Achei adequada a solução do Instituto Federal do Sudeste de Minas Gerais.
Aqui, adotamos, tanto para compra quanto para contratação de serviços, o modelo de Documento de Formalização de Demanda da já revogada IN nº 1/2018, que previa praticamente todo o estudo preliminar e gerenciamento de riscos. Assim, o requisitante preenche obrigatoriamente os pontos referentes a necessidade da contratação, estimativa das quantidades, definição do método para estimativas de preços e previsão de preços referenciais, justificativa para o parcelamento ou não da solução e declaração da viabilidade.
Se for necessário rever alguma coisa, isso pode ser feito nos Estudos Preliminares ou no Termo de Referência.
Já nos Estudos Preliminares, dadas as reiteradas recomendações para robustecer a instrução do processo feitas pela Consultoria Jurídica, estamos começando a abordar praticamente todas as escolhas feitas no Termo de Referência/Projeto Básico e no Edital, incluindo uma justificativa sucinta:
1. Necessidade da Contratação
2. Referência a Outros Instrumentos de Planejamento
2.1. Mapa estratégico
2.2. Contratação anterior ou de outros órgãos3. Requisitos da Contratação
3.1. Especificações dos itens, códigos do Catálogo de Serviços - CATSER, as unidades de fornecimento e as quantidades
3.2. Regime de execução (preço global, preço unitário, tarefa ou integral)
3.3. Natureza do serviço (continuado sem mão de obra exclusiva, continuado com mão de obra exclusiva ou não continuado)
3.4. Prazo de vigência e possibilidade de prorrogação
3.5. Vistoria obrigatória ou não
3.6. Necessidade de ordem de serviço ou não (dispensa-se OS basicamente quando há cronograma pré-estabelecido com periodicidades e quantidades certas)
3.7. Data para início da execução dos serviços
3.8. Prazo de execução do objeto
3.9. Localidades e horários
3.10. Frequências e periodicidades/cronograma
3.11. Quantidades previstas por ordem de serviço emitida (se houver)
3.12. Procedimentos e rotinas de execução
3.13. Métodos empregados na execução (normas técnicas)
3.14. Forma de quantificar serviços a demandar ao longo do contrato
3.15. Forma de quantificar materiais a demandar ao longo do contrato (se houver)
3.16. Informações que devem constar na ordem de serviços (identificação do pedido, a identificação da Contratada, a identificação e a descrição do(s) item(ns) do(s) serviços a serem realizados, a prévia estimativa das quantidades e valores, etc.)
3.17. Necessidade de transição contratual
3.18. Estimativa de deslocamentos
3.19. Necessidade de disponibilizar materiais, equipamentos, ferramentas e instrumentos
3.20. Obrigações específicas da Contratada
3.21. Critérios e práticas de sustentabilidade (verificar Guia Nacional de Licitações Sustentáveis - NESLIC - DECOR/CGU/AGU e IN SLTI/MP nº 1/2010)
3.22. Participação de consórcio, cooperativas e possibilidade de subcontratação
3.23. Necessidade de garantia de execução
3.24. Forma de medição para efeito de pagamento (periodicidade ou por OS / com ou sem Instrumento de Medição de Resultados - IMR) e, se houver IMR, quais serão as finalidades dos indicadores
3.25. Comprovações do cumprimento da obrigação (listagem dos documentos com o momento em que serão exigidos)
3.26. Prazo para recebimento provisório e definitivo
3.27. Prazo e forma de pagamento
3.28. Índice de reajuste adotado
3.29. Classificação dos serviços (comuns ou especiais)
3.30. Exigências de habilitação jurídica e fiscal e trabalhista
3.31. Critérios de qualificação econômica
3.32. Critérios de qualificação técnica
3.33. Critérios de aceitabilidade de preços
3.34. Critério de julgamento da proposta
3.35. Prazo de validade da proposta
3.36. Quadro de soluções e fornecedores
3.37. Avaliação dos fornecedores capazes de atender os requisitos e justificativa ou reavaliação dos requisitos impostos, caso haja menos que 3 fornecedores para cada item4. Estimativa das Quantidades
5. Levantamento de Mercado e Justificativa do Tipo de Solução a Contratar
5.1. Modalidade de contratação (pregão, dispensa ou inexigibilidade)
5.2. Adoção do Sistema de Registro de Preços e realização de adesão a Ata de Registro de Preços
5.3. Adoção do tratamento diferenciado para ME/EPP
5.4. Necessidade de audiência pública6. Definição do Método para Estimativa de Preços ou dos Meios de Previsão de Preços Referenciais
6.1. Parâmetros (Painel de Preços, fornecedores etc.)
6.2. Critérios para a formação do preço de referência (média, mediana ou menor preço)7. Descrição da Solução como um Todo
8. Justificativa para o Parcelamento ou Não da Solução
8.1. Viabilidade técnica
8.2. Necessidade de segregação de funções (execução e assistência à fiscalização, por exemplo)9. Demonstrativo dos Resultados Pretendidos em Termos de Economicidade e de Melhor Aproveitamento dos Recursos Humanos, Materiais e Financeiros Disponíveis
10. Providências para Adequação do Ambiente do Órgão
10.1. Adequações físicas
10.2. Necessidade de capacitação para fiscalização
10.3. Necessidade de adoção de procedimentos para transferência de conhecimentos sobre a solução a equipe do órgão (a Contratada apresenta a forma como o serviço é realizado encaminhando folder ou realizando uma apresentação se houver necessidade)11. Contratações Correlatas e/ou Interdependentes
12. Declaração da Viabilidade da Contratação
12.1. Viabilidade técnica
12.2. Viabilidade orçamentária
12.3. Necessidade de divulgação dos Estudos Preliminares nos termos da Lei de Acesso à Informação - LAI.