$ 4.000,00 - 23,53%
TOTAL CUSTO DIR. - R$ 17.000,00 - 100,00%
Seguindo essa lógica, 32,35% da Energia elétrica seria atribuível a Ordem de Serviço A, o que corresponde a R$ 647,00. O valor total a OS A ficaria igual R$ 6.147,00, que se usado como referência, seria comparado ao valor de comprar uma bancada pronta.
É possível também, inclusive acho que seria o mais razoável para a situação do seu órgão, substituir os valores histórico da OS A similar pelos valores estimados para execução de uma OS qualquer: tempo de execução, salário dos profissionais, custo de matéria-prima.
Mas para ratear os custos indiretos, como o de energia elétrica do setor, por exemplo, é preciso saber também os custos das outras ordens de serviços executadas no mesmo período, que também precisariam ser estimados, seja de acordo com outras OSs abertas, para serem atendidas no mesmo período, seja de acordo com estatísticas calculadas com base em valores histórios.
Então para estimar sua OS, com base no escopo do projeto ou estatísticas básicas, o setor de marcenaria precisaria fornecer:
Tempo necessário para execução da OS;
Custo da Matéria-prima necessária;
Salário do(s) profissional(ais) executor(res);
Custo médio de Energia Elétrica da unidade;
Custo médio de Ordens de Serviços executadas ou estimativa de custo de outras OSs a serem executadas no mesmo período;
Quantidade média de Ordens de Serviços executadas ou quantidade de outras OSs a serem executadas no mesmo período;
Outros custos indiretos para os quais a unidade tenha registros e possa realizar uma estimativa para o período em que a OS seria executada: depreciação, manutenção e outros.
Espero que, no mínimo, essas informações possam, quem sabe, apoiar ainda mais sua argumentação, junto ao setor de compras, sobre a dificuldade do setor de marcenaria em obter todas as informações necessárias para estimar os custos envolvidos na produção dos bens demandados pelo seu setor, seja pela formato usada para registrá-las, que dificulta a análise, ou até mesmo indisponibilidade de registros históricos pela marcenaria.
Na ficou claro qual seria a hipótese de dispensa a ser usada, mas se o material puder ser comprado por Dispensa de Licitação com base nos valores, essa é a fundamentação legal. O que, obviamente, não excluía a necessidade de comprovar a compatibilidade dos preços com aqueles praticados no mercado, seja com base em contratações similares, propostas de fornecedores e tudo mais que puder compor sua cesta de preços. Nesse caso, s.m.j por parte dos demais participantes do fórum, o setor de compras não poderia impor requisitos não previstos em lei, norma ou regulamento.
@Lorena eu respeito a opinião dos colegas mas acho um determinado excesso de zelo do setor. Acho que a definição da vantajosidade mais relevante não é em relação a compra mas sim se é vantagem ter ou não uma marcenaria.
Uma outra pergunta a ser respondida é, como funciona está marcenaria, com servidores, com funcionários terceirizados ou alunos.
Se for com servidores não há de quantificar as horas trabalhadas como custo pois eles trabalhando ou não irão receber a mesma coisa.
Se forem terceirizados e já estiverem contratados idem, o valor pago será o mesmo.
Para alunos, ainda mais pois a finalidade da instituição de ensino é ensinar e aproveita-se a mesma oportunidade para o fazer e resolver uma demanda institucional.
Então, na prática além do material deveria se considerar o Custo da energia elétrica, que, em tese, seria o mesmo ou similar ao que gastaria a empresa se já fosse comprado pronto. Tem outros custos como limpeza, destinação de resíduos, pode haver outros, mas acredito que esses serviços assessórios já devam existir.
Então assim, é meio óbvio que se sua unidade possui maquinário e pessoal para fazê-lo, será mais barato, pois não pagará por exemplo, mão de obra, impostos, frete, lucro, etc, que proporcionalmente são em proporção maior do que a diferença de gasto com energia.
Então fica a dica, as vezes não é preciso fazer contas para comprovar a vantajosidade, mas sim analisar os processos como um todo.
De fato, se eles não trabalham, por não existirem demandas que justifique a emissão de OS’s, realmente não faria sentido algum manter a marcenaria. Nesse caso não haveria nem o que se falar em custo da OS.
Se observo que, no caso, contabilmente, o custo de mão-de-obra de um servidor da marcenaria, assim como o de matéria-prima, podem de ser, matematicamente, diretamente atribuídos, sem rateios, às Ordens de Serviço atendidas (Custo direto) pelo setor, para calcular o custo de cada uma delas. Então, se o setor precisa estimar o custo de uma Ordem de Serviço, necessariamente, terá que estimar a quantidade de horas para atendê-la e de matéria-prima, com os respectivos custos.
Assim, da perspectiva contábil, se um servidor trabalhou, por exemplo, parte de um mês, no atendimento de uma Ordem de Serviço, não faria sentido alocar o seu custo mensal para o órgão nessa OS, mas sim a parcela correspondente ao tempo efetivamente gasto com ela, conforme os apontamentos da unidade.
Mas claro que, para realizar essa estimativa, como foi pedida pelo setor de compras, necessariamente, o setor de marcenaria teria que dispor um apontamento de quais servidores atenderam cada OS emitida e por quanto tempo. Inclusive a falta desses apontamentos pode ser usada como argumento.
Por fim, aproveitando, quero observar também que o exemplo foi muito simplificado e, tecnicamente, o custo da mão-de-obra deve corresponder ao custo mensal do servidor para órgão, considerando todos os tributos, e não meramente a sua remuneração ou salário, que seria uma aproximação grosseira.
@DiegoFGarcia talvez não tenha me expressado claramente, mas vou usar um exemplo hipotético:
Supondo que a marcenaria tenha 5 servidores e a remuneração somada seja de 15.000,00. Se eles trabalharem ou ficar somente batendo papo vai ganhar a mesma coisa.
Então se a matéria prima custa 2.000,00 e o móvel pronto 5.000,00 pra definir a vantajosidade temos que comparar os 2 cenários, usando apenas os itens principais:
Matéria prima = 2.000,00
Remuneração = 15.000,00
Energia = ?? ( Mas vamos chutar 1.000,00 que é razoável)
Total = 18.000,00
Móvel pronto = 5.000,00
Remuneração = 15.000,00
Energia = 0,00 (supondo que ficará fechada)
Total = 20.000,00
Claro que haverão horas trabalhadas, que cada etapa demanda um tempo, que a hora do servidor tem custo, mas será igual com ele trabalhando ou não. Neste caso eu ( falo em primeira pessoa) não consideraria a hora trabalhada para definição da vantajosidade.
Evidentemente que estamos apenas falando de preço, mas há outros parâmetros que podem ser levados em conta para definição da vantajosidade, o prazo, a qualidade do serviço, a capacidade de realizar projetos mais complexos, e, sobretudo neste caso, a ociosidade dos servidores, que deve sim ser levada em conta como descrito na conta acima.
Diferente seria se o órgão fosse contratar separado, matéria-prima e mão-de-obra, aí sim o custo do homem hora entraria no dimensionamento.
Respeito sua opinião e não desejo de maneira nenhuma convencer ninguém, acho que devemos agir conforme nossas convicções, e o NELCA se dispõe a isso, ajudar os compradores públicos a formar opiniões, mediante manifestações homogêneas e divergentes, a discussão é sempre salutar, seja para quem pergunta seja pra quem se manifesta.
O setor de marcenaria afirmou que seria inviável estimar os custos para atender a uma Ordem de Serviço para produção de bancadas. A minha opinião foi de que seria possível, usando a disciplina de Contabilidade de Custos, ainda mais se tivessem executado uma encomenda similar. Discordar disso, seria equivalente a “não é possível usar essa contabilidade nesse caso” ou, o que receio que tenho sido seu caso, “não é necessário usar a contabilidade de custos”, considerando que seria possível realizar a estimativa de forma empírica.
Tenho que admitir que isso requer alguns conceitos e cálculos mais avançados, além de informações que nem sempre estão disponíveis, tudo isso trazendo uma complexidade desproporcional, se já não fosse essa a praxe do órgão. Contudo, se tratando de uma estimativa, não haveria a necessidade de tanto rigor contábil.
Agora, os conceitos e cálculos, que usei no exemplo descrito anteriormente, tem como base, portanto, a disciplina Contabilidade de Custos: produção por ordem, custo direto, custo indireto, mão-de-obra, rateio, etc. De acordo com esta disciplina, aqui já não se trata de opinião, os custos de mão-de-obra, usada na produção (ou no atendimento de uma Ordens de Serviço), devem ser apurados e diretamente atribuídos ou apropriados aos produtos (ou Ordens de Serviço), o que requer informações sobre quais foram os servidores e por quanto tempo cada um deles trabalhou em cada produto (ou Ordem de Serviço).
A disciplina de custos é que dispõe que o gasto de determinado período do referido departamento deve ser separado em custos e despesas, sendo os custos diretos e indiretos apropriados as Ordens de Serviços executadas, seja diretamente ou por rateio. Foi o que mais ou menos tentei mostrar no exemplo.
De acordo com a contabilidade de custos, veja bem, não é a minha opinião, o cenário que você descreveu significa dizer que os 5 servidores do setor irão trabalhar somente em uma Ordem de Serviço, durante o mês, a um custo de mão-de-obra de R$ 15.000,00. Caso contrário ficariam ociosos.
No entanto, não acredito que esse seja o cenário que representa a realidade de forma mais adequada, já que o tempo para conclusão poderia ser menor do que 1 mês e esses 5 servidores trabalhariam em outras Ordens de Serviço durante o período, seja para restauração de móveis ou outras encomendas, de forma paralela e em distribuições variadas. Ou seja, eles, provavelmente, não vão ficar completamente ociosos, o que inviabilizaria o seu modelo de cálculo (tente fazer o mesmo exercício e considerar outras OS’s em paralelo).
Logo, se houvessem, como no meu exemplo anterior, 3 Ordens de Serviços, e não apenas 1 como você propõe, em um período, para a contabilidade de custos, de novo, não é a minha opinião, seria incorreto apropriar os gastos do setor a apenas uma delas. Assim, seguindo esse linha de raciocínio, o setor de compras poderia não aceitar a apropriação dos gastos do setor de marcenaria ao preço do móvel pronto.
No meu exemplo anterior, considerei esse paralelismo e o valor total a OS A ficou igual R$ 6.147,00. Perceba que essa OS poderia ter sido para construir 3 bancadas. Assim, ainda teríamos que fazer R$ 6.147,00 / 3 = R$ 2.049,00 para ai sim comparar com o preço de mercado. O mesmo móvel poderia estar disponível por R$ 1.500,00 no mercado. Caso o órgão compre os móveis no mercado, os gastos do setor de marcenaria continuarão sendo apropriados as outras OS’s em que o setor esteja trabalhando, que passariam a ter um custo maior.
Eu entendo o seu ponto de que não é uma opção para o órgão não pagar os servidores, mas, o setor também tem uma razão para existir na estrutura organizacional, de acordo com a estratégia do órgão, que justifica o gasto de sua manutenção, e, sendo assim, eles, muito provavelmente não ficarão ociosos se essa encomenda não for demanda. Logo, não seria correto usar o gasto do setor como proxy para estimar o custo de atender a demanda, sob esse pretexto.
De fato, o custo do móvel é apenas um dos aspectos da vantajosidade, que, como você muito bem colocou envolve também especificações, prazo, qualidade e etc…
Nossa divergência, creio que apenas tenha ficado no método de cálculo do custo desse móvel, quando ele é produzido internamente, por ordem de serviço, já que usei a disciplina de contabilidade de custo e você prefere uma abordagem mais empírica.
Respondendo a sua pergunta: não sei informar se a marcenaria cumpre alguma função didática/ensino. Mas sei que em dado momento ela estava vinculada a um centro de ensino onde tinha diversos cursos, como engenharia e arquitetura. Não sei se em algum momento ela cumpriu ou se ainda cumpre alguma finalidade educativa.
No caso da nossa aquisição, por ser um valor baixo, 5 mil aproximadamente, então nem haveria obrigatoriedade de ETP (é o que interpreto da IN que trata disso) já que será por dispensa. Mas o entendimento do setor é de obrigatoriedade do ETP a todos os processos de dispensa.
Fizemos consulta ao marceneiro responsável e ele nos informou que não tinha condições de estimar esses custos e foi aí que complicou para o nosso setor.
Tb acho que essa aquisição não deveria ser de competência do nosso setor. Contudo, quando fomos solicitar a confecção das bancadas à marcenaria, esta nos informou que não haveria material suficiente para a nossas bancadas e disse que se a gente comprasse eles faziam sem problemas.
Tentamos descobrir qual setor era responsável por essas compras, mas, por incrível que pareça, não tivemos sucesso. Aqui vou falar o que suponho sobre essa situação, pq informações precisas não tenho: antes a marcenaria era vinculada à Prefeitura Universitária, que era uma unidade gestora (na instituição havia umas 5 unidades gestoras), e acredito que a prefeitura era a responsável pela aquisição desse material e não os setores demandantes. Contudo, diante das mudanças recentes (a prefeitura se subdividiu em várias superintendências e algumas unidades gestoras estão sendo extintas, o que deve incluir a da antiga prefeitura), então ficou esse vácuo de não se saber quem agora vai comprar.
Assim, diante da necessidade dessas bancadas e da disponibilidade orçamentária, pois estamos para montar um laboratório de inclusão digital para os discentes com 60 computadores, resolvemos fazer a compra, foi aí que o setor de compras que estamos vinculados fez todo esse questionamento.
Mas é comum a marcenaria realizar a confecção de bancadas para atender aos centros de ensino, é tanto que eles já tem até um modelo de bancada que costumam fazer. Porém, como esse tipo de solicitação é algo novo para esse setor de compras(ou para o atual gestor), então acho que por isso gerou essas exigências.
Detalhe: a marcenaria já existe na instituição há 50 anos. Mas acredito que não tenha essa maturidade de gestão para fazer todos esses cálculos e controles de OS que muito bem você colocou.
E quanto a calcular os custos, eu considerei inviável a gente calcular, pois se a própria marcenaria disse que não tinha condições, imagina a gente ter condições de calcular.
Mas a sua resposta me ajudou a fundamentar o quão é complicado para a marcenaria fazer esse cálculo (apesar de pessoalmente eu achar que essa exigência é desnecessária). Obrigada!!
Esse seu raciocínio foi o meu desde o início. E ainda pensei: “ué, então fecha a marcenaria”.
Como eu não tinha os valores de custos que o setor pediu, fui atrás de argumentos. O que pra mim é muito óbvio que utilizar a própria estrutura da universidade para confeccionar móveis é um forte indicativo de ser uma solução mais barata, até pq se trata de uma marcenaria sem fins lucrativos, inexiste lucro ou interesse em venda, portanto, diferentemente de um móvel pronto, não há que se falar em custos com vendedores, propaganda, manutenção dos pontos de vendas, comissões e etc etc
E a marcenaria existe há 50 anos, ela está incorporada a estrutura de funcionamento da universidade, com seus custos de manutenção já devidamente incorporados. Não estamos solicitando nada atípico ou extra. E se a marcenaria parar de receber demandas aí sim teremos prejuízo, pois os servidores/funcionários continuam sendo pagos.
Eu sei que o responsável pela marcenaria é servidor efetivo, os demais não sei dizer, como também não sei se o espaço é utilizado como prática de ensino.
Além de tudo isso existe uma perspectiva de fortalecimento institucional que eu considero vantajosa (ao meu ver a vantajosidade
não se mede só pelo preço), pois é uma oportunidade de fortalecer parcerias internas, fortalecer valores como cooperação, credibilidade aos serviços executados pela própria instituição, valorização do trabalho desenvolvido pelas pessoas que fazem parte da universidade etc etc etc
Agora, nada disso impede que a universidade em algum momento reveja a vantajosidade de possuir uma marcenaria própria. Mas, penso que o momento de se questionar isso não é nesse nosso processo, seria um questionamento e análise em outro âmbito.
Bom dia, elabore o projeto do mobiliário e apure o quantitativo de materiais junto à marcenaria que serão necessários para a fabricação das bancadas. Solicite 3 propostas referentes ao projeto. Certamente sairá muito mais caro contratar os serviços de outra marcenaria.