Documentos impressos em processo de despesa

Bom dia senhores,

Tendo em vista a intenção em economizar recursos com impressão e incluir em nossa processualística a aceitação de documentos digitais, gostaria de saber como é feito o processo de despesa nos órgãos de vocês, principalmente no que tange a impressão de documentos. Por exemplo: em um processo de carona em ata registro de preços, vocês anexam o edital do pregão em sua totalidade ou só um extrato? ou não anexam pois está em um sítio do Governo? em resumo, documentos que constam em sítios públicos oficiais devem ser impressos?
Estou tendendo a aceitar que nossos processos constem apenas com impressões de documentos “novos” (orçamentos, autorização do fornecedor, requisições, etc), fazendo apenas umas menção para aqueles que constam em sistemas/sites do Governo (editais, autorização de UASG para carona, etc), ou que já tenham sido arquivados em outros processos (editais de pregões próprios, atas registro de preços próprias, etc).

Obrigado desde já,
Tiago Machado

Oi, @TMac há quase 5 anos passamos a usar o SEI e o processo é todo digital.

Infelizmente aqui ainda não se usa o SEI. Muito documento impresso sendo arquivado fisicamente. Você conhece algum normativo a respeito da necessidade ou não de impressão?

Oi, @TMac, a regra que eu sigo em geral é que o processo tem que falar por si só, ou seja, outro homem médio analisando os volumes seja capaz de entendê-lo. Não vejo problemas em fazer referência a sites oficiais estáveis. Contudo, sobre normativos específicos o @ronaldocorrea é o @FranklinBrasil com certeza sabem mais.

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Tiago,

Importante na instrução processual é proporcionar compreensão, clareza e rastreabilidade. Como referência, cito a Lei 9784/99, que regula o processo administrativo no Executivo federal:

Art. 2o A Administração Pública obedecerá, dentre outros, aos princípios da legalidade, finalidade, motivação, razoabilidade, proporcionalidade, moralidade, ampla defesa, contraditório, segurança jurídica, interesse público e eficiência.

Parágrafo único. Nos processos administrativos serão observados, entre outros, os critérios de:

IX - adoção de formas simples, suficientes para propiciar adequado grau de certeza, segurança e respeito aos direitos dos administrados;

Art. 29. As atividades de instrução destinadas a averiguar e comprovar os dados necessários à tomada de decisão realizam-se de ofício ou mediante impulsão do órgão responsável pelo processo, sem prejuízo do direito dos interessados de propor atuações probatórias.

§ 1o O órgão competente para a instrução fará constar dos autos os dados necessários à decisão do processo.

§ 2o Os atos de instrução que exijam a atuação dos interessados devem realizar-se do modo menos oneroso para estes.

Defendo que documentos que constam de pregões eletrônicos não precisam ser impressos, já que possuem força probatória legal na forma como estão armazenados, em formato digital:

Decreto 10.024/2019:

Art. 8º O processo relativo ao pregão, na forma eletrônica, será instruído com os seguintes documentos, no mínimo:

§ 1º A instrução do processo licitatório poderá ser realizada por meio de sistema eletrônico, de modo que os atos e os documentos de que trata este artigo, constantes dos arquivos e registros digitais, serão válidos para todos os efeitos legais, inclusive para comprovação e prestação de contas.****

Entretanto, para adequada instrução processual, quando for necessária, para compreensão dos autos, informação disponível nesses documentos digitais, pode-se imprimir parte deles ou, no mínimo, indicar expressamente onde estão disponíveis e sua identificação clara, de forma a permitir a rastreabilidade.

Por exemplo, se faço uma pesquisa de preços com base em registros disponíveis no Comprasnet, basta indicar UASG, Pregão e Item para tornar rastreável o dado utilizado. É o que acontece quando fazemos pesquisa no Painel de Preços.

Outra referência importante é o Decreto 9.094/2017, que trata da simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos.

Art. 1º Os órgãos e as entidades do Poder Executivo federal observarão as seguintes diretrizes nas relações entre si e com os usuários dos serviços públicos:

V - eliminação de formalidades e exigências cujo custo econômico ou social seja superior ao risco envolvido;

VI - aplicação de soluções tecnológicas que visem a simplificar processos e procedimentos de atendimento aos usuários dos serviços públicos e a propiciar melhores condições para o compartilhamento das informações;

Importante tomar cuidado com documentos que podem ser alterados nas bases de dados públicas. Exemplo: certidões de regularidade. Se tal documento é substituído no sistema sempre pela versão mais nova, sem histórico, não adianta, nesse caso, apenas fazer referência à certidão disponível no sistema. Teria que ser impressa, para comprovação da situação no momento da pesquisa.

Agora, bem melhor que tudo isso é migrar pra sistema eletrônico de processo administrativo. O SEI é excelente exemplo.

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Perfeita fundamentação. Muito obrigado Franklin!