Fluxo de processo de pregão

Pessoal, vocês poderiam me dizer em qual momento ocorre a produção dos Estudos Preliminares, do Termo de Referência e da autorização de abertura do processo administrativo no órgão de vocês?

Atualmente, aqui no nosso órgão, o fluxo é o seguinte:

1 - Formalização de Demanda
2 - Estudo Preliminar
3 - Declaração de previsão de recursos orçamentários
4 - Abertura da Licitação
5 - Termo de Referência
6 - Aprovação do Termo de Referência
7 - Edital e anexos

O novo do decreto do pregão (Decreto nº 10.024/2019) trouxe, no art. 28, um rol de documentos mínimos. Esses documentos parecem listados em uma ordem cronológica (não tem força normativa, mas é didática).

Art. 8º O processo relativo ao pregão, na forma eletrônica, será instruído com os seguintes documentos, no mínimo:
I - estudo técnico preliminar, quando necessário;
II - termo de referência;
III - planilha estimativa de despesa;
IV - previsão dos recursos orçamentários necessários, com a indicação das rubricas, exceto na hipótese de pregão para registro de preços;
V - autorização de abertura da licitação;
VI - designação do pregoeiro e da equipe de apoio;
VII - edital e respectivos anexos;
VIII - minuta do termo do contrato, ou instrumento equivalente, ou minuta da ata de registro de preços, conforme o caso;
[…]

E o que me chamou a atenção é que o Termo de Referência é listado antes da abertura da licitação.

Sei que os atos no processo administrativo não dependem de forma determinada quando a lei não exigir, mas gostaria de saber a forma como funciona em outros órgãos para aperfeiçoamento de nosso fluxo.

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Boa tarde Arthur.
Não sei exatamente se conseguirei ajudar, mas no órgão onde trabalho, a elaboração do Termo de Referência ocorre na fase interna da licitação, até mesmo como elemento de planejamento.
Basicamente, temos o seguinte fluxo:

  1. Formalização de Demanda
  2. Estudo Preliminar (se for o caso; pode ser atualizado durante o processo)
  3. Mapa de Riscos (se for o caso; pode ser atualizado durante o processo)
  4. Cotação
  5. Elaboração do TR
  6. Aprovação do TR
  7. Declaração de previsão de recursos orçamentários (caso não seja SRP)
  8. Autorização da Licitação
  9. IRP
  10. Atualização do TR em caso de unidades participantes
  11. Minuta de Edital
  12. Análise das minutas pela Procuradoria Jurídica
  13. Ajustes nas peças do edital/termo de referência, caso apontado pela Procuradoria Jurídica
  14. Designação de Pregoeiro/Equipe de Apoio
  15. Divulgação da Licitação
  16. Abertura

Basicamente, é esse o fluxo macro que adotamos, sendo que na fase de planejamento e preparação da licitação, possa estar esquecendo alguma coisa e em alguns casos pode ocorrer trocas na ordem das etapas. A fase de elaboração do TR e cotação são realizadas quase que concomitantemente.

Att.

Helder Nobre
CCL/PROADI/UFMS

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Olá, no nosso Órgão realizamos assim:

  1. Formalização de Demanda
  2. Emissão de portaria de designação de Equipe de Planejamento
  3. Estudo Preliminar (se for o caso;) , a cotação é realizada durante o estudo preliminar
  4. Declaração de previsão de recursos orçamentários (caso não seja SRP)
  5. Mapa de Riscos (se for o caso;)
  6. Elaboração do TR
  7. Aprovação do TR
  8. Autorização da Licitação
  9. IRP
  10. Atualização do TR em caso de unidades participantes
  11. Minuta de Edital
  12. Análise das minutas pela Procuradoria Jurídica
  13. Ajustes nas peças do edital/termo de referência, caso apontado pela Procuradoria Jurídica
  14. Designação de Pregoeiro/Equipe de Apoio
  15. Divulgação da Licitação
  16. Abertura
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Creio que esse fluxo seja o que a maioria dos órgãos do SISG adota.

Eu pessoalmente vejo a possibilidade de racionalizar pelo menos dois passos aí, com um considerável potencial de ganho.

1° - alinhar com a consultoria jurídica de deixar no edital o espaço para indicar as quantidades dos participantes, quando finalizar a IRP. Só divulga ela, abrindo o prazo de oito dias, e junta o comprovante disso no processo. Já manda o edital para análise jurídica enquanto rola a IRP. Dá pra alinhar isso com a CONJUR e ganhar um tempo bom.

2° - como o regulamento federal do SRP fixa que é o edital quem deve indicar o quantitativo tanto dos participantes quanto dos caronas, dá pra evitar alterar o TR depois de finalizada a IRP. Basta inserir isto na versão final do edital, depois da análise jurídica.

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Boa noite, Helder.
Tenho uma dúvida sobre quem, na estrutura do seu órgão, aprova o TR e autoriza a licitação. É o mesmo servidor? Ou é o OD?

Bom dia Almyr.
Aqui na UFMS a autorização para início de licitação e a aprovação do Termo de Referência é delegada para o Pró-Reitor de Administração e Infraestrutura, que é a Autoridade Competente. Os processos de compras passam também pela Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento e Finanças, para ciência da Ordenadora de Despesas (quando SRP) e autorização da despesa (quando licitação tradicional, com indicação de recursos). Alguns anos atrás já foi utilizada a estrutura do OD ser a mesma figura da Autoridade Competente, porém, por questão de remanejamento de competências, essas funções foram separadas.
Att.
Helder Nobre

Na CGU quem autoriza a licitação é o titular da Diretoria de Gestão Interna ou, conforme alçada do Decreto 7.689/2012, passa para o Secretário Executivo.

A aprovação do TR, por boa prática interna e adotando o princípio da boa governança, é feita pelo Diretor da área demandante ou autoridade hierarquicamente superior.

Já tivemos caso de TR aprovado pelo Coordenador-Geral de determinada área, que não estava de acordo com as definições dadas pelo Diretor da mesma área demandante.