In 05 - documento de oficialização da demanda

NELCA
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Prezados, Boa tarde.

Sobre o documento de oficialização da demanda, como estimar quantidades da demanda/necessidade?

Entendo que ocorreu erro de estruturação da IN, pois se após o documento de oficialização da demanda vem o estudo preliminar para definir a solução a ser contratada, como no DOD já consta a “quantidade estimada a ser contratada” sem nem sabermos qual é a solução?

Obrigado!

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@Faerisson_Lima_Souza

Aqui no órgão o DOD é uma estimativa do que é preciso para realização da contratação.
Esta estimativa pode vir a mudar com o EP.

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Bom dia, Telma. Mas como estimar algo que você ainda está procurando a solução?

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Se você não tem histórico para aquela contratação é preciso que o demandante realize o impacto provável para chegar a um denominador comum.
Por exemplo: transporte de material biológico para análise laboratorial.
Não havia uma demanda para este tipo de serviço até este ano pois sempre foi realizada pelo Estado.
Falando com o responsável pela demanda eu pedi para que ele estimasse um número de transportes por ano. Dei a ele algumas opções como 10 por mês, etc.
Ele chegou a conclusão que seriam realizadas 2 transportes por mês e, portanto, no DOD estariam 24 transportes.
Isto posto, o EP poderá trabalhar a partir deste número.

Então, depende muito do contexto para o qual se opera.

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Sim, Telma… Entendo. Você citou um caso em que não há histórico de contratações. Quando citei que a IN possui um problema de estruturação não foi em relação a exceções, mas à regra.
Exemplo: Necessidade: Armazenamento de dados e informações.
Soluções Possíveis: Armazenamento em nuvem, compra de servidores, etc.
Se eu estimar que precisarei de 3 servidores, com base na prática recorrente do que ocorre em meu órgão, que é usar servidores, já irei viciado para o estudo preliminar ao buscar outras soluções. Por isso, entendo que a identificação da solução é determinante para se definir o quantitativo, portanto, a estimativa de quantidade deve vir somente no Estudo Preliminar.

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Na regra você possui um histórico. E, para mim parece mais fácil.
Outro exemplo: serviços de telefonia.
Existe um consumo em minutos anual e você pode tirar a quantidade daí.

Para o exemplo que você destacou: armazenamento em nuvem (etc).
Mesmo que o demandante delimite em 3 servidores a comissão de EP irá averiguar se o número corresponderá às necessidades antes da declaração final.

Todo procedimento pode ser revisto mas não acredito em outro modo de fazer isso se o demandante não dê uma base para se trabalhar.

Outro exemplo: Classificação de sementes e grãos.
Existe a quantidade de toneladas efetivamente realizadas através dos pagamentos.
O demandante, pode, com base no valor anterior influir mais 10% (talvez) e designar novos números para que a comissão de EP trabalhe.

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Acho que dizer no DOD a quantidade é inútil. Pois no Estudo Preliminar podem aparecer solução que exija quantidade maior do que em outra. Exemplo: segurança patrimonial e de pessoas. Eu posso prever 20 vigilantes armados, mas também posso prever CFTV com monitoramento 24 horas e 2 seguranças armados. kkkkk O tema é espinhoso mesmo.

Enfim, Telma, provavelmente não chegaremos a um consenso, mas agradeço pelas contribuições. Vou continuar estudando sobre o tema. Qualquer novidade, comento aqui. Grande Abraço.

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É sempre bom debater, daí surgem novas ideias e inovações.
Abraços.

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Aqui usamos como boa prática a utilização de Documento de Formalização da Demanda e Estudos Preliminares para todas as compras inclusive de materiais.

Encaminho os modelos que criamos, acho que eles revelam o entendimento que temos aqui com relação ao assunto.

ANEXO XIII - FORMULÁRIO - ESTUDOS PRELIMINARES.pdf (118 KB)

ANEXO XII - DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA- PARA SERVIÇOS.pdf (95.8 KB)

ANEXO XI -DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA- PARA MATERIAIS.pdf (98.4 KB)

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Maravilha.
Eu já uso os modelos de vários IFs como base para incluir nos processos.
Obrigada @Edilson_Fernandes

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Excelente contribuição, Edilson! Muito obrigado!

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Oi, @Faerisson_Lima_Souza. O DOD da in05 é uma boa prática puxada da irmã 10 anos mais velha, in04 (hoje in01) de TI. Em TI, a área solicitante não deve se focar nos quantitativos de solução, mas nos quantitativos de necessidade. A área técnica (no caso, TI) é que deve propor a solução mais adequada, após estudos necessários. E a solução proposta pode não ter nada a ver com o desejo do solicitante. Por exemplo, você me pede mais HD para a máquina, e a TI te entrega mais espaço em rede, conforme a política de TI. #Tmj!

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Muito obrigado pela contribuição, Walter. Grande Abraço!

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Quando ao debate acerca do DOD (DOCUMENTOS DE OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA) compreendo o colocado pelo Faerisson Lima Souza. O que ele coloca se insere na visão da engenharia da produção dentro do contexto da padronização de processos. A bem da verdade, podemos afirmar o seguinte fluxo:

  1. É preciso comprovar uma necessidade real (declarar, descrever detalhadamente qual é a necessidade). Compreende a explicação de um problema e seus efeitos provocantes nas atividades da Administração demonstrando as razões técnicas porque é preciso resolver o problema com as consequências possíveis caso não seja resolvido. Você tem aqui o principio da finalidade. Isto ainda não a justificativa da contratação.
  2. A partir do documento acima, se dá inicio aos Estudos Técnicos Preliminares mediante o qual estuda-se o problema, a indicação se o problema de fato compromete as atividades e aponta o nível de prioridade, indica as soluções existentes para o problema, o mercado onde se encontram as soluções, os valores estimados de cada tipo de solução, cumprindo o artigo 15, V da lei 8.666/93, se for encontrado na pesquisa, aponta a solução mais indicada com a respectiva justificativa técnica, indica os requisitos do objeto, indica os métodos de execução para resolver o problema, indica a relação de materiais e equipamentos necessários á execução dos serviços que são capazes de resolver com efetividade o problema, indica relação de pessoal técnico e sua expertise necessária proporcional ao nível de complexidade do problema, apresenta o mapa de risco, com base no mapa de risco, se desenha a dosimetria da pena, indica o pessoal técnico necessário à função da fiscalização técnica e ao preposto da contratada para aceitação pela Administração, entre outras informações que cada estudo levantar de acordo com cada necessidade e objeto.
  3. Concluída a etapa acima, faz a consolidação de forma estruturada para surgir o termo de referencia, lembrando que termo de referencia ou qualquer outro tipo de projeto é a consolidação de estudos técnicos preliminares.
  4. Concluído e atualizado as informações no Termo de Referencia (atualização legal, especificações técnicas, tecnologias, métodos de execução e custos com planilhas detalhadas), o problema está definido e concebido, as soluções definidas e concebidas e o custo definido.
  5. Com todas as informações concluídas, agora sim, entendo que eu posso formalizar a demanda. É temerário o Ordenador de Despesas ou a Autoridade competente aprovar a contratação com sua assinatura e rubricas no Projeto (TR ou PB) sem essas informações finalizadas e projetos concluídos.
    Assim, com diz o ditado “não se pode colocar a carroça na frente dos burros”
    O processo administrativo em sua instrução deve seguir a lógica do processo de produção porque nele um ato gera mudança no ato seguinte.
    Eu concordo que não há como fazer Documento de Oficialização de Demandas antes dos Estudos Técnicos Preliminares. Alerto para não corrermos o risco, como acontece com o TR em que muitos o considera um mero ato administrativo lhe negando o aspecto técnico de projeto. Só se conhece definitivamente o problema, os riscos, as soluções e o custo, após concluir os estudos técnicos preliminares. Assim, como o próprio nome diz, “estudos técnicos preliminares” ele deve ser feito por técnicos, assim com o TR, vamos fugir de construir os famosos modelinhos onde se costuma preencher copiando e colando para sempre. Tudo na Administração Pública acaba na vala comum, sem atentar que tudo evolui e se modifica. É meu entendimento.
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DFD (documento de formalização da demanda) é só um nome. Veja que para TIC o nome é DOD. Ambos atendem a uma função: o solicitante demandar algo que necessite. Poderia se chamar “Documento X”, se no fluxo estivesse claro seu papel. O importante é o fluxo!
Você questiona o papel da quantidade, mas veja que o EP e o TR só poderiam existir se houvesse uma demanda; seja lá de quem for.
A quantidade não parece ser obrigatória para algo que nunca foi pedido e que não há estudos anteriores. Mas veja que quantidades podem ser solicitadas e no EP vai ser verificado se a quantidade solicitada atende ou não a demanda. É só uma referência, pois é o EP que vai determinar a solução, não a demanda. Inclusive o EP pode determinar algo completamente diferente do que foi solicitado. E nos casos em que o solicitante já tem experiência com o objeto da contratação (vigilância, limpeza, etc) ele poderia fazer uma previsão de quantitativo baseada na experiência.
O que importa é que, no fim, quem vai indicar o quantitativo e a solução em si é o EP.
Essa é a MHO.

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Muito Obrigado pela Contribuição! Excelente!

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Ainda não fui convencido de que no DOD ou DFD, seja lá o termo utilizado, deve constar quantidade. A quantificação como bem disse o colega vem nos Estudos. As diversas soluções de um problema podem ter quantidades diferentes.

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A oficialização da demanda tem modelos. E como todo modelo, comporta ajustes ao caso concreto. Podem existir demandas para as quais já existam quantidades razoavelmente previstas. Um exemplo é a continuidade de um serviço já existente.
Outras necessidades podem não ter quantidades estimáveis na fase inicial. Um exemplo talvez pudesse ser a disponibilidade de resenha critica de jornais e revistas (clipping). Não se.conhece de.antemão a dimensão da demanda, apenas sua natureza.

Enfim, é importante entender mais a essência do que a forma das coisas.

Espero ter contribuído.

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Entendo o DFD ou DOD como o documento em que o demandante informa sua necessidade. Poderia ser um memorando. DFD/DOD são só mais técnicos. Trazem as informações mais estruturadas. Agora, como a necessidade dele será atendida, só o EP é quem vai dizer.

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Olá Faerison, não tenho a mínima pretensão de convencê-lo de algo, só quero tentar ajudar, como todos aqui. Dito isso, tem esse modelo de um IF que mostra como eles abordam essa questão que o incomoda: DFD para serviços. Esse documento já passou aqui pelo NELCA em formato PDF.

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