Segue a pergunta e a resposta completa elaborada pela NelcaLM:
Pergunta: Qual o procedimento a ser feito caso o empenho tenha sido anulado, mas o material acabou sendo recebido após essa anulação?
Resposta: Caso o empenho tenha sido anulado, mas o material tenha sido efetivamente recebido, a Administração Pública tem o dever de realizar o pagamento, sob pena de configurar enriquecimento sem causa (ou ilícito) por parte do Estado. O fato de não haver um empenho prévio ou contrato vigente no momento do recebimento não anula o direito do fornecedor de receber pela obrigação adimplida.
O procedimento adequado para regularizar essa situação envolve os seguintes passos:
1. Termo de Reconhecimento de Dívida (ou de Passivos): Como a despesa ficou sem a devida cobertura orçamentária (pela anulação do empenho), a solução aplicável é a formalização de um processo de Reconhecimento de Dívida ou de Obrigação de Indenizar. Esse procedimento é fundamentado no princípio da vedação ao enriquecimento ilícito (Art. 884 do Código Civil) e na Orientação Normativa nº 04/2009 da AGU.
2. Instrução Processual: O processo de reconhecimento da dívida deve ser instruído com documentos que comprovem a entrega material do objeto (comprovantes de entrega, atestes de recebimento) e a justificativa do preço praticado.
3. Apuração de Responsabilidade: É obrigatório que, concomitantemente ao processo de pagamento, seja instaurado um procedimento administrativo para apurar a responsabilidade do agente que deu causa à situação (quem autorizou o recebimento sem empenho prévio ou quem anulou o empenho indevidamente). A lei veda a realização de despesa sem prévio empenho (Art. 60 da Lei nº 4.320/64), portanto, a falha administrativa deve ser investigada.
4. Natureza da Despesa: O pagamento por essa via é considerado uma medida excepcionalíssima e o empenho para quitar essa dívida deve ser feito utilizando elementos de despesa específicos para indenizações ou despesas de exercícios anteriores, conforme o caso e a orientação contábil do órgão.
Resumo do fluxo: Constatado o recebimento após a anulação, suspende-se a liquidação ordinária, autua-se o processo de reconhecimento de dívida, colhe-se o ateste da área técnica, obtém-se o parecer jurídico e a autorização da autoridade superior para o pagamento indenizatório, sem esquecer da abertura da sindicância ou processo administrativo para apurar a falha no fluxo do empenho.
Analogia: É como se você cancelasse um cartão de crédito logo após fazer um pedido em um restaurante por aplicativo. Se a comida chegar e você a aceitar e consumir, você ainda tem a obrigação moral e legal de pagar o restaurante, mesmo que aquele cartão específico não funcione mais. Você precisará emitir um novo meio de pagamento (reconhecimento de dívida) e, internamente, entender por que o cartão foi cancelado indevidamente antes da entrega (apuração de responsabilidade).