Readequação de Contrato Outsourcing de Impressão - Devido COVID-19

Tenho um contrato de Outsourcing de impressão, com a seguinte realidade:

a) O contrato está completando 1 ano de vigência, com possibilidade de renovação total de 48 meses;

b) Devido a pandemia do COVID-19 a quantidade de impressões foram reduzida drasticamente;

d) Tentamos negociar com a empresa um ajuste contratual, visando adequar a franquia para a real necessidade com possibilidade de desmobilizar algumas impressoras;

e) Acontece que a empresa conseguiu apenas conceder um desconto de 10% em relaçao ao valor da franquia. A empresa alega inviabilidade de redução maior, considerando que houve mobilização de equipamentos novos no inicio do contrato, e que ainda está pagando pela aquisição dos equipamentos.

Gostaria de saber como proceder diante dessa situação:

  • É legal solicitarmos à empresa o demonstrativo (notas fiscais dos equipamentos que foram comprados) para avaliação do valor de aquisição dos equipamentos? A ideia é verificar se o valor q o órgão tem pagado (q é maior do que serviço realmente prestado) talvez já tenha sido suficiente para quitar as impressoras q foram compradas;

  • No caso de decidirmos pela rescisão contratual, como proceder em relação aos valores de desmobilização dos equipamentos? Como chegar nesse valor?

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@tamara.almeida uma boa fonte para as licitações de outsourcing é o Manual de boas práticas do TCU

https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&url=https://www.gov.br/governodigital/pt-br/contratacoes/BoasPraticasorientacoesevedacoesparacontratacaodeServicosdeOutsourcingdeImpressaorev.1a.pdf&ved=2ahUKEwj63f6YlcLvAhXCH7kGHUhhBUQQFjAAegQIBhAC&usg=AOvVaw3W0gRkF-jp1Gju27vcAoBp

No manual vem a seguinte recomendação:

  1. Recomenda-se que a vigência dos contratos de outsourcing de impressão – modalidade
    franquia de páginas mais excedente, seja de 48 meses com possibilidade de prorrogação
    por mais 12 meses, de modo a permitir a amortização completa do ativo e
    consequentemente a redução dos custos unitários por página.

1.8.1. Caso o órgão opte por uma vigência contratual menor do que 48 meses,
não deve fazer exigência por equipamentos novos e de primeiro uso no edital.

Então vou expor aqui algumas ideias como sugestão, sem saber se há alguma orientação já pacificada no assunto.

Seria necessário verificar qual foi a vigência especificada em seu contrato, e, teoricamente o valor do equipamento deveria ser amortizado neste prazo. Se a vigência ainda não foi cumprida, a tabela de depreciação da RFB pode te ajudar a chegar no valor atual da impressora, aplicando o percentual sobre o valor do equipamento (a NF de compra é a base, pois o valor pode ter oscilado com o tempo).

Chegando neste valor, falta calcular o percentual já pago, se o contrato era de 48 meses e já se passaram 12, então você teoricamente já custeou 25% do equipamento, então teria que pagar 75% do valor atual.

Esse valor acredito que já seria justo, porém nada impede que haja uma negociação junto a empresa, afinal geralmente são equipamentos novos, e ela pode revender o equipamento, então quanto menos pagar por ele, mais recursos públicos você economizará.

Lembrando que a empresa não se obriga a aceitar esta negociação, afinal por exemplo ela poderia doar os equipamentos e não ter nenhum retorno financeiro.

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Maravilha sua explicação @rodrigo.araujo . A única dúvida que resta é:

  1. Supondo que durante 3 meses produzimos apenas 40% da franquia contratada;

  2. Mesmo que a quantidade de páginas impressas não tem alcançado a franquia contratada, pagamos o valor da franquia fechado;

  3. Inicialmente entende-se que a empresa teve vantagens nesse período, pois ela recebeu por páginas não impressas, o que poderia ajudar no adiantamento da amortização;

Porém, o Manual de Boas Práticas do TCU recomenda que "em todos os meses a amortização do ativo do fornecedor é garantida através do pagamento mínimo da franquia mensal, mesmo que órgão não imprima a sua totalidade.

Sendo assim, gostaria de confirmar se meu entendimento está correto: O “saldo” (valor correspondente a quantidade de páginas que foi pago sem ser produzido) não seria considerado como um adiantamento da amortização. Correto??

Exatamente, como você bem disse, a franquia é o valor mínimo a ser pago a empresa independentemente do número de páginas impressas, é o chamado risco do negócio assumido pela administração, e o custo do equipamento está embutido nesta franquia. O fato dela ter um ganho neste período não influencia nada a amortização.

De modo a elucidar a outros colegas que vejam este tópico, segue o trecho do Manual do TCU:

1.4.4. A cada mês, para fins de faturamento, deve haver a apuração mensal do saldo. Se o saldo do mês for negativo (ou seja, de CRÉDITOS), deverá ser pago o valor da FRANQUIA MENSAL. Caso o saldo seja positivo (ou seja, de EXCEDENTE), o órgão deve pagar a FRANQUIA MENSAL acrescida do valor
EXCEDENTE gerado no respectivo mês.

1.4.5. Caso seja constatado, a cada análise semestral, que o volume realizado/produzido não esteja atingindo o volume da franquia estipulada para o semestre, o órgão deve reavaliar o dimensionamento do contrato, seja revisando a
estimativa de páginas impressas, a quantidade de impressoras ou sua melhor distribuição.
1.4.5.1. Se essa diferença for recorrente, proveniente de uma tendência de baixa ou mudança no perfil do consumo, o órgão deve aditivar o contrato visando consolidar esta mudança, de modo que não ocorra de forma reiterada o
pagamento por páginas não produzidas, devendo ainda serem observados os limites estabelecidos no art. 65 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 – vide item 1.7.

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Só mais uma dúvida:

  1. Supondo que seja constatado uma diferença recorrente, com tendência de baixa ou mudança no perfil do consumo;

  2. E assim, decida-se aditivar o contrato, de maneira a ajustar o volume de impressão para a real demanda;

  3. Nesse processo de aditivo a empresa pode alterar o valor de cada página impressa (diferente do valor homologado na licitação)? Ou seria necessária fazer pesquisa de preço no mercado para analisar se o valor cobrado pela empresa para a nova demanda é exequível?

Não há o que alterar o valor pois ela é obrigada a aceitar a redução de “até 25% (vinte e cinco por cento) definidos no art. 65, inciso II, § 1º da Lei nº 8.666, exceto quando houver acordo celebrado entre as partes e previsto em contrato, conforme estabelecido no art. 65, inciso II, § 2º da mesma Lei”.

Se sua licitação foi de outsourcing, você contratou páginas e não impressoras, o numero equipamentos foi uma exigência para se cumprir o objeto. Entao nessa redução não é obrigatória a redução do número de máquinas, que estão em campo apartado do TR e não fazem parte da proposta.

Porém de nada adianta manter máquinas ociosas no seu órgão, eu como prezo muito pelo bom relacionamento com as contratadas, se houvesse equipamento subutilizado, eu o devolveria, até para que a empresa pudesse reaproveita-lo ou até negocia-lo para compensar um pouco está redução.

Lembrando que após 12 meses da proposta a empresa tem direito ao reajuste previsto no contrato.

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