Bom dia Juliana!
O ideal é que todas as possíveis contratações constem do Plano Anual de Contratações.
Desta forma, as soluções são encontradas conforme o objeto a ser contratado, após o estudo dos cenários e soluções que são apresentadas. Também já é possível definir a futura forma de contratar (dispensa, inexigibilidade, licitação pregão eletrônico tradicional, licitação para registro de preços). Com o tempo a experiência mostra o que dá certo e o que não dá.
A compra/contratação depende da existência de orçamento, exceto se for apenas para registrar preços. Como a proposta orçamentária é elaborada no primeiro semestre do ano anterior, estas demandas devem “em tese” serem conhecidas com 1 ano de antecedência.
Não terei como responder de forma tão objetiva às suas perguntas, mas espero conseguir ajudá-la com as respostas abaixo.
1) De que forma as solicitações de demandas (compras e serviços) são emitidas?
No órgão em que trabalho há uma Seção de Almoxarifado e outra de Patrimônio. Os Chefes destas duas Seções pesquisam e consolidam as necessidades de todas as unidades, para os materiais que são fornecidos pelas suas Seções.
No caso dos contratos contínuos ou de contratação frequente, as unidades que demandam as contratações e que depois ficam como gestoras e fiscais dos contratos são as responsáveis pelo controle e início do procedimento, excluído o que é gerenciado pelas duas Seções já citadas.
Contratações eventuais ou novas necessidades são iniciadas pelas unidades demandantes, seguindo toda a rotina de preenchimento de formulário de pedido de contratação e aquisição, para direcionamento posterior conforme a natureza do objeto a ser contratado. Fazemos uso do SEI. Então o procedimento é 100% virtual.
2) Quando alguém precisa comprar alguma coisa ou solicitar um serviço, de que forma isso é iniciado? Vocês usam algum programa? Planilhas?
Depende. Como tudo deve ser planejado e as demandas se repetem ao longo do tempo, alguém ficará responsável por esta atividade, de acordo com a divisão de competências de dentro do órgão, conforme mencionado acima. A previsão das aquisições deve ser anual e baseada também no histórico do órgão e projeção de acordo com as atividades futuras. Não usamos um programa específico. O responsável pelo planejamento faz o levantamento junto às outras unidades e usa planilhas, quando é o caso.
3) Qual a forma que é distribuída?
A forma de envio para manifestação das unidades pode ser por e-mail ou registro no sistema de chamados, ou até mesmo reuniões para orientar o preenchimento da planilha que será disponibilizada na intranet ou na área comum de arquivos.
4) As áreas já encaminham as demandas com os orçamentos ou tem alguma área específica para buscar as evidências de mercado? 5) A requisição/solicitação de compra/serviço vem com apenas um orçamento ou já vem com a média de preços?
Há uma Seção que faz as pesquisas e elabora os mapas. Mesmo quando há equipe de planejamento da contratação designada, os dados apresentados são depois revisados e elaborado o mapa de preços.
Usamos as orientações da IN 5/2014 SLTI/MPOG. A pesquisa é feita com consulta ao painel de preços e uma ferramenta de pesquisa que a administração assina, para localizar o preço de licitações de outros órgãos, além da busca na internet e com propostas emitidas pelos fornecedores do ramo solicitadas por e-mail ou formulário impresso, que depois será digitalizado.
No caso de cotações com fornecedores de municípios do interior do Estado (mercado local), a unidade do município faz a pesquisa e o procedimento já vem com a cotação realizada em formulário padrão (de cotação ou coleta da proposta), onde constam todas as regras da contratação, para evitar falhas.
Espero ter contribuído com sua pesquisa.