Instrumento de Cobrança para pagamento de retroativo de reajuste

Consultas Gerenciais
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Prezados, estou com uma dúvida referente à criação de Instrumento de Cobrança associado ao retroativo de reajuste.

Sou fiscal técnico de um Contrato de fornecimento de gêneros alimentícios. Após o apostilamento de reajuste, a empresa tem direito a receber o valor retroativo das entregas realizadas no interstício entre a data-base do reajuste e a finalização do respectivo termo.

Para esse pagamento, utilizamos o seguinte procedimento no sistema do Contratos.gov:

  1. Solicitamos a emissão de Nota Fiscal com a natureza da operação de Outros serviços, com a inclusão de um item no valor do retroativo calculado com a Gestão do Contrato;
  2. Criamos o Instrumento de Cobrança utilizando um item do Contrato, alteramos o valor unitário faturado para o do retroativo e, na guia “Outras informações”, na parte de “Informações Complementares”, justificamos a atualização do valor do item para essa correspondência;
  3. Utilizamos o saldo de alguma Nota de Empenho que esteja vigente e, no controle interno, fazemos a compensação proporcional das quantidades dos itens, para que o valor da Nota de Empenho corresponda ao controle da gestão após a quitação desse débito.

Enquanto Gestão do Contrato, tentamos verificar se havia algum caminho mais correto para fazer esse pagamento, mas a Seção de Contratos do Órgão e a Diretoria de Finanças não encontraram outro meio, inferindo-se que o sistema do Contratos.gov possui essa limitação para pagamento de retroativo, por não haver um item específico por contrato para ser usado nesse fim.

Estou buscando alguma solução que possa contornar a questão de utilização de item do Contrato para a criação do Instrumento de Cobrança, então caso exista alguma forma de fazê-lo, conto com vossa colaboração para a correção nos próximos retroativos que forem realizados pelo Órgão.

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Em tempo: para facilitar o entendimento do caso em tela, vou exemplificar com um Contrato que estamos apresentando essa questão.

A data-base para o reajuste é de novembro de 2025. A empresa entrega, semanalmente, os pedidos enviados pela Gestão, então para tudo que foi entregue deste período até 10/03/2026, data em que o processo foi finalizado e os preços foram reajustados, precisa ser contabilizada a diferença, em reais, para o pagamento do retroativo.

Ocorre que para as entregas realizadas entre novembro de 2025 e 31 de dezembro do mesmo ano, devemos pagar através de reconhecimento de dívida, tendo em vista que se trata de exercício financeiro distinto. Para as entregas realizadas em 2026, devemos pagar com os saldos empenhados (temos várias Notas de Empenho por empresa, visto que recebemos orçamento de fontes diferentes), mas na teoria, sem atestar nova Nota Fiscal de venda, atrelando-se a recebimento de itens que não foram efetivamente entregues.

Com a obrigatoriedade do cadastro do Instrumento de Cobrança, mesmo com o apostilamento, não temos como cadastrar um item específico de débito de retroativo para reajuste contratual, então a solução que encontramos, ao menos por ora, foi a informada no caso inicial.

Continuo no aguardo de uma possível solução.